Cyfrowy obieg wielu szans i możliwości

Do chmury i z chmury

To wszystko nie byłoby możliwe bez właściwych systemów zarządzania obiegiem dokumentów i wykorzystania znajdujących się w nich informacji. Coraz częściej wyposażone są one w rozwiązania bazujące na sztucznej inteligencji, by coraz sprawniej, w sposób coraz bardziej zautomatyzowany klasyfikować i kategoryzować znajdujące się w nich treści, czy też na podstawie ich rozpoznania uruchamiać automatycznie kolejne działania w ramach wskazanych procesów biznesowych. Coraz większego znaczenia w tym kontekście nabierają też umiejętności integrowania oprogramowania do obiegu dokumentów z innymi systemami informatycznymi wykorzystywanymi w firmie. To potencjalnie bardzo ważny obszar aktywności technicznych i biznesowych integratorów.

Wśród innych, zauważalnych w ostatnim czasie trendów na uwagę zasługuje rosnące zainteresowanie wdrożeniami systemów obiegu dokumentów funkcjonujących w chmurze obliczeniowej. Do związanych z tym wymagań przystosowane są coraz bardziej także urządzenia służące do obsługi procesów związanych z firmową dokumentacją. Dla przykładu, wiele skanerów ma już wbudowaną funkcję przenoszenia plików z obrazem zeskanowanych dokumentów oraz rozpoznanym tekstem prosto do środowiska chmurowego. 

Z kolei drukarki dysponują oprogramowaniem, które pozwala na pobieranie plików do wydruku bezpośrednio z zasobów w chmurze obliczeniowej. Powstają specjalne platformy informatyczne umożliwiające funkcjonowanie różnych drukarek od jednego producenta czy też nawet różnych drukarek od różnych producentów w jednolitym środowisku programistycznym. Efektem tego jest, na przykład, brak konieczności stosowania różnych sterowników, gdyż wszystkie maszyny obsługiwane są za pomocą jednego, uniwersalnego sterownika – doceni to każdy doświadczony administrator. Istnieje również możliwość zdalnego sterowania wszystkimi wydrukami. Takie rozwiązanie przyczynia się też do likwidacji serwerów wydruku w firmach, a co za tym idzie zwalnia firmowy dział IT z konieczności ich obsługi.

Jednak, póki co, jedynie 5 proc. uczestników przeprowadzonego na zlecenia Konica Minolta badania zadeklarowało, że do 2025 r. przejdzie całkowicie na zarządzanie drukiem w chmurze (we Francji taką deklarację złożyło 11 proc. respondentów). Z kolei 8 proc. pytanych twierdzi, że obecnie w ramach usług chmurowych zarządzanych jest u nich już ponad 75 proc. zadań drukowania.

Żeby zachęcić małe i średnie firmy do korzystania z tego modelu funkcjonowania rozwiązań do druku, niektórzy producenci sprzętu drukującego uruchamiają własne centra danych, w których oferują również usługi przechowywania danych, wynajem przestrzeni dyskowej i mocy obliczeniowej, jak również udostępniają w formie usługowej rozwiązania z zakresu cyberbezpieczeństwa. Te działania odbywają się już zazwyczaj pod szerszym niż samo drukowanie hasłem tworzenia cyfrowego miejsca pracy, automatyzacji procesów biznesowych czy wspierania cyfrowej transformacji przedsiębiorstw.

W wielu aspektach i obszarach

Zarządzanie elektronicznym obiegiem dokumentów nie może obecnie sprowadzać się tylko do jednego firmowego systemu informatycznego. To w gruncie rzeczy rozległe, złożone środowisko licznych działań, procesów, narzędzi i rozwiązań. Wszystkie razem zapewniają panowanie nad zasobami firmowej dokumentacji i dają w efekcie sprawny, skuteczny dostęp do zawartych w dokumentach informacji.

Takie podejście ma znaczące konsekwencje dla integratorów, bowiem pozwala myśleć o prowadzeniu własnej działalności biznesowej na wielu różnych polach i obszarach licznych procesów gromadzenia oraz przetwarzania dokumentów, w tym też korzystania ze znajdujących się w nich treści. Może to być zarówno obsługa procesów wprowadzania zawartości dokumentów do cyfrowego zasobu poprzez ich skanowanie, rozpoznawanie (OCR) czy klasyfikowanie. Może to być też obsługa korzystania z już zgromadzonych zasobów poprzez drukowanie potrzebnych materiałów czy też udostępnianie plików z dokumentami w formie cyfrowej – nie tylko na potrzeby pracy w biurze, ale też w środowisku pracy zdalnej i hybrydowej, czy na urządzeniach mobilnych. Oprócz wdrożenia i obsługi oprogramowania odpowiadającego za zarządzanie obiegiem dokumentów pojawia się też miejsce na działania związane z zapewnieniem bezpieczeństwa przetwarzanych dokumentów i informacji, w tym również w środowisku druku.

Istnieje duże pole do popisu przy planowaniu i organizacji procesu przetwarzania dokumentów. Duże znaczenie ma tutaj zapewnienie warunków zachowania zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. Wyzwaniem może być sprostanie wymogom wielu różnych regulacji, które trzeba wziąć pod uwagę. Wiąże się to na przykład z potrzebą zapewnienia różnych poziomów ochrony dla dokumentów o różnych stopniach niejawności zawartych w nich informacji. Na różne sposoby musi być też zapewniona dostępność zasobów archiwalnych, gdyż inny okres przechowywania wymagany jest dla dokumentów pracowniczych, a inny dla dokumentów finansowych.

To tylko niektóre przykłady możliwych do zagospodarowania obszarów aktywności dla firm, które chcą zajmować się przetwarzaniem dokumentów. W rzeczywistości jest ich znacznie więcej – tak dużo, jak wiele różnorodnych aspektów składa się dzisiaj na środowisko zarządzania obiegiem dokumentów i informacji.

Zdaniem integratora