Pandemia zaskoczyła wszystkich – zarówno dostawców rozwiązań do druku i zarządzania obiegiem dokumentów, jak i ich klientów. Musieli oni szybko odnaleźć się w nowej sytuacji i zaadaptować do niej. Przykładowo, specjaliści warszawskiej firmy integratorskiej Ediko drastycznie przemodelowali swoją usługę druku zarządzanego (Managed Print Services, MPS). Wcześniej namawiali klientów do optymalizacji, w tym rezygnacji z mniejszych urządzeń na rzecz wydajniejszych i tańszych w eksploatacji dużych rozwiązań. W nowej sytuacji zaoferowali urządzenia do domu, kompaktowe, ciche, łatwe w obsłudze, ale z linii biznesowych, aby nie narazić klientów na duże koszty TCO. Rozwój sytuacji zaczął też sprzyjać dostawcom systemów usprawniających zarządzanie obiegiem cyfrowych dokumentów.

Jednocześnie w przypadku wielu firm zmniejszyło się zapotrzebowanie na wydruki, ale trend ten nie dotyczył wszystkich sektorów gospodarki. Przykładowo, branża budowlana przeżywała wręcz boom zakupowy, bo zamknięci w domach ludzie zaczęli niemal masowo robić remonty. Składy budowlane drukowały zatem więcej niż w poprzednich latach. Sytuacja pod tym względem wraca zaś do normy w placówkach handlowych (przede wszystkim zlokalizowanych w galeriach). Drukują one coraz więcej katalogów, ulotek czy opasek na towary. W związku z większą liczbą kupujących pojawia się też coraz więcej drukowanych paragonów i faktur.

Większa integracja, większa dostępność

Pandemia prawdopodobnie w największym stopniu zmieni sposób, w jaki korzysta się z druku w biurach. Ponieważ wiele firm będzie funkcjonować w bardzo rozproszonym środowisku, konieczne stanie się zapewnienie pracownikom łatwego dostępu do dokumentów i zawartych w nich informacji. Jest to możliwe dzięki wykorzystaniu w szerokim zakresie rozwiązań chmurowych. Potrzebne też będą skuteczne mechanizmy współużytkowania zasobów danych czy integracji całych cyfrowych środowisk przetwarzania informacji.

Czy doświadczenie pracy zdalnej w okresie pandemii przyspieszy marsz firm w kierunku biura bez papieru?

Vad-3_2020_rysunek
Źródło: Ankieta CRN Polska

Niezwykle ważną kwestią będzie również zapewnienie bezpieczeństwa wszystkich przetwarzanych w chmurze dokumentów, danych i informacji oraz ochrona wykorzystywanej do tego celu infrastruktury i urządzeń. Cyberbezpieczeństwo systemów pracy zdalnej, obok ich wydajności i funkcjonalności, staje się jednym z najważniejszych wyzwań w przyspieszających coraz bardziej procesach cyfryzacji. Integratorzy wdrażający rozwiązania do zarządzania dokumentami muszą te kwestie brać pod uwagę przy tworzeniu swoich planów biznesowych na przyszłość.

Ponadczasowy rachunek ekonomiczny

Jak zatem będą rozkładały się akcenty w zakresie preferowania przez klientów poszczególnych modeli biznesowych – zakupów urządzeń bądź korzystania z usług druku i zarządzania infrastrukturą? Czy obecna sytuacja wpłynie w jakiś sposób na zwiększenie zainteresowania jedną lub drugą opcją? Wydaje się, że podstawowym kryterium wyboru pozostanie aspekt ekonomiczny. COVID-19 i spowodowane przez pandemię konsekwencje rynkowe prawdopodobnie nic w tej materii nie zmienią. Mogą się wprawdzie pojawiać chwilowe, krótkoterminowe zmiany preferencji wywołane aktualną sytuacją, ale generalna zasada postanie ta sama: o wyborze konkretnego sposobu korzystania z rozwiązań do zarządzania obiegiem dokumentów będzie decydował rachunek ekonomiczny. Jednym firmom bardziej będzie opłacało się kupować urządzenia, a inne będą wolały sprzęt dzierżawić czy płacić w modelu usługowym tylko za wykonane wydruki. Tu decydują i nadal będą decydować wyniki analizy biznesowej.

Przy czym koszty druku są szczególnie ważne dla polskich przedsiębiorców z sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Rodzimi resellerzy i integratorzy od lat podkreślają, że w tym segmencie cena ma decydujące znaczenie. Potwierdziły to też opublikowane na początku tego roku wyniki badania przeprowadzonego przez firmę Ricoh. Pandemia przyczyni się do jeszcze większego wzmocnienia tego typu postaw. W warunkach niepewności inwestycyjnej przedsiębiorcy bardziej uważnie będą oglądać każdą złotówkę, zanim zdecydują się na jej wydanie.

Wśród małych i średnich firm w Polsce najbardziej popularne są urządzenia wielofunkcyjne. I to się nie zmienia, natomiast klienci, kierując się oszczędnościami w związku z niepewną sytuacją rynkową, wybierają jednak coraz częściej urządzenia poleasingowe zamiast nowych. Zwykle w formacie A3, z umową serwisową.

– Takie rozwiązanie powoduje, że wszystkie ryzyka związane z wiekiem urządzenia przechodzą na wykonawcę – mówi Sebastian Kołodziejczyk, dyrektor handlowy Proxera.

Ponadto drukarki poleasingowe można w pełni integrować z większością systemów do zarządzania drukiem, co w połączeniu z wyraźnie niższym kosztem ich zakupu czy dzierżawy dodatkowo zwiększa zainteresowanie klientów takimi urządzeniami.

Jeden system i jedna obsługa

Z dużą dozą pewności można uznać, że środowiska druku dokumentów i ich obiegu w wersji elektronicznej będą się coraz bardziej ze sobą mieszać i integrować. Proces ten będzie w coraz większym zakresie wymagać od integratorów łączenia umiejętności zarządzania obydwoma obszarami. Z punktu widzenia klienta najlepiej, żeby jeden podmiot zajmował się całością zadań związanych z zarządzaniem dokumentami. W sytuacji, gdy każda drukarka, skaner, czy urządzenie wielofunkcyjne mogą być punktem wprowadzania dokumentu do obiegu elektronicznego, nie wystarczy już obsługa polegająca jedynie na dostarczaniu materiałów eksploatacyjnych czy dokonywaniu napraw serwisowych.

Klienci w coraz większym stopniu będą oczekiwać od integratorów także wsparcia przy tworzeniu i optymalizowaniu funkcjonowania systemów zarządzania dokumentami. Będzie potrzebna jedna firma do obsługi jednego, zintegrowanego systemu obiegu i udostępniania dokumentów za pośrednictwem różnych kanałów. Wartością dodatkową może być też oferowanie odbiorcy biznesowemu systemu sprawnego wyszukiwania informacji w przetwarzanych dokumentach, podobnie jak zapewnienie bezpieczeństwa dokumentom i informacjom, w sytuacji, kiedy swobodnie korzysta z nich wielu użytkowników znajdujących się w coraz bardziej rozproszonych lokalizacjach.

Zdaniem integratora

Mariusz Sawicki, dyrektor ds. sprzedaży, Ediko  

Jeszcze przed pandemią wdrożyliśmy usługę dla firm, w których część zatrudnionych osób mogła wykonywać swoje obowiązki zdalnie. Uruchomiliśmy platformę, dzięki której każdy pracownik terenowy może zamówić drukarkę do domu, a następnie dokupować materiały eksploatacyjne oraz korzystać z serwisu. Płaci za te produkty firmową kartą, zaś faktura automatycznie dostarczana jest do działu IT u klienta. Równie dobrze sprawdza się nasze autorskie oprogramowanie do monitorowania urządzeń. Technicy znacznie rzadziej muszą odwiedzać klientów. Możemy z wyprzedzeniem planować wymianę materiałów eksploatacyjnych i zdalnie odczytywać stan licznika urządzeń w celu rozliczenia wykonanych wydruków.

  
Łukasz Zielonka, specjalista ds. marketingu, Robican  

Ciekawym efektem pandemii jest zainteresowanie krótkoterminowym wynajmem sprzętu na potrzeby pracowników realizujących swoje zadania z domu. W tym okresie dobrze sprawdzają się urządzenia biurowe, jak i wielkoformatowe. Pomimo ucyfrowienia wielu procesów w firmach, nadal zauważamy dużą potrzebę druku, a więc też regularne zapotrzebowanie na sprzęt. Przewidujemy, że kluczowy dla oceny finansowej tego roku będzie ostatni kwartał. Wtedy przedsiębiorcy często decydują się na inwestycje w sprzęt, a dodatkowo jest to okres wzmożonej aktywności w sferze budżetowej. Nie wiadomo jednak, jak przy tak dużym obecnie obciążeniu budżetu państwa sytuacja będzie wyglądała w tym roku.

  
Tomasz Tysiączny, właściciel, Kwark Komputer  

Rynek druku i obiegu dokumentów zmieni się nie tylko pod wpływem skutków pandemii, lecz również w wyniku rozwoju technicznego sprzętu i oprogramowania. Coraz tańsze, czyli bardziej dostępne dla masowego użytkownika, a jednocześnie coraz wydajniejsze i coraz bardziej funkcjonalne są urządzenia specjalistyczne. Zapewniają jakość i format wydruków osiągalnych do niedawna tylko na maszynach poligraficznych. To sprawia, że właściciele sklepów osiedlowych czy salonów samochodowych nie muszą zamawiać banerów, ulotek lub plakatów promocyjnych w drukarniach; mogą je przygotować sami. Dzięki temu mają możliwość szybkiej reakcji na sytuację na rynku i zachowania klientów. Również duże sieci handlowe nie muszą zamawiać jednakowych wydruków dla wszystkich sklepów – materiały reklamowe mogą być wykonywane na miejscu. Podobnie jak w przypadku tradycyjnych wydruków, model biznesowy może zakładać zakup urządzeń lub płacenie tylko za wykonane wydruki.

  
Sebastian Kołodziejczyk, dyrektor handlowy, Proxer  

Wielu klientów przestawiło się na pracę zdalną, co spowodowało zwiększenie zapotrzebowania na małe drukarki w formacie A4. W urządzeniach tych kluczowe jest drukowanie oraz ewentualnie skanowanie. Klienci w większości nie oczekują ich integracji z systemami zarządzania drukiem. Druk w domu jest procesem bezpiecznym, bo osoby nieuprawnione nie przejmą wydrukowanych dokumentów, zaś kontrola kosztów przy pojedynczym użytkowniku jest bezzasadna. Ponadto, firmowe działy IT niechętnie łączą firmowe zasoby sieciowe z domowym środowiskiem użytkowników końcowych. Czy doświadczenie pracy zdalnej w okresie pandemii przyspieszy marsz firm w kierunku biura bez papieru?

  

Digitalizacja trendem na najbliższych 5 lat

Właściciele firm usługowych, którzy chcą dalej funkcjonować na rynku druku i zarządzania dokumentacją, będą zmuszeni do przeorganizowania swojego sposobu działania i zmiany modelu biznesowego. W coraz większym zakresie powinni uwzględniać potrzeby klientów wynikające z przyspieszonej pod wpływem skutków pandemii cyfryzacji – zarówno poszczególnych procesów, jak i całego środowiska umożliwiającego sprawne funkcjonowanie firm.

To, jak pandemia wpłynęła na wzrost popularności cyfrowej transformacji wśród przedsiębiorców (również z sektora małych i średnich firm) dobrze obrazują wyniki badań Quocirca z początku br. Według nich dla 76 proc. firm digitalizacja dokumentów będzie istotnym procesem w perspektywie najbliższych pięciu lat. W obecnych warunkach zainteresowanie nim może być znacznie większe niż dotychczas.

Rynek drukarek urósł dzięki home office

Z danych Contextu wynika, że w maju br. sprzedaż urządzeń drukujących na polskim rynku zwiększyła się o 40 proc. Była to w głównej mierze zasługa zakupów konsumenckich. Popularnością cieszyły się przede wszystkim tanie, atramentowe urządzenia wielofunkcyjne. Osoby prywatne, zmuszone z dnia na dzień do pracy zdalnej, kupowały je na wyposażenie własnych home office. Jednocześnie z powodu zamknięcia biur znacznie spadła sprzedaż w segmencie biznesowym. Analitycy nie spodziewają się jednak wzmożonego zainteresowania zakupami urządzeń drukujących przez firmy po powrocie do biur. Jeszcze przez dłuższy czas dominować będzie nastawienie na oszczędzanie i minimalizowanie wydatków. W segmencie MŚP zainteresowaniem przedsiębiorców mogą cieszyć się przede wszystkim wielofunkcyjne, a jednocześnie tanie w eksploatacji urządzenia atramentowe.