Badanie dotyczące zarządzania danymi w firmach – Information Management Health Check 2010 – przeprowadzono wśród 1680 kierowników IT w 26 krajach (w tym w Polsce). Pokazują one, iż wiele przedsiębiorstw zbyt długo przechowuje zbędne rekordy, zamiast wdrażać zasady, które umożliwią ich weryfikację i usuwanie. Według respondentów 75 proc. elektronicznych archiwów składa się z informacji przechowywanych bezterminowo lub przez czas wymagany przez prawo. Jednak 40 procent 'obowiązkowych’ rekordów nie jest istotna dla postępowań prawnych – stwierdzili przedsiębiorcy. Ich zdaniem w sumie jedna czwarta gromadzonych danych nie jest do niczego potrzebna.

Ankieta wykazała, że prawie połowa respondentów nieprawidłowo wykorzystuje oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych i przywracania danych. Choć 51 proc. firm zabrania pracownikom samodzielnego tworzenia własnych archiwów na komputerach lokalnych i dyskach, 65 proc. przyznało, że pracownicy i tak to robią. Sytuację komplikuje brak planów przechowywania rekordów. Czterdzieści jeden procent administratorów IT nie widzi potrzeby wdrożenia takiego planu. Dział prawny jako główne powody podawał koszty (58 procent), brak wiedzy potrzebnej do opracowania planu (48 proc.) i brak osoby odpowiedzialnej za jego przygotowanie (40 proc.).

Autorzy raportu zwracają uwagę, że gromadzenie ogromnej ilości zbędnych danych doprowadziło do sytuacji, w której wyszukiwanie stało się długotrwałym, niewydajnym i kosztownym procesem, zwłaszcza w przypadku taśm. Według Symantec’a w nieuporządkowanych i nadmiernie rozbudowanych archiwach koszty poszukiwania informacji są nawet 1,5 tys. razy wyższe niż ich gromadzenie.