Brak wiary w korzyści

Opublikowane w ubiegłym roku badanie firmy Webcon ujawniło, że w Polsce elektroniczny obieg dokumentów wykorzystuje w codziennej pracy ogółem 59 proc. przedsiębiorstw. Systemy EOD najbardziej popularne są w dużych podmiotach (82 proc.) oraz w średnich (76 proc.). Natomiast takim rozwiązaniem zainteresowanych jest tylko 29 proc. polskich mikroprzedsiębiorstw (tzn. zatrudniających do dziewięciu pracowników).

Źródło: Webcon, 2023

W większości przypadków cyfryzacja nie obejmuje jednak całości przedsiębiorstwa – przeprowadzana jest raczej wyspowo. Jedynie 27 proc. polskich firm zdigitalizowało wszystkie obszary swojej aktywności biznesowej i korzysta z elektronicznego obiegu dokumentów do pełnej kontroli prowadzonych działań operacyjnych. Z kolei 16 proc. respondentów przyznało, że nadal używa wyłącznie poczty elektronicznej i dokumentacji papierowej do działań związanych z marketingiem i sprzedażą, zaś 11 proc. do procesów kadrowych, podczas gdy 7 proc. do zadań finansowych (np. akceptacji faktur).

Największą przeszkodą w digitalizacji, jak pokazuje raport Webconu, okazuje się być brak wiary kadry zarządzającej w to, że cyfrowe techniki poprawią efektywność operacyjną przedsiębiorstwa. Aż 54 proc. uczestników badania nie widzi potrzeby wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. W sumie 28 proc. respondentów obawia się zbyt wysokich kosztów wdrożenia, a 17 proc. sądzi, że ich firma nie posiada odpowiednich zasobów IT, które pozwalałyby na implementację takich rozwiązań.

Z mocy prawa

Co zatem może stanowić w obecnych warunkach impuls do wzrostu zainteresowania wdrożeniami systemów elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów na polskim rynku? Z pewnością, jak zawsze, wiele będzie zależało od umiejętności edukowania potencjalnych klientów o faktycznych korzyściach biznesowych wynikających z zastosowania tego rodzaju oprogramowania. Oczywiście najlepiej, jeśli argumenty będą uwzględniały realia konkretnej firmy, a nie bazowały tylko na ogólnikach.

Z drugiej strony, zastosowaniu systemów EOD mogą pomóc rysujące się na horyzoncie wymagania związane z wejściem w życie przepisów dotyczących e-faktur i e-doręczeń. Integracja tych rozwiązań z systemami elektronicznego obiegu dokumentów w firmach wydaje się być najbardziej racjonalnym i efektywnym sposobem sprostania ustawowym wymogom. Może też skutkować uporządkowaniem procesów biznesowych bazujących na przepływach dokumentów poprzez ich automatyzację i uproszczenie zarządzania nimi.

Problem w tym, że do końca nie wiadomo od kiedy ostatecznie zaczną obowiązywać wspomniane przepisy. Ich wprowadzenie w życie jest co jakiś czas odkładane na późniejszy termin. Jeszcze pod koniec ubiegłego roku harmonogram wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur ustalał obowiązek ich wystawiania przy użyciu KSeF na 1 lipca 2024 r. Jednak w styczniu br. minister finansów odłożył termin wdrożenia systemu na bliżej nieokreśloną przyszłość.

Termin wejścia w życie wymogów związanych z uruchomieniem usług elektronicznych doręczeń również był przekładany pod koniec ubiegłego roku. Tutaj, na dodatek, różne grupy użytkowników będą zobowiązane do zakładania skrzynek do e-doręczeń w różnym czasie. Jak wynika z informacji na stronie biznes.gov.pl, na przykład przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG do końca 2024 r. będą do tego zobligowani do końca września 2026 r. Administracja publiczna zacznie posługiwać się e-doręczeniami od 1 października 2024 r.

Poza tym, od 1 stycznia 2026 r. wszystkie urzędy oraz podległe im jednostki będą zobowiązane do korzystania z systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami oraz prowadzenia w nim wszystkich działań związanych z zarządzaniem dokumentacją. Będą mogły wdrożyć w tym celu oferowany im bezpłatnie system EZD PUW lub wybrać oprogramowanie dostępne na rynku.

Branża z potencjałem Postępuje cyfryzacja obsługi procesów administracyjnych w budownictwie. Z początkiem 2023 r. została uruchomiona oficjalna aplikacja c-KOB do elektronicznego prowadzenia książki obiektu budowlanego. W połowie roku oddano do użytku system EDB, czyli Elektroniczny Dziennik Budowy. Rozpoczęły się też prace nad Systemem Obsługi Postępowań Administracyjnych w Budownictwie.