Jak zdefiniowany jest u Państwa obszar cyfryzacji? Jaką rolę pełni w nim dział IT?

Ewa Janczar Cyfryzacja to nie tylko wykorzystywanie pojedynczych narzędzi informatycznych, czy sprawnie działający komputer lub drukarka. Na cyfryzację trzeba patrzeć znacznie szerzej. Obejmuje ona dwie płaszczyzny: bieżącą informatyzację i transformację cyfrową. W pierwszym przypadku mamy do czynienia z codzienną obsługą wykorzystywanych rozwiązań informatycznych, w drugim chodzi o działania, które zmieniają procesy pozwalając skutecznie odpowiadać na zmieniające się potrzeby wszystkich naszych interesariuszy. W praktyce jednego od drugiego nie da się jednoznacznie oddzielić. W tym kontekście dział IT staje się również liderem zmian organizacyjnych, proceduralnych i procesowych, a w konsekwencji transformacji biznesowej.

Jakie systemy informatyczne mają kluczowe znaczenie dla funkcjonowania Szpitala Bródnowskiego?

Głównym systemem jest dla nas HIS – Health Information System. Tutaj gromadzone są wszelkie informacje o pacjentach, o lekach, o diagnozach i procedurach medycznych. System wymaga stałych zmian, modyfikacji, dostosowywania do nowych procesów, regulacji, dokładania nowych funkcji. O skali wyzwań z tym związanych świadczyć może chociażby ilość jego użytkowników – mamy około 2,5 tys. pracowników, z czego 2 tys. w części medycznej i 550 tys. pacjentów rocznie. Na dodatek występuje duża fluktuacja kadry medycznej, co wymaga wzmożonej aktywności działu IT, chociażby tylko w kwestii przydzielania dostępów czy zabezpieczania kont. Do tego dochodzą nowe zabiegi i nowe produkty, które też trzeba obsłużyć informatycznie – w tym przypadku dział IT musi stale współpracować z personelem medycznym i administracją szpitala. Cała obsługa musi być wykonywana na „żywym organizmie” szpitalnym. Nie można zatrzymać funkcjonowania placówki medycznej, nawet w nocy czy w dni świąteczne.

Czy HIS jest zintegrowany z innymi, wewnętrznymi systemami szpitalnymi?

Warto powiedzieć, że HIS nie jest jednym, dużym systemem, składa się z wielu mniejszych, które są z sobą zintegrowane. Podobnie ERP. Jesteśmy w trakcie wdrażania systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Dobrze by było, gdyby HIS, ERP i EZD były z sobą zintegrowane. Integracja daje wiele korzyści i usprawnień. Przykładowo, w ciągu miesiąca otrzymujemy około tysiąca faktur od różnych kontrahentów, w tym lekarzy zatrudnionych na kontraktach. Zaczęliśmy od cyfryzacji obiegu faktur, między innymi poprzez OCR-owanie wersji papierowych oraz integracji systemów w tym zakresie.

Jak procesy transformacji cyfrowej są odbierane przez pracowników szpitala?

Cyfryzacja daje nowe spojrzenie na pracę szpitala, który jest bardzo dużym przedsiębiorstwem z rozbudowanymi, złożonymi procesami logistycznymi. Często się o tym zapomina, nawet sami pracownicy nie do końca zdają sobie z tego sprawę i trudno im patrzeć na pracę szpitala z tej perspektywy. Leczymy ludzi, to oczywiste, ale także musimy mieć dobrze zorganizowane i sprawnie funkcjonujące zaplecze logistyczne i administracyjne. Gdy pojawia się świadomość, że szpital to też przedsiębiorstwo, to zmienia się także pojmowanie roli IT. Pracownicy zaczynają dostrzegać, że informatycy nie są potrzebni tylko do naprawy drukarek, ale że to przede wszystkim fachowcy od poprawy organizacji pracy. Trzeba też jednak pomagać pracownikom odnaleźć się w zmianach powodowanych przez cyfryzację, chociażby poprzez ułatwianie nabywania nowych kompetencji, nie tylko informatycznych. Ważna jest edukacja i wsparcie w pozyskiwaniu zwłaszcza takich kompetencji jak elastyczność i umiejętność radzenia sobie ze stresem związanym ze zmianami.

Jedną ze stałych bolączek placówek opieki zdrowotnej jest brak pieniędzy. Jak radzicie sobie z finansowaniem projektów IT?

Pozyskaliśmy 38,5 mln zł z funduszy unijnych na wymianę całego parku komputerowego. Docelowo wymienimy 650 komputerów w części medycznej, do tego cały sprzęt w części administracyjnej, rozbudowujemy też nasze serwerownie. Uruchomimy e-usługi dla pacjentów – pobieranie badań obrazowych i laboratoryjnych przez portal, a także e-rejestrację do poradni. Działa już e-rejestracja do poradni diabetologicznej, kolejne będziemy uruchamiać sukcesywnie. Podnosimy poziom cyberbezpieczeństwa, wymieniamy aplikacje i oprogramowanie, żeby automatyzować działania i poprawiać procedury, szkolimy naszych pracowników i współpracowaników. Jesteśmy partnerem projektu e-Zdrowie dla Mazowsza 2,w ramach którego wdrażamy elektroniczny system zarządzania dokumentacją i inne, mniejsze systemy. Kolejne 9 mln zł otrzymaliśmy z Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego na wdrożenie systemu opartego o geolokalizację. To jeszcze niestosowane do tej pory rozwiązanie w polskich szpitalach.