Jednym ze skutków globalnych zawirowań związanych z pandemią w latach 2020–21 oraz koniecznością wprowadzenia pracy zdalnej było wzmożone, skokowe zainteresowanie wdrożeniami systemów elektronicznego obiegu dokumentów i zarządzania nimi. Jednak w kluczowych obszarach działania dużych podmiotów nastąpiło nasycenie nimi. Z kolei wiele małych firm nie dostrzegło realnych korzyści z ich wdrożenia lub nie dysponuje odpowiednim budżetem na ich zakup lub wynajem. Dlatego ubiegły rok nie obfitował już w tak silne bodźce do inwestowania w tego rodzaju oprogramowanie, jak w latach poprzednich.

Wdrażaniu lub rozwojowi systemów elektronicznego obiegu dokumentów może jednak obecnie sprzyjać rosnące zainteresowanie wykorzystaniem narzędzi bazujących na mechanizmach sztucznej inteligencji i nastawienie na automatyzację różnych obszarów działalności biznesowej. Przebadane przez EY firmy z całego świata, także z Polski, w najbliższych latach chcą inwestować głównie w: robotykę i automatykę, analitykę i sztuczną inteligencję oraz przetwarzanie brzegowe. Do poprawy warunków pracy zdalnej i optymalizacji procesów oraz systemów mają im też służyć sieci 5G, które znalazły się na piątym miejscu wśród deklarowanych priorytetów inwestycyjnych.

Według analiz IDC wydatkom na IT sprzyjać będą obecnie głównie inwestycje w automatyzację, platformy AI, oprogramowanie zabezpieczające i narzędzia programowe. Wśród najważniejszych czynników wzrostu znalazła się także postępująca migracja do chmury.

Klucz do większej efektywności

Jak wynika z ubiegłorocznego raportu Quocirca, nawet te firmy, które wciąż w dużej mierze bazują na obiegu papierowym, zrozumiały, że digitalizacja jest kluczem do większej efektywności działania i odporności w obliczu możliwych zakłóceń funkcjonowania. Poza tym łatwość zestawiania i analizy dostępnych danych cyfrowych pozwala przedsiębiorstwom uzyskać lepszy, bardziej czytelny wgląd w swoje przewagi konkurencyjne i wykorzystywać je zgodnie z sytuacją na rynku.

Warto podkreślić, że 61 proc. uczestniczących w światowym badaniu osób odpowiedzialnych za inwestycje w IT przyznało się do przyspieszenia digitalizacji procesów bazujących na obiegu papierowym. Wśród głównych wskazanych motywacji do podjęcia działań w tym zakresie znalazła się możliwość poprawy efektywności kosztowej, jak też konieczność zapewnienia warunków do zrównoważonego rozwoju. Przedsiębiorcy szukają optymalnych rozwiązań w tym zakresie w odpowiedzi na wymagania wynikające z regulacji prawnych dotyczących sfery ESG (environmental, social and corporate governance) oraz w obliczu konieczności ścisłej kontroli kosztów w szybko zmieniającym się środowisku ekonomicznym.

Przyspieszenie sprzyjających osiąganiu tych celów inicjatyw w zakresie transformacji cyfrowej nie oznacza przy tym całkowitej rezygnacji z posługiwania się dokumentami papierowymi. Chodzi raczej o stworzenie jednolitego, cyfrowego systemu zarządzania posiadanymi zasobami. Warto też zauważyć, że 38 proc. respondentów Quocirca uważa, iż mimo przyspieszenia procesów digitalizacji wykorzystanie papieru w ich firmach się zwiększy.