Ostatnio modne stało się hasło „new normal”, więc najwyższy czas na postawienie pytania: czym w zasadzie jest ta „nowa normalność”? Według autorów Wikipedii to stan, w którym gospodarka czy społeczeństwo stabilizuje się po kryzysie, wyraźnie różniący się jednak od stanu sprzed początku kryzysu. W tym kontekście największą zmianą, jaka wpływa obecnie na większość sektorów gospodarki, w tym branżę IT, jest zmiana modelu pracy. W nowej normalności dominować ma praca hybrydowa, a zmierzające do stabilizacji przedsiębiorstwa będą chciały mieć pewność, że ich pracownicy są wyposażeni we właściwe narzędzia do wykonywania swoich zadań i utrzymania jak najwyższej produktywności, niezależnie od tego, gdzie aktualnie pracują. Dlatego resellerzy i ich klienci powinni zwrócić uwagę na takie narzędzia i usługi, które zapewniają mobilność, współpracę i efektywność pracowników firm łączących się z dowolnego miejsca. Platformy ujednoliconej komunikacji i współpracy (UCC), rozwiązania do wideokonferencji i współużytkowania dokumentów na odległość z definicji doskonale wpisują się w to zapotrzebowanie.

Naturalną konsekwencją pracy zdalnej jest potrzeba korzystania z funkcji połączeń konferencyjnych, udostępniania ekranu, nagrywania spotkań czy wreszcie szyfrowania end-to-end.Na rynku od pewnego czasu nie brakuje służących do tego systemów, z których część jest udostępnianych wręcz darmowo przez producentów (oczywiście w podstawowej wersji i z ograniczeniem czasowym). Kolejna zmiana dotyczy priorytetów dostępności kanałów komunikacji.

– Dla przedsiębiorstw, których praca bazowała na dostępie do danych poprzez sieć lokalną w biurze czy oddziale, oznacza to potrzebę zwiększenia redundancji łączy do internetu. Wykonując służbowe obowiązki w domu, większość pracowników właśnie tym kanałem komunikuje się z firmą – mówi Jacek Forysiak, wiceprezes zarządu ds. techniki w Atende.

Domowe biuro przemyślane jak… kuchnia

Eksperci firmy Poly w nowym raporcie „Hybrid Working” wskazują na najważniejsze trendy dotyczące tego, jak wyglądać będzie praca po 2020 r. Ich zdaniem należy spodziewać się, że:

  • wzrośnie znaczenie nowych modeli pracy i nowych zasad, zapewniających pracownikom elastyczność pod względem czasu i miejsca jej wykonywania;
  • popularna jak nigdy wcześniej stanie się praca zadaniowa, a więc rozliczanie pracownika nie z obecności w miejscu pracy w wyznaczonych godzinach, ale z produktywności i osiąganych wyników;
  • będzie postępować optymalizacja inwestycji — indywidualne miejsce pracy, wyposażone w odpowiednie narzędzia orazsprzyjające współpracy, można stworzyć wszędzie, niekoniecznie w firmowym biurze;
  • biuro domowe stanie się tak samo ważne, jak dobrze zaprojektowana kuchnia – liczyć się będą ergonomia i inspirujące zagospodarowanie przestrzeni;
  • upowszechni się coworking – firmy będą inwestować w przestrzenie coworkingowe, starając się przyciągać uzdolnioną kadrę; współpraca w grupach oraz powiązania społeczne ze współpracownikami i innymi osobami będą podsycały pomysłowość i innowacyjność;
  • rozwiązania techniczne będą pełnić ważną funkcję w tworzeniu „nowej normalności”, umożliwiając sprawną komunikację, współdziałanie i zaangażowanie wirtualnych zespołów.

Praca zdalna lepsza niż w biurze

Analitycy Gartnera przewidują, że do 2023 r. jedna trzecia pracowników, którzy mają możliwość wyboru, wskaże na domowe biuro jako preferowane miejsce pracy. Dlatego inwestycje w procedury i narzędzia do pracy zdalnej będą firmom przynosić wymierne korzyści nie tylko teraz, ale i w perspektywie długoterminowej.

– Niektóre grupy pracowników, w tym handlowcy, pracowali zdalnie dużo wcześniej, niż ten model stał się modny. Obecnie, kiedy praca na odległość okazała się konieczna w walce z rozprzestrzenianiem się koronawirusa, została ona wdrożona w firmach, które nie zawsze są na nią gotowe organizacyjnie albo mentalnie – mówi Łukasz Kulig, dyrektor zarządzający polskim oddziałem Avaya.

Niezależnie od tego, czy u danego klienta dopiero planuje się umożliwić zatrudnionym w niej osobom pracę zdalną, czy już to zrobiono, wyciąganie wniosków z doświadczeń innych przedsiębiorców może zwiększyć szansę na sukces. Eksperci przede wszystkim radzą, żeby spisać zasady i procesy obowiązujące podczas pracy zdalnej. Najważniejsze obszary, na których należy się skoncentrować, to obowiązki pracowników, cele organizacyjne oraz cele poszczególnych działów. Ważna jest również wydajność pracowników oraz sposób jej mierzenia w nowych okolicznościach. W związku ze zdalnym wykonywaniem pracy – nawet, jeśli jest to rozwiązanie jedynie tymczasowe – należy zwrócić szczególną uwagę na ochronę wrażliwych danych klientów. Jest to niezwykle istotne zwłaszcza w przypadku pracowników, którzy mają bezpośredni kontakt z klientem.

– Pandemia przyczyni się również do wzrostu świadomości nowych i potencjalnych zagrożeń związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstw, a w konsekwencji skłoni firmy do uważnego planowania ciągłości realizowanych kluczowych procesów – przewiduje Łukasz Kulig.

Zdaniem specjalisty

Łukasz Kulig, dyrektor zarządzający, Avaya Łukasz Kulig, dyrektor zarządzający, Avaya  

Stały wzrost zainteresowania systemami służącymi do pracy zdalnej obserwujemy od lat. W wielu obszarach ten model wykonywania służbowych obowiązków staje się standardem, szczególnie dla osób młodych, które właśnie wchodzą na rynek pracy. Stosowanie nowoczesnych rozwiązań komunikacyjnych pozwala szybciej reagować na zmieniające się wymagania rynku, podnosić wydajność, poziom zadowolenia pracowników, a w efekcie – poprawiać wyniki biznesowe. Obecna sytuacja motywuje wiele firm do zainteresowania się nowoczesnymi metodami komunikacji, jednak korzyści z ich stosowania nie są odnoszone tylko w sytuacji zagrożenia. Gdy firmy się o tym przekonają, będą nadal w te rozwiązania inwestować, ale już w bardziej uporządkowany sposób.

  
Agnieszka Jabłońska, dyrektor kanału ds. sprzedaży, Cisco Agnieszka Jabłońska, dyrektor kanału ds. sprzedaży, Cisco  

Większość naszych klientów twierdzi, że po zakończeniu pandemii nie nastąpi całkowity powrót do biura. Często pojawia się pojęcie modelu hybrydowego. Firmy analizują, jakie aktywności mogą być realizowane z domowego zacisza, a jakie lepiej wykonywać w biurze. Jeżeli nauczymy się mądrze korzystać z nowych możliwości, jakie wypracowano podczas pandemii COVID-19, model hybrydowy przyniesie nam wiele korzyści i zostanie z nami na dłużej. Koronawirus pokazuje, że praca zdalna nie musi oznaczać spadku produktywności, co zawdzięczamy narzędziom do współpracy. W naszej firmie zaobserwowaliśmy wzrost ilości plików wymienianych online o 45 proc. oraz wzrost wykorzystania komunikatorów o 80 proc.

  
Jakub Abramczyk, Sales Director Eastern Europe, Poly Jakub Abramczyk, Sales Director Eastern Europe, Poly  

Gdy firmy zmieniły zdanie na temat pracy zdalnej, przekonując się, że wydajność i praca w domu nie wykluczają się wzajemnie, będą musiały teraz dostosować się do kolejnego etapu „nowej normalności”. Nadszedł czas, aby przeprojektować i ponownie wymyślić zasady oraz najlepsze praktyki oraz dostosować się do stopniowego odchodzenia od pojęcia „miejsca” pracy, w kierunku „celu” pracy. Dzięki temu pracownicy zyskają elastyczność i większe możliwości wyboru w zakresie wykonywanych działań, co przełoży się na lepszą motywację i umiejętność współpracy w zespołach. Większy nacisk na aktywność zadaniową sprawi, że zespół będzie rozliczany nie z obecności w określonym miejscu w wyznaczonych godzinach, ale z produktywności i osiąganych wyników.

  

Odpowiednio dobrane narzędzia

Żeby praca zdalna była efektywna, należy zapewnić zespołowi niezbędny sprzęt, oprogramowanie i dostęp do internetu. Na ogół pracownicy zdalni potrzebują telefonu, komputera i słuchawek z mikrofonem. Wymagają przy tym takiego samego dostępu do aplikacji, narzędzi i pracy zespołowej, jakie mieli podczas pracy w biurze. Mogą w tym pomóc rozwiązania do pracy grupowej i komunikacji. Przykładowo, kiedy konsultanci zatrudnieni w call center wykonują swoje obowiązki z domu, potrzebują takich samych możliwości kontaktu z przełożonymi,jak podczas pracy w biurze. Z kolei zdalnie pracujący kierownicy zespołów potrzebują narzędzi służących do zdalnego zarządzania podległymi im konsultantami. 

Udostępniając podwładnym narzędzia do pracy zdalnej, zaleca się również zapewnienie im odpowiedniego przeszkolenia i dostępu do czytelnej dokumentacji, jak też pomocy technicznej w zakresie haseł czy zasad logowania się do usług zdalnych, takich jak sieć VPN czy usługi telefoniczne. Ponadto, podczas pracy zdalnej niezbędny jest dostęp do specjalistów merytorycznych. „Obecność” (presence) to funkcja znana użytkownikom komunikatorów, którzy widzą listę osób wraz z ikonami wskazującymi, czy dany specjalista jest zalogowany.

– Gdy firma stosuje narzędzie informujące o obecności, znalezienie potrzebnego specjalisty jest równie łatwe dla pracownika zdalnego, jak dla osoby obecnej w biurze – twierdzi Łukasz Kulig.

Na dłuższą metę osoby działające w domowych biurach nie powinny zadowalać się najprostszymi rozwiązaniami, takimi jak wbudowane w laptop kamera i mikrofon. Zwłaszcza gdy praca hybrydowa jest rozpatrywana przez ich pracodawców czy usługodawców w perspektywie długoterminowej, niezwykle przydatne wydają się zestawy słuchawkowe i kamery klasy korporacyjnej, zwiększające komfort komunikacji. Stosowanie tego rodzaju narzędzi w domu jest obecnie możliwe właściwie w przypadku każdego z dostępnych na rynku rozwiązań UCC.

– COVID-19 przyspieszył transformację cyfrową, o której dyskutowano i którą planowano od lat, zmuszając firmy do wprowadzenia rozwiązań, które umożliwią pracę hybrydową – zauważa Jakub Abramczyk, Sales Director Eastern Europe w firmie Poly.

W tym kontekście, przykładowo, kamery HD z wbudowanym mikrofonem i automatycznym kadrowaniem zapewnią wrażenia zbliżone do tych odczuwanych podczas tradycyjnych spotkań. Z kolei w hałaśliwym otoczeniu, jak dom lub otwarte przestrzenie biurowe, powinny sprawdzić się zestawy słuchawkowe z aktywną redukcją szumów. Dzięki nim pracownik będzie mógł w pełni skupić się na swojej pracy. Kolejnym przydatnym rozwiązaniem są telefony stacjonarne nowej generacji, zapewniające wysokiej jakości dźwięk, a przede wszystkim obsługujące platformę do pracy grupowej, co umożliwia za jednym dotknięciem dostęp do kontaktów, harmonogramu spotkań i poczty głosowej.

Zdaniem integratora

Arkadiusz Rybacki, Business Solution Architect, Sevenet  

W trudnym czasie pandemii COVID-19 odbywaliśmy szereg spotkań z naszymi klientami. Każdy z nich ma inną specyfikę pracy i strukturę organizacyjną samej firmy. Jedni potrzebują narzędzia do okresowych spotkań z pracownikami, inni zaś rozwiązania do cyklicznych zajęć, jeszcze inni kompleksowej platformy wyposażonej w terminale wideo czy też systemu do wymiany informacji wewnątrz przedsiębiorstwa. Na każde z tych wymagań odpowiadamy indywidualnie i precyzyjnie dobieramy dostarczane rozwiązanie. Poza bogatą funkcjonalnością niezwykle istotną sprawą jest, by było ono po prostu bezpieczne. Z jednej strony powinno oferować szyfrowaną komunikację pomiędzy użytkownikami, z drugiej – mieć mechanizmy bezpieczeństwa aktywne podczas każdego wirtualnego spotkania. Przykładem może być blokowanie dostępu do spotkania przez organizatora bądź wymuszenie podania hasła, gdy użytkownik podłącza się z telefonu lub z systemu wideokonferencyjnego. Jeśli chodzi o wdrażane rozwiązania, to w wyniku pandemii zaobserwowaliśmy lawinowy wzrost zainteresowania platformami pracy zdalnej. Klienci potrzebowali zarówno narzędzi do bieżącej wymiany informacji, jak i platform spotkań grupowych. Dodatkowo zaobserwowaliśmy zwiększone zainteresowanie małymi terminalami wideo, które mogą stać się wyposażeniem domowego biura.

  

Co po pandemii?

Przedsiębiorstwa, które do tej pory były skoncentrowane na działaniach bieżących, związanych z trudnościami spowodowanymi pandemią koronawirusa, muszą teraz zweryfikować skuteczność kroków, jakie zostały przez nie podjęte podczas kryzysu oraz zaplanować dalszy rozwój infrastruktury. Można się spodziewać, że konsekwencją hybrydowej pracy będzie coraz częstsze budowanie na potrzeby ujednoliconej komunikacji środowisk hybrydowych, w których ważną rolę odgrywa chmura obliczeniowa. Nie wszystkie firmy zdecydują się na zupełne przejście do chmury, ale wiele wdroży wybrane elementy oferty ujednoliconej komunikacji w formie usługi, czyli UCaaS (Unified Communications as a Service).

Większe będzie też znaczenie telemedycyny. Jak wynika z danych Głównego Inspektoratu Sanitarnego, prawie 1/3 przypadków zakażeń koronawirusem w Polsce to efekt kontaktu z chorym w szpitalu lub przychodni. Potrzeba ograniczenia wizyt w tych miejscach przyczyniła się do wzrostu popularności telemedycyny. Niektórzy dostawcy usług zaobserwowali 50-procentowy wzrost wirtualnych konsultacji lekarskich z wykorzystaniem narzędzi wideo. W dłuższej perspektywie ten trend powinien przyczynić się do zmniejszenia kolejek do lekarza, a także znacząco skrócić i przyspieszyć czas diagnozowania oraz wystawienia wstępnych porad medycznych, a integratorom przynieść więcej projektów z obszaru wideokonferencji i ujednoliconej komunikacji w ochronie zdrowia.

Tak czy inaczej, od zdalnej pracy i wspierających ją narzędzi komunikacji nie ma odwrotu. Wymuszony przez pandemię wzrost popularności UCC skutkuje nowym poziomem oczekiwań. Pracownicy będą coraz częściej domagali się kontynuowania działań z dowolnego miejsca przy użyciu nowoczesnych platform. Dlatego w warunkach „nowej normalności” ich udostępnienie stanie się koniecznością i warto mieć to na uwadze w kontekście dalszego rozwoju portfolio produktów.