Informacja służy do działania – to jedno z przesłań współczesnej teorii informacji, które dobrze oddaje obecne podejście do wykorzystania jej w biznesie. W firmach dostęp do danych jest potrzebny zawsze w sprecyzowanym celu, do podjęcia konkretnych działań, czy realizacji zdefiniowanych procesów (wystawienia faktury, przyjęcia zamówienia, wykonania usługi, realizacji projektu, stworzenia strategii rozwoju itd.).

Powyższe założenie może być bardzo użyteczne przy konstruowaniu oferty narzędzi informatycznych wspierających zarządzanie informacją, jak i podczas negocjacji z potencjalnymi klientami. Podobnie zresztą jak pojęcie potrzeby informacyjnej, które pomaga w identyfikowaniu właściwych grup odbiorców poszczególnych treści. Informacja jest bowiem zawsze dla kogoś i po coś. Szczegółowe określenie faktycznych potrzeb informacyjnych poszczególnych zespołów pracowniczych, czy wręcz nawet pojedynczych osób w tych zespołach, pozwoli na przykład dobrać odpowiedni, rzeczywiście „szyty na miarę” system zarządzania obiegiem dokumentów i zawartych w nich danych.

Nie zwalnia to jednak od kompleksowego, całościowego podejścia do budowania systemu zarządzania informacją w przedsiębiorstwie. Przydatne w takiej sytuacji może być pojęcie infrastruktury informacyjnej. Obejmuje ona wszystkie zasoby, systemy i procesy, które umożliwiają sprawne gromadzenie, przetwarzanie i udostępnianie niezbędnych danych. Powinna działać na wzór infrastruktury drogowej – w każdej chwili umożliwiać wszystkim zainteresowanym korzystanie z potrzebnych informacji.

Rozwiązania dobrane do sytuacji

Do infrastruktury informacyjnej zalicza się zarówno rozwiązania sprzętowe, programistyczne, jak i organizacyjne, czy też prawne. Infrastruktura teleinformatyczna, czyli wyposażenie stricte techniczne, związane z warstwą sprzętową i oprogramowaniem narzędziowym, jest tylko jej częścią. Równie ważnym składnikiem są zasady tworzenia zasobów informacyjnych, reguły ich klasyfikacji czy procesy korzystania z nich.

Firmy oferujące rozwiązania z zakresu wspomagania zarządzania informacją powinny brać pod uwagę wszystkie te aspekty. Takie podejście otwiera perspektywy działania w wielu różnych obszarach, a jednocześnie pozwala na przygotowanie bardziej skonkretyzowanych ofert, które są dopasowane do aktualnych potrzeb klienta.

Infrastruktura techniczna jest ważna nie tylko dlatego, że umożliwia przechowywanie, przesyłanie i automatyczne przetwarzanie firmowych zasobów informacji. Odpowiednio dobrane wyposażenie sprzętowe i programowe pozwala także dostarczyć odbiorcy informację w taki sposób, jakiego potrzebuje i tam, gdzie jej naprawdę potrzebuje. To daje integratorom duże pole do popisu w kontekście doboru odpowiednich narzędzi i rozwiązań. W biurze mogą być to urządzenia wielofunkcyjne z opcją druku podążającego, pracownikom działającym w terenie przydadzą się drukarki do urządzeń mobilnych, zaś pracownicy wykonujący swoje obowiązki w trybie home office chętnie skorzystają z niewielkich, „domowych” drukarek. W każdym miejscu i w każdej sytuacji mogą być potrzebne inne, dobrze dopasowane rozwiązania.

W dobie postępującej cyfryzacji wszelkich form aktywności biznesowej ważne jest też zapewnienie odpowiednich narzędzi do skutecznego wprowadzania informacji do systemów informatycznych. Gdy dokumenty dostarczane są do firmy w postaci papierowej, potrzebne będą odpowiednie skanery – znów inne do wykorzystania w biurze, inne przy pracy zdalnej. Gdy zaś konieczne będzie przeniesienie danych z jednego systemu do drugiego, pomocne mogą okazać się narzędzia automatyzujące te działania.

Nie zawsze już „ręczne” wprowadzanie danych jest opłacalne, a nawet skuteczne. Przy dużej ilości operacji istnieje ryzyko popełnienia błędu, przeinaczenia wartości, zamiany nazwy itp. Dlatego automatyzacja procesu cyfryzacji dokumentów, na przykład faktur, niesie z sobą wiele korzyści. Tutaj może być przydatny skaner z możliwością rozpoznawania tekstu za pomocą oprogramowania OCR, a następnie automatycznej klasyfikacji zawartych w dokumencie treści. Z kolei przy przenoszeniu dużych ilości danych z jednego oprogramowania do drugiego sprawdzają się bardzo dobrze roboty programistyczne, które automatyzują oraz przyspieszają żmudne czynności przepisywania danych.

Lepszy dostęp do informacji to większa interoperacyjność  

Znaczenie odpowiedniej infrastruktury technicznej w dostępie do informacji widać na przykładzie branży ochrony zdrowia. Podstawowym wyzwaniem we wprowadzaniu interoperacyjności systemów – umożliwiającej szerokie, wszechstronne wykorzystanie przetwarzanych danych – są tu ograniczenia techniczne. Tak twierdzi aż 68 proc. przedstawicieli podmiotów medycznych uczestniczących w badaniu przeprowadzonym przez Snowflake we współpracy z Fierce Healthcare. Do pozostałych przeszkód respondenci zaliczyli: wyzwania regulacyjne (55 proc.), nieaktualność danych (55 proc.) czy ograniczenia organizacyjne (44 proc.).

Placówki ochrony zdrowia są zmuszone, między innymi za sprawą rozwoju usług telemedycznych, do coraz szerszej cyfryzacji swojej działalności, jak chociażby korzystania w coraz większym zakresie z rozwiązań funkcjonujących w trybie online i usług w chmurze. Intensyfikacja procesów digitalizacji wiąże się z potrzebą zapewnienia interoperacyjności wykorzystywanych systemów, co umożliwia ich dobrą współpracę, a tym samym lepszą integrację i łatwiejszy dostęp do informacji. Do tego potrzebna jest odpowiednia infrastruktura teleinformatyczna i narzędzia techniczne, głównie z zakresu cyfrowego przetwarzania dokumentacji medycznej.

Niestety, jak wynika z badania przeprowadzonego przez Centrum e-Zdrowia we współpracy z Ministerstwem Zdrowia, w ubiegłym roku aż 74 proc. placówek opieki zdrowotnej w Polsce nie poddawało papierowej dokumentacji procesom digitalizacji. Dla 78 proc. najpowszechniejszym sposobem udostępniania dokumentacji medycznej innym podmiotom medycznym był wydruk. Jak więc widać, jest jeszcze wiele do zrobienia w tym obszarze.