Mimo rosnącego zastosowania cyfrowych rozwiązań w obsłudze procesów biznesowych i administracyjnych, dokumenty papierowe wciąż zajmują znaczące miejsce w funkcjonowaniu wielu firm i instytucji. I nie zanosi się na to, by w najbliższej przyszłości papier mógł zostać całkowicie wyeliminowany z obiegu, zarówno w sferze gospodarczej, jak i w sektorze publicznym. To w dużej mierze rzutuje na sposób podejścia do wprowadzania systemów elektronicznego obiegu dokumentów.

Źródło: Scanning as an enabler for digital transformation, Quocirca 2022

Przyczyn takiego stanu rzeczy jest kilka. Z przygotowanego przez Quocirca raportu „Scanning as an enabler for digital transformation” wynika, że przy kontynuowaniu przez firmę prowadzenia procesów bazujących na dokumentacji papierowej w grę wchodzą obecnie kwestie bezpieczeństwa, ale też przyzwyczajenia pracowników czy klientów. Najwięcej, czyli 39 proc. respondentów badania, na wynikach którego opiera się wspomniany raport, wskazuje jednak na powody związane z koniecznością dostosowania się do wymogów prawa.

Prawo do cyfryzacji

Z drugiej jednak strony trzeba też zwrócić uwagę na to, że zarówno w Polsce, jak i w innych krajach europejskich podejmowanych jest szereg inicjatyw ustawodawczych, które mają zachęcić przedsiębiorców oraz urzędników do posługiwania się dokumentacją cyfrową (bądź ułatwić im jej stosowanie w codziennej działalności). W wielu przypadkach forma cyfrowa jest nawet obligatoryjna.

Przykładowo, w postępowaniach o zamówienia publiczne w Polsce oferty o wartości równej lub wyższej niż progi unijne muszą mieć charakter pliku cyfrowego podpisanego elektronicznym podpisem kwalifikowanym. Również przedsiębiorca rozliczający składki za więcej niż 5 osób ma obowiązek składać dokumenty do ZUS-u w formie elektronicznej (mniejsi przedsiębiorcy również mają możliwość skorzystania z tej metody, ale decyzja o jej wyborze leży po ich stronie.) Podobnie jest w przypadku obowiązku składania przez firmy sprawozdań finansowych – one również muszą mieć charakter cyfrowy i być opatrzone podpisem kwalifikowanym.

W wielu innych dziedzinach i obszarach aktywności gospodarczej korzystanie z elektronicznego podpisu kwalifikowanego stało się codziennością ze względu na wygodę jego stosowania. W myśl obecnie obowiązującego prawa, dokument cyfrowy jest tożsamy z dokumentem papierowym. Sygnowany elektronicznym podpisem kwalifikowanym został zrównany w skutkach z dokumentem opatrzonym tradycyjną parafą w formie pisemnej.

Na dodatek, w określonych przepisami sytuacjach skuteczną prawnie moc sprawczą może mieć również profil zaufany. Co więcej, jak podkreśla w artykule „Paperless – potencjał i korzyści wykorzystania” Grzegorz Łaptaś, partner PwC Polska, prawo w coraz szerszym stopniu wspiera budowanie procesów biznesowych bazujących na bezpiecznej komunikacji online, a dokumentami stają się również wiadomości e-mail, SMS, nagrania audio lub wideo.

Potencjał do wykorzystania

Do upowszechnienia cyfrowej formy uwierzytelniania dokumentów przyczyniły się w niemałym stopniu niedawne lockdowny. W warunkach pracy zdalnej metoda elektroniczna bywała niejednokrotnie jedyną drogą szybkiego, skutecznego potwierdzenia zawarcia umowy czy realizacji transakcji. Tak samo, jak wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów dawało w okresie pandemicznym największą szansę zachowania ciągłości działania i zapewniało możliwość sprawnego funkcjonowania rozproszonego zespołu.

Doświadczenia nabyte przez firmy w tych warunkach stworzyły znaczący potencjał rynkowy do wykorzystania teraz i w przyszłości. Również przez integratorów, którzy w latach 2020–2021 zauważyli zdecydowany wzrost zainteresowania wdrożeniami systemów zarządzania obiegiem dokumentów. Teraz przyszła pora na ich dalsze rozwijanie i udoskonalanie oraz dostosowanie do warunków zyskującego na popularności modelu pracy hybrydowej.

Jednak istotnym warunkiem powodzenia działań w zakresie wykorzystania narzędzi cyfrowych jest również uwzględnienie hybrydowej na dzień dzisiejszy natury repozytoriów dokumentów, które pozostają w gestii użytkowników. Chodzi o to, by w projektach wdrożenia lub rozwoju systemów EOD brać pod uwagę także możliwość posługiwania się przez pracowników i decydentów dokumentami papierowymi. Z drugiej strony ważne jest, by tak zorganizować pracę z dokumentami, aby jak największa ich część – a docelowo wręcz całość – była dostępna w postaci cyfrowej.

W praktyce oznacza to konieczność zapewnienia warunków do sprawnej digitalizacji dokumentów powstających na papierze. Tymczasem wciąż odgrywają one dużą rolę w wielu relacjach biznesowych. Stąd też trudno się dziwić wysokiemu poziomowi popytu na skanery. Wraz z odpowiednim oprogramowaniem umożliwiają one bowiem włączanie papierowych dokumentów do jednolitego, elektronicznego obiegu, wspierając w ten sposób procesy digitalizacji firmowych zasobów.

Z drugiej strony jest równie ważne, aby zapewnić możliwość korzystania na różne sposoby z dokumentów znajdujących się w cyfrowym repozytorium przedsiębiorstwa. Chodzi tu nie tylko o dostęp do samych elektronicznych dokumentów i zawartych w nich treści przez różnego rodzaju urządzenia komputerowe – począwszy od sprzętu stacjonarnego, przez laptopy, po smartfony i narzędzia specjalistyczne. Równie ważna jest też możliwość sprawnego i bezpiecznego drukowania w razie potrzeby wszelkich niezbędnych dokumentów.

Wszystkie urzędy w cyfrowym obiegu Zgodnie z planami rządu do 2025 r. w każdym urzędzie administracji publicznej w Polsce ma funkcjonować system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). NASK (Państwowy Instytut Badawczy), w partnerstwie z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim w Białymstoku, realizuje projekt EZD RP. W jego ramach powstaje system elektronicznego obiegu dokumentów, z którego będą mogły korzystać bezpłatnie wszystkie zainteresowane jednostki sektora publicznego. Punktem wyjścia do jego budowy stał się system EZD PUW opracowany w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim. Działa on już w ponad 1100 podmiotach sektora publicznego. Instytucje publiczne będą mogły jednak korzystać też z innych, dostępnych na rynku narzędzi. Ważne, żeby elektronicznym obiegiem dokumentów zostały objęte wszystkie jednostki, zarówno administracji centralnej, jak i samorządowej. Od tego roku system EZD RP będzie udostępniany jako freeware po wcześniejszych wdrożeniach pilotażowych. Przy jego implementacji instytucje publiczne będą mogły korzystać z pomocy lokalnych centrów kompetencji, wspieranych przez operatora EZD RP. Obecnie funkcjonuje już kilka biur terenowych, w których prowadzone są między innymi niezbędne szkolenia. Szczegółowe informacje o systemie dostępne są na stronie ezd.gov.pl.