Pomysł biura bez papieru pojawił się już niemal 40 lat temu. Jednak nawet w dobie cyfrowej transformacji trudno wprowadzić tę ideę w życie. Agencja badawcza Quocirca zapytała amerykańskich i europejskich przedsiębiorców, dlaczego używają drukarek? Niemal połowa (48 proc.) odpowiedziała, że ze względu na przyzwyczajenia klientów, którzy chcą otrzymywać papierową korespondencję, a 41 proc. respondentów wskazało preferencje personelu. Przytoczone liczby to zimny prysznic dla zwolenników radykalnych zmian, którzy pragną pozbyć się papierowych dokumentów z dnia na dzień. Tym bardziej, że operacja przejścia ze świata analogowego do cyfrowego wymaga dużej rozwagi.

Niemniej wcześniej czy później zmiany są konieczne, o czym świadczy fakt, że tylko 6 proc. uczestników wspomnianego badania nie szuka alternatywy dla dokumentacji papierowej. Oznacza to, że dostawcy sprzętu drukującego, aby przetrwać na tym wymagającym rynku, muszą zaakceptować znaną zasadę: dostosuj się lub giń.

Tym samym branża, w której przez długi czas wiało przeraźliwą nudą, stała się dość nieoczekiwanie areną ciekawej rywalizacji. Niektórzy gracze, jak Samsung, po prostu wycofali się z rynku. Koreańczycy sprzedali HP swój drukarkowy biznes za 1 mld dol. Z kolei Lexmark został wchłonięty przez chińskie konsorcjum powołane przez Apex Technology. Nieco inną strategię obrał Xerox, który podzielił się na dwie odrębne spółki publiczne. Conduent zajmuje się outsourcingiem procesów biznesowych, a produkcję drukarek, kopiarek i skanerów prowadzona jest nadal pod nazwą Xerox. Na ile te i inne przetasowania wpłyną na kondycję branży, a także na kanał sprzedaży?

 

Profity z cyfrowej transformacji

Takie zjawiska jak boom na smartfony, rosnąca rola mediów społecznościowych i chmura stawiają masę wyzwań przed firmami działającym w segmencie zarządzania dokumentami. Informacje, które wcześniej były dostarczane na papierze, są coraz częściej czytane, współużytkowane i rozprowadzane w formie elektronicznej. To tendencja, której w żaden sposób nie da się odwrócić. Dlatego najważniejsi gracze w branży druku wychodzą ze słusznego założenia, że jeśli nie możesz pokonać wroga, zaprzyjaźnij się z nim. Ich strategia sprowadza się do wykorzystywania dla własnych celów wszelkich nowości technicznych.

W najnowsze trendy wpisuje się usługa wynajmowania urządzeń drukujących. Producenci zachęcają integratorów oraz resellerów, żeby zwiększyli swoją aktywność na tym słabo zagospodarowanym polu. Dlaczego? Sprzedaż pudełek przynosi głodowe marże, a oferowanie szerokiej palety usług, zawierających również wsparcie, szkolenia, dostawy materiałów eksploatacyjnych, stwarza szanse na uzyskanie większych profitów. Szczególnie łakomym kąskiem dla integratorów oraz resellerów powinny być małe i średnie przedsiębiorstwa, które zazwyczaj korzystają z własnego, często przestarzałego sprzętu.

 

Z danych agencji Quocirca wynika, że aż 42 proc. resellerów działających w branży druku obawia się negatywnego wpływu chmury na ich biznes. Tymczasem producenci całkiem nieźle wykorzystują jej potencjał, traktując jak rozwiązanie do współużytkowania i wymiany dokumentów.

– Klienci indywidualni oraz biznesowi chcą szybkiego dostępu do informacji i sprawnego zarządzania danymi. Adaptujemy technologie chmurowe i będziemy to robić, ponieważ tego oczekują użytkownicy. Google Drive i Dropbox umożliwiają łatwy druk umieszczanych tam dokumentów – tłumaczy Paweł Wośko, Pre-Sales Consultant w Brotherze.

Mniejsza liczba wydruków to w dużym stopniu zasługa tabletów oraz smartfonów. Ale HP, Canon i konkurenci próbują odwrócić niekorzystny dla nich trend, oferując aplikacje pozwalające skanować, a także drukować dokumenty bezpośrednio z urządzeń mobilnych za pośrednictwem Wi-Fi w biurze lub przesłane z dowolnego miejsca na świecie.

– Umożliwiamy w ten sposób druk i archiwizację stosownie do potrzeb, bez ograniczeń infrastruktury, choć trudno oszacować, na ile zwiększa to globalną liczbę wydruków – mówi Robert Reszkowski, Business Sales Manager w Epsonie.

Inną nowością jest zastosowanie w urządzeniach drukujących technologii NFC, która zapewnia szybką komunikację smartfonów z drukarkami. Zresztą producenci czerpią garściami wzorce z mobilnego świata, czego najlepszym odzwierciedleniem są duże panele dotykowe w wielofunkcyjnych kombajnach.

Na uwagę zasługuje też polityka informacyjna liderów rynku. Z jednej strony przekonują klientów o konieczności stosowania dokumentacji papierowej w procesach biznesowych, z drugiej zaś wskazują obszary, w których drukowanie obniża wydajność pracy. Przekaz płynący do potencjalnych odbiorców jest nad wyraz czytelny: tylko my umiemy połączyć świat analogowy z cyfrowym.

 

Sprzęt czy oprogramowanie?

Producenci drukarek idą z duchem czasu, oferując wiele innowacyjnych funkcji, np. obsługę Wi-Fi, NFC, współpracę ze smartfonami i tabletami, skanowanie i przesyłanie dokumentów do chmury, czy też druk podążający, który pozwala użytkownikowi na odbiór wydrukowanych dokumentów z dowolnego urządzenia w firmowej sieci.

Usługi zarządzania drukiem zwiększają przychody

Wyniki badań przeprowadzonych przez firmę Quocirca wśród europejskich resellerów pokazują, że usługi zarządzania drukiem mogą poprawić ich sytuację finansową. Analitycy zapytali firmy z tej branży o poziom przychodów w 2016 r. Najlepiej wypadli resellerzy, którzy już od kilku lat oferują usługi zarządzania drukiem.

Przychody 16 proc. badanych wzrosły o 15 proc. lub więcej, a w przypadku 28 proc. parametr ten zwiększył się o 5–14 proc. w ujęciu rocznym. Odmiennie przedstawiają się wyniki obejmujące wszystkich resellerów, również tych, którzy nie oferują usług druku. W tej grupie zaledwie 8 proc. badanych firm odnotowało zwiększenie przychodów na poziomie powyżej 15 proc. Na uwagę zasługuje fakt, że 6 proc. przedsiębiorców musiało pogodzić się z ponad 11 proc. spadkiem obrotów. W grupie firm zajmujących się sprzedażą usług zarządzenia drukiem żadna nie zanotowała tak znaczącej regresji.

 

Stosunkowo niedawno wprowadzono w atramentówkach system stałego zasilania tuszem. Wprawdzie za modele z tym rozwiązaniem trzeba zapłacić więcej niż za tradycyjne, ale wydatek rekompensują znacznie niższe koszty eksploatacji. Zresztą niektórzy producenci namawiają klientów biznesowych do stosowania urządzeń atramentowych, zazwyczaj pracujących w gospodarstwach domowych. Eksperci HP, Epsona i Canona przekonują, że technologia laserowa dotarła do ściany. Na razie laserówki królują w przedsiębiorstwach. Analitycy Gartnera szacują, że w ubiegłym roku zaledwie 8 proc. stron w biurach na całym świecie zostało wydrukowanych przy użyciu atramentu.

Ważnym zjawiskiem na rynku jest odchodzenie użytkowników od drukarek jednofunkcyjnych. Klienci preferują kombajny, które pozwalają np. zeskanować dokument, wysłać go e-mailem
i umieścić na pulpicie użytkownika. W urządzeniach adresowanych do odbiorców biznesowych pojawiają się wydajne skanery zapewniające integrację z systemami informatycznymi, np. Work-Flow. Dzięki temu użytkownik skanujący dokument może dokonać jego kategoryzacji. Wprowadzone dane zostaną zapisane w systemie docelowym, co skraca czas ich przetwarzania oraz późniejszej archiwizacji.

Zmiany sprzętowe, a także dotyczące technik druku są ważne, aczkolwiek istotną rolę odgrywa również oprogramowanie przeznaczone do obsługi floty urządzeń drukujących. Oferowane aplikacje umożliwiają konwersję dokumentów oraz ich dystrybucję.

– Firmy świadczące usługi zarządzania drukiem coraz częściej doceniają otwarte platformy programistyczne, dzięki którym dostosowują urządzenia do potrzeb użytkowników. Jeśli integrator wie, że technologia stosowana w danym urządzeniu usprawnia jego procesy biznesowe, łatwiej przekona klienta do zakupu – mówi Alan Pajek, wiceprezes zarządu Ediko.

Włączenie urządzeń drukujących w system obiegu dokumentów sprawia, że muszą być wyposażone w skuteczne zabezpieczenia. Według badań agencji Quocirca ponad 60 proc. firm odnotowało w ciągu roku przynajmniej jeden incydent związany z nieuprawnionym dostępem do danych za pośrednictwem urządzenia drukującego. Ochronę przed intruzami zapewnia funkcja bezpiecznego drukowania, umożliwiająca odbiór dokumentu jedynie przez osobę drukującą, która potwierdza swoją tożsamość kodem PIN wpisanym na panelu sterowania lub kartą identyfikacyjną zbliżoną do czytnika. Ponadto drukowane dokumenty są chronione przez protokoły Secure Socket
Layer oraz IPsec, zabezpieczające transmisję danych między komputerami a drukarkami. Zaawansowane kombajny obsługujące duże grupy robocze mają zainstalowane oprogramowanie chroniące przed złośliwym oprogramowaniem. Niektórzy producenci zapewniają szyfrowanie komunikacji między infrastrukturą klienta a urządzeniami drukującymi. Z takiej metody najczęściej korzystają instytucje finansowe.

Zdaniem integratora

• Marek Zbarachewicz, dyrektor handlowy, Proxer

Sprzedaż kontraktowa z natury rzeczy powoduje wzrost przychodów. Niemniej jednak ciekawy byłby wynik badania, w którym moglibyśmy zobaczyć odpływ rzeki pieniędzy spowodowany złą obsługą kontraktów. Usługobiorcy wiedzą za co płacą i nie omieszkają pociągnąć do odpowiedzialności kogoś, kto liczy na ich naiwność. W każdym razie zainteresowanie usługami zarządzania drukiem rośnie. Zawsze warto rozmawiać z klientem o takich możliwościach, jednak należy mieć na uwadze symetrię. Jeśli przedsiębiorca deklaruje, że dużo drukuje, a po sprawdzeniu okazuje się, że zużywa niewiele więcej niż ryzę na miesiąc, świadczenie usługi nie ma ekonomicznego uzasadnienia.

• Wojciech Kurpiel, dyrektor generalny BlueBrain

Nasza firma powstała  w celu realizowania kontraktów, co z powodzeniem robimy, niemal zupełnie pomijając sprzedaż transakcyjną. Taki model sprzedaży wymaga specjalizacji, zasobów i strategii. Głównym walorem jest stabilizacja i regularność przychodów, zaś mankamentem długi cykl sprzedaży. Świadczenie usług zarządzania drukiem pozwala czerpać regularne zyski ze wszystkich działań związanych z eksploatacją urządzeń w środowisku klienta. To właśnie regularność i stabilność biznesu, a nie wysokość marży, jest kluczem do sukcesu.

 

Skanery w górę

O ile jednofunkcyjne drukarki tracą udział w rynku, o tyle skanery zyskują. Według analityków światowy rynek skanerów dokumentowych w najbliższych latach nadal będzie sukcesywnie rósł. Zwiększy się także wykorzystanie urządzeń przenośnych, cenionych przez użytkowników za elastyczność działania. Dlaczego skanery często wygrywają rywalizację z wielofunkcyjnymi kombajnami biurowymi?

– Skanery produkcyjne są szybsze, potrafią skanować nietypowe dokumenty, np. w większym i mniejszym niż A4 formacie, na nietypowym papierze lub wymagające specjalistycznego ewidencjonowania – wyjaśnia Karolina Trojanowska, marketing manager w Alstorze.

Do zakupów profesjonalnych skanerów klientów zachęcają spadające ceny urządzeń oraz oprogramowania. Ponadto rozwija się technika przechwytywania obrazów. Niegdyś wsadowe przetwarzanie opierało się na skanowaniu dużej liczby podobnych dokumentów. Innowacje wprowadzone w ostatnich latach pozwoliły na jednoczesne skanowanie druków o różnej strukturze, formacie, gramaturze i jakości. Co więcej, system może automatycznie rozpoznawać rodzaj dokumentów w mieszanym wsadzie.

Lista klientów sięgających po skanery obejmuje instytucje publiczne, administrację samorządową, a nawet kilkuosobowe firmy. Na rodzimym rynku dostępne są modele dla szerokiej gamy odbiorców, począwszy od wysokonakładowych urządzeń produkcyjnych przez wielofunkcyjne skanery biurowe po urządzenia mobilne.

Około 60 proc. dochodów w tym segmencie rynku przynosi sprzedaż sprzętu. Niemniej jednak sukcesywnie rośnie rola oprogramowania i wszystko wskazuje na to, że w kolejnej dekadzie proporcje się odwrócą.

– Konkurencja wśród producentów jest bardzo wyrównana. Konstrukcja skanera nie pozwala na opracowanie znaczących innowacji. Dlatego ich twórcy skupiają się na rozwijaniu oprogramowania i tym samym staje się ono szczególnie istotną wartością dodaną do skanerów. Poza tym zwiększa się liczba źródeł danych, które trafiają do systemu obiegu dokumentów. W związku z tym zmienia się istota oprogramowania do przechwytywania obrazów. Oprócz pierwotnej funkcji musi pełnić rolę efektywnego systemu zarządzania – tłumaczy Karolina Trojanowska.

Maciej Amanowicz

XPPS Business Development Manager, Xerox

Cyfrowa transformacja wpływa na koszty usług drukowania, choć to niejedyny czynnik. Większe znaczenie mają usługi optymalizacji i zarządzania środowiskami druku. Obserwujemy wyraźny wzrost roli urządzeń wielofunkcyjnych, które są realną platformą początkującej cyfryzacji w firmach. Często rzeczywista transformacja cyfrowa rozpoczyna się od elektronicznego obiegu i archiwizacji dokumentów połączonych z usługami w chmurze.

 

Przyszłość pod znakiem usług

W najbliższych latach branża druku będzie ewoluowała w kierunku modelu usługowego. Największe szanse na przetrwanie, a także na profity, mają firmy, które skoncentrują się na rozwijaniu kompetencji i włączą do swojej oferty sprzedaż kontraktową. Udział tej ostatniej w krajach Europy Zachodniej oscyluje już wokół 50 proc. W Polsce wskaźnik ten przekracza 10 proc., istnieje zatem szerokie pole do popisu dla resellerów oraz integratorów.

– Zainteresowanie usługami zarządzania drukiem rośnie z roku na rok, dzięki czemu jest to osobny sektor, a nie nisza. Największą barierę hamującą sprzedaż stanowi przywiązanie przedsiębiorców do własnej infrastruktury IT. Jednak popularyzacja innych modeli usługowych powoduje stopniową zmianę postaw i zmniejszenie oporu – wyjaśnia Robert Reszkowski.

Część resellerów sceptycznie patrzy na nowy model, gdyż obawiają się utraty przychodów ze sprzedaży sprzętu. Wprawdzie subskrypcja zapewnia systematyczne i równomierne wpływy, lecz nie są one tak wysokie jak w przypadku zbytu sprzętu. Jednak na rodzimym rynku funkcjonują firmy, które zarabiają na świadczeniu usług zarządzania drukiem. Ediko uruchomiło ich sprzedaż dekadę temu, a obecnie większość klientów tej firmy to klienci kontraktowi.

– Najważniejsze jest prawidłowe zarządzanie flotą maszyn i błyskawiczny monitoring. Kontrakty są rozliczane na podstawie wskazań liczników drukarek – mówi Alan Pajek z Ediko.

Inny przykład stanowi Vector, śląski reseller oferujący usługi zarządzania drukiem od sześciu lat. W ostatnim roku jego przychody z tego tytuły wzrosły o 35 proc., a najliczniejszą grupę usługobiorców tworzą przedsiębiorstwa średniej wielkości. Niemniej jednak resellerzy, którzy zasmakowali tego biznesu, przyznają, że wymaga on sporych nakładów na podnoszenie kwalifikacji personelu. Nie opłaca się też szukanie pozornych oszczędności i stosowanie tanich materiałów eksploatacyjnych lub nieco słabszej jakości sprzętu.

– Kontrakt daje nam systematyczne płatności za usługę, ale musimy zapewnić odpowiednie SLA. Nie uciekniemy od odpowiedzialności wobec klienta, który bez wahania rozliczy nas z każdego błędu. Oferowanie usług druku może więc być lepszym biznesem niż sprzedaż pudełek, ale pod warunkiem, że posiada się odpowiednie zaplecze techniczne – przekonuje Marek Zbarachewicz, dyrektor handlowy Proxera.

Jeszcze do niedawna drukarkami i skanerami opiekowały się działy administracji. Ale na przestrzeni ostatnich kilku lat urządzenia przeszły głęboką metamorfozę i wiele z nich znalazło się „pod egidą” komórek IT, stając się częścią infrastruktury teleinformatycznej. Czasy, kiedy drukowanie stanowiło odseparowaną usługę, bezpowrotnie minęły. To dobra wiadomość dla integratorów poszukujących nowych wyzwań i źródeł przychodów.