Od 7 kwietnia br. obowiązuje nowelizacja kodeksu pracy dotycząca pracy zdalnej. Z definicji będzie to „wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą”, czyli np. w prywatnym mieszkaniu.

Nowe przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi (w tym sprzętu) niezbędnych do wykonywania zadań poza firmą. Musi ona również zadbać o szkolenia, instalację urządzeń, serwis i utrzymanie, pokryć koszty takiego wsparcia, jak też prądu, internetu i innych usług telekomunikacyjnych. Przedsiębiorca ma też obowiązek pokryć koszty eksploatacji prywatnych urządzeń np. w home office.

Wewnętrze ustalenia określają wysokość dopłat

Szczegóły dotyczące kosztów firmy muszą zawrzeć w regulaminie pracy zdalnej lub ustalić zasady w porozumieniu zakładowym, a gdy tego nie ma, to po prostu w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem. Refundacja może mieć formę ekwiwalentu lub ryczałtu.

Ustawa mówi ogólnikowo, iż ustalając ich wysokość należy brać pod uwagę normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich ceny, ilość i ceny materiału wykorzystanego w pracy zdalnej, normy zużycia prądu oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Firma nie ma natomiast obowiązku np. dopłacać pracownikowi za powierzchnię domu wykorzystywaną na home office czy też za wodę. Jednak można za zgodą obu stron dopisać te rzeczy do regulaminu.

Na ile można liczyć

Kwestie związane z ustalaniem wysokości świadczeń pozostawiono więc do decyzji stron i regulacji w firmie. Można natomiast oszacować, jakie pieniądze wchodzą w grę.

Np. w przypadku korzystania z komputera koszt energii to szacunkowo ok. 30 gr za 1 godz. Przy 20 dniach roboczych w miesiącu po 8 godz. w home office daje to ok. 48 zł ekwiwalentu. Stawkę za internet można wyliczyć w oparciu o prywatny abonament. Np. gdy wynosi on 50 zł, to przy 8-godzinnym dniu pracy zdalnej przez 20 dni w miesiącu ekwiwalent wyniesie ok. 11 zł. To są przykłady, zasady ustala się w firmach. Przedsiębiorcy mogą też zapisać w regulaminach ryczałty np. dzienne czy miesięczne. Co istotne, pracownik nie może zrzec się takich dopłat. Może to być więc potencjalne pole do konfliktów, zwłaszcza gdy domowe rachunki będą z czasem rosły, oraz generować koszty związane z obsługą tych obowiązków.

„Można sobie wyobrazić wizyty pracowników w działach kadr i płac z teczkami rachunków za energię elektryczną i usługi telekomunikacyjne np. z okresu ostatnich miesięcy oraz ich indywidualną analizę” – komentował w marcu br. Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy Konfederacji Lewiatan.

Firma musi też pokryć inne niż niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń – jeżeli zwrot określono w poleceniu pracy zdalnej, regulaminie lub porozumieniu.

Ile zdalnym pracownikom dopłacą firmy IT

Według ankiety przeprowadzonej wśród przedsiębiorstw należących do SoDA, o której informuje „Wprost”, 64 proc. respondentów wybrało ryczałt za pracę zdalną, a 36 proc. ekwiwalent. Szacunkowe kwoty w oparciu o porozumienia i regulaminy wynoszą między 40 a 80 zł na pracownika. Są to podstawowe stawki, natomiast możliwe są też indywidualne ustalenia – poinformowała Marcelina Chojnacka, Advocacy Coordinator w SoDA.

Dla kogo jest praca zdalna

Będzie odbywać się w oparciu o porozumienie stron, np. w umowie o pracę lub w trakcie jej obowiązywania – na wniosek pracodawcy lub pracownika.

Co do zasady powinien on zostać uwzględniony, gdy został złożony przez kobietę w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do 4 roku życia, rodzica dziecka niepełnosprawnego, pracownika opiekującego się osobą niepełnosprawną z najbliższej rodziny lub inną mieszkającą we wspólnym gospodarstwie domowym.

W takiej sytuacji przedsiębiorca może odmówić home office tylko wtedy, gdy nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub jej rodzaj.

Firma będzie mogła też skierować ludzi do zdalnego wykonywania obowiązków na podstawie polecenia, np. w razie epidemii czy niemożności zapewnienia bezpiecznych warunków wykonywania zadań.

Przed wydaniem polecenia pracownik musi złożyć oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. W związku z tym przedsiębiorca np. nie ma obowiązku kupować mu krzesła ani remontować gabinetu.

Zdalna praca oczywiście nie jest dana raz na zawsze. Pracodawca (ale też pracownik) może wystąpić z wiążącym wnioskiem o jej zaprzestanie i np. powrót do biura w ciągu najwyżej 30 dni.

W przypadku pracy zdalnej wykonywanej na podstawie polecenia, pracodawca może je w każdym momencie cofnąć z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem.

Przepisy przewidują też pracę zdalną okazjonalną (do 24 dni roboczych w roku) na wniosek pracownika. Może on zostać odrzucony przez firmę, za wyjątkiem m.in. kobiet w ciąży, wychowujących dzieci do lat 4 czy opiekunów osób niepełnosprawnych.