Proces digitalizacji w firmach znacznie przyspieszył przy rosnącej popularności pracy zdalnej i hybrydowej, w której kluczowe znaczenie ma sprawny obieg dokumentów. Pracownicy powinni mieć dostęp do zasobów organizacji z dowolnej lokalizacji, aby móc zapewnić ciągłość prowadzonym procesom. Jednak w dobie przeorganizowania modelu współpracy, w którym zatrudnieni coraz częściej będą pracowali z siedziby firmy, ważne staje się zadbanie o odpowiednie wyposażenie technologiczne, które pozwoli zapewnić komfortową i wydajną pracę wszystkim pracownikom.

Należy zauważyć, że większość organizacji korzysta w biurze z urządzeń wielofunkcyjnych. Jednak nie w każdym biurze sprawdzą się tego typu rozwiązania. Dobrym wyjściem z sytuacji będzie wdrożenie kompaktowych urządzeń przeznaczonych konkretnym funkcjom. Nabiurkowe rozwiązania do drukowania, kopiowania i skanowania zapewniają pracownikom większą dostępność sprzętu. Gdy w biurze jest jedno wielofunkcyjne urządzenie, może pojawić się problem kolejek – jedna osoba chciałaby odebrać wydruk, druga skopiować kilka stron, a trzecia zeskanować plik dokumentów. To zjawisko ma negatywny wpływ na płynność pracy zatrudnionych oraz w konsekwencji prowadzi do marnowania jednego z ważniejszych zasobów organizacji – czasu pracy personelu.

W dobie powszechnego powrotu pracowników do biur warto zastanowić się nad zaletami posiadania stacjonarnego skanera. Specjalne rozwiązanie wykazuje większą żywotność rolek, co pozwala znacznie zmniejszyć przestoje w pracy, a także związane jest z niższymi kosztami eksploatacyjnymi.

Dodatkowo kompaktowe wysokowydajne urządzenia do skanowania biurkowego, takie jak skanery Brother z serii ADS4 (ADS-4100, ADS-4300N, ADS-4500W, ADS-4700W, ADS-4900W), pozwalają na przetwarzanie wsadu mieszanych arkuszy, dzięki czemu pracownicy mogą umieścić w pojemniku kartki w różnym rozmiarze, co oszczędza czas spędzony przy urządzeniu. Kompaktowe skanery z tej serii pozwalają użytkownikom na dokładne, wysokonakładowe skanowanie oraz zaawansowane przetwarzanie materiałów. Posiadają one szereg opcji optymalizacji dokumentów i inteligentnego obiegu plików – dzięki czemu współpraca pracowników, bez względu na ich lokalizację, jest łatwiejsza. Dodatkowo ultradźwiękowy czujnik, w który wyposażono urządzenia, zapobiega pobraniu kilku arkuszy jednocześnie, co chroni przetwarzane dokumenty.

Należy zauważyć, że te niedawno wprowadzone do portfolio Brother skanery biurkowe zostały stworzone z myślą o prostocie użytkowania. Wszystkie urządzenia zostały wyposażone w interfejsy USB 3.0 i host USB, przez co zapewniają możliwość bezpiecznego skanowania dokumentów bez konieczności włączania komputera. Modele z tej serii mają oprogramowanie ScanEssentials, które pozwala na łatwe skanowanie oraz bezpieczne zapisywanie dokumentów bez większego wysiłku – co znacznie zwiększa poziom cyberochrony. Dodatkowo funkcja metadanych umożliwia odczytywanie kodów kreskowych lub określonych ciągów tekstu, co z kolei ułatwia segregowanie dokumentów i nadawanie im nazw.

Firmy, które chcą umożliwić prawdziwie elastyczną i bezpieczną pracę członkom zespołu bez względu na ich lokalizację – tak, aby mogli osiągnąć wysoką wydajność podczas wykonywania obowiązków służbowych – powinny zadbać o wyposażenie ich w dedykowane rozwiązania technologiczne. Zwłaszcza, że koszt pracownika jest coraz wyższy i dlatego tak istotne staje się zapewnienie możliwości usprawnienia pracy przy każdej możliwej okazji, by zaoszczędzić czas pracowników na pracach typowo administracyjnych i wykorzystać go w bardziej pożyteczny sposób.