Najpierw zmiana procesów

Powtórzę tu oczywisty fakt, który jednak umyka wielu menadżerom mającym nadzieję, że cyfrowa transformacja im pomoże i ulepszy procesy. Otóż digitalizacja nie ulepsza złych procesów, one nadal będą procesami złymi. Pieniądze wydane na taką transformację cyfrową będą stracone w całości lub w znacznym procencie. Natomiast, jeżeli chcemy poszukać rzeczywistych korzyści z transformacji cyfrowej, to po pierwsze, najpierw udoskonalmy nasze procesy tak, by silnie ograniczyć czas niedodawania wartości. Po drugie zadbajmy o to, by zastosowane narzędzia informatyczne miały zaszytą w sobie dużą elastyczność pozwalającą na modyfikowanie procesów, które obsługują. Żeby nie było tak, że chętnie byśmy dany proces usprawnili, ale nasz ERP wymagałby modyfikacji, które sporo kosztują (A) i trzeba na nie stosunkowo długo czekać (B).

Zarówno (A), jak i (B) dyskwalifikuje zastosowane u nas rozwiązania. Może są one w pełni przydatne jedynie w pierwszych dniach użytkowania, ale też niekoniecznie. Wszak dopiero się ich uczymy. A kiedy się ich już nauczymy, okaże się, że warto by wprowadzić jakieś zmiany w procesie. Jednak ich nie zastosujemy, bo modyfikacja oprogramowania będzie droga i nie będzie szybka. Dlatego nie możemy też dokonywać takich zmian bardzo często. Trzeba poczekać jakiś czas, aż trochę się tego nazbiera i wtedy zrobić jedną większą korektę.

Jakie wiążą się z tym zagrożenia? Po pierwsze, tracimy mnóstwo czasu, a po drugie (jeszcze ważniejsze) wprowadzenie wielu modyfikacji procesu jest metodycznie niepoprawne i zagraża dotychczasowej niezawodności tego procesu. Żelazna zasada mówi, że „zmiana zmienia proces”. Wprowadzając kilka zmian jednocześnie, zamiast pojedynczo, tak naprawdę nie wiemy co jest przyczyną problemu, jeśli się taki pojawi, albo co zadziałało na ten proces korzystnie i w jakim zakresie.

Odpowiadając więc wprost na pytanie postawione w tytule: transformacja cyfrowa nie poprawi procesów. Są one takie, jakie są (dobre lub złe). Z tego punktu widzenia digitalizacja jest działaniem neutralnym.

Jerzy Fiuk Jerzy Fiuk  

Interim Manager, właściciel firmy doradczej BWM.