Na ile klienci są świadomi wyzwań związanych z bezpieczeństwem danych przy obsłudze sprzętu drukująco-skanującego?

Już od kilkunastu lat jest to główny temat podczas spotkań z klientami dotyczących sprzedaży i wdrażania urządzeń wielofunkcyjnych. Często bywa ważniejszy od kwestii funkcjonalności czy jakości druku. Świadomość odnośnie do bezpieczeństwa jest zaskakująco wysoka, zwłaszcza po wprowadzeniu RODO. Nawet najbardziej oporni klienci zrozumieli wagę problemu, a na nas jako wdrożeniowców spadły dodatkowe zadania i odpowiedzialność z tym związane. Oczywiście nadal można zauważyć zróżnicowanie w skali tej świadomości, w zależności od wielkości firmy. W korporacjach poziom wiedzy z zakresu bezpieczeństwa jest bardzo wysoki, podobnie jak potrzeby. Jednak temat ten jest obecny także w małych podmiotach, używających tylko kilku urządzeń.

Zapewnienie bezpieczeństwa z reguły wiąże się z koniecznością wypracowania kompromisu na różnych szczeblach. Jak wygląda ten proces i czy w trakcie negocjacji dochodzi do jakichś sytuacji konfliktowych?

Raczej nie. Świadomi klienci zazwyczaj od razu w zapytaniach ofertowych precyzują jaki poziom bezpieczeństwa ich interesuje pod względem przesyłania dokumentów czy też przechowywania ich w urządzeniach drukujących i skanujących. Wówczas naszym zadaniem jest dobór odpowiedniego sprzętu czy oprogramowania, aby spełnić wymagania. Natomiast w przypadku mniej świadomych klientów zazwyczaj to my sugerujemy najbezpieczniejsze rozwiązania oraz konieczność modyfikacji procedur, aby zarówno spełnili wymagania RODO, jak też doświadczali mniejszego ryzyka wycieku poufnych danych, a więc konsekwencji finansowych, prawnych i wizerunkowych. Funkcjonujemy dla nich jako eksperci, więc muszą nam zaufać, ale ewentualne ograniczenia i konieczność kompromisu są wyłącznie dla ich dobra.

Jakiego rodzaju modyfikacje procedur są konieczne?

Wdrożenie zaawansowanych i odpowiednio zabezpieczonych urządzeń wielofunkcyjnych przekłada się na konsekwencje dla ich użytkowników. W trakcie modernizowania środowiska skanowania i druku staramy się je optymalizować i centralizować, przykładowo poprzez eliminowanie nadmiarowych drukarek nabiurkowych i zastępowanie ich dużymi, wydajnymi „kombajnami”. Proporcja tych zmian zależy od układu biura, stopnia skomplikowania budynku lub w ogóle rozproszenia firmy na kilka budynków. Zdarza się, że jedno duże urządzenie potrafi zastąpić ponad dziesięć mniejszych. Natomiast to oznacza, że użytkownik musi wstać od biurka, podejść do drukarki znajdującej się na korytarzu lub w specjalnym pokoju, dokonać uwierzytelnienia, zaczekać krótką chwilę na wydruk i odebrać dokumenty. Zdarza się, że pracownicy w początkowym okresie po wdrożeniu traktują tę nową sytuację jako uciążliwą, ale trzeba ich uświadamiać, że to jedyny sposób, aby zarówno firma, jak i bezpośrednio oni odnieśli korzyści.

Jakie?

Zacznijmy od tych nie związanych z bezpieczeństwem. Użytkownik wiedząc, że będzie musiał iść do urządzenia, kilka razy się zastanowi, zanim podejmie decyzję o wydrukowaniu dokumentu – często z tego zrezygnuje, co stanowi oszczędności dla firmy. A jeśli już się zdecyduje, to tylko z korzyścią dla swojego… zdrowia, bo jak wszyscy wiemy, warto czasami rozprostować kości. Paradoksalnie, korzystanie z takich dużych urządzeń przekłada się na znaczną oszczędność czasu, nawet uwzględniając konieczność podejścia do nich – są po prostu znacznie szybsze i wydajniejsze niż drukarki nabiurkowe. Kolejną korzyść zapewnia funkcja wydruku podążającego. Użytkownik może zlecić na komputerze drukowanie na kolejkę „centralną”, bez wskazywania konkretnej drukarki. Następnie wystarczy podejść do dowolnego urządzenia w firmie i po uwierzytelnieniu uruchomić drukowanie. W przypadku niedostępności najbliższego sprzętu spowodowanej przykładowo awarią, brakiem materiałów eksploatacyjnych lub papieru, nie ma potrzeby ponownego generowania wydruku – wystarczy podejść do innego urządzenia. To ogromne ułatwienie dla pracowników oraz działów administracji i IT.

A korzyści związane z bezpieczeństwem?

Najważniejszą jest zminimalizowanie ryzyka wycieku danych bezpośrednio z drukowanego dokumentu. Wyobraźmy sobie firmę, w której zostało już zainstalowane duże urządzenie wielofunkcyjne, ale bez możliwości uwierzytelniania. Użytkownik zleca wykonanie wydruku, ale nie zawsze od razu go odbiera. Z różnych powodów, czasami zatrzyma go telefon albo współpracownik z ważną sprawą. W efekcie na tacy odbiorczej drukarki leży stos dokumentów. Nie dość, że trzeba później poszukać swojego, to bardzo często zdarza się, że ktoś zabiera nie swoje dokumenty, które mogą zawierać poufne informacje. Wdrożenie mechanizmów bezpieczeństwa, które uwierzytelniają użytkownika za pomocą wpisanego kodu, hasła lub po przyłożeniu karty rozwiązuje wszystkie te problemy – w ten sposób realizowana jest funkcja wydruku poufnego.