Postępująca cyfryzacja spowodowała, że coraz ważniejsze stało się wdrożenie odpowiednich procedur, aby zapewnić poufność firmowym danym. Jednym z kluczowych w tym kontekście obszarów jest środowisko skanowania dokumentów i ich przetwarzania. Aby zagwarantować ich ochronę, konieczne jest stworzenie odpowiedniej strategii przechowywania i przesyłania dokumentów, z uwzględnieniem wielu środków technicznych, ale też nie zapominając o szkoleniu pracowników.

1. Korzystanie z godnych zaufania, certyfikowanych systemów

Bezpieczne przetwarzanie dokumentacji papierowej powinno się odbywać z użyciem certyfikowanych systemów producenta sprzętu bądź takich, które on autoryzuje. W celu zapewnienia właściwej organizacji zeskanowanych dokumentów oraz warunków ich przechowywania i udostępniania, warto korzystać ze sprawdzonych rozwiązań z odpowiednimi atestami i certyfikatami. Zaleca się wdrażanie systemów bezpiecznego zarządzania dokumentami (DMS). Dobrze zaprojektowany DMS zapewnia kontrolę wersji, dzienniki dostępu oraz dostęp bazujący na rolach.

2. Kontrola dostępu

Aby uchronić firmę przed niekontrolowanymi wyciekami danych, warto wyposażyć ją w skanery uniemożliwiające nieautoryzowane kopiowanie. Ochrona winna odbywać się za pomocą mechanizmów kontroli dostępu, takich jak PFU Ricoh N7100E lub fi-7300NX. Korzystanie z nich jest możliwe wyłącznie po prawidłowym uwierzytelnieniu na panelu urządzenia poprzez wprowadzenie kodu PIN, loginu i hasła, czy zbliżeniu karty NFC do czytnika. W tym scenariuszu użytkownik może przekazywać zeskanowane dokumenty tylko do zdefiniowanych dla niego lokalizacji, więc nie będzie mógł omyłkowo lub celowo przesłać danych do nieautoryzowanej lokalizacji lub folderu innej osoby.

3. Ochrona przed zniszczeniem i utratą informacji

Współczesne skanery to wysokowydajne maszyny, które przetwarzają dokumenty z dużą prędkością, co może prowadzić do zacięć, czy nawet fizycznego uszkodzenia dokumentu w przypadku papieru o gorszej jakości lub pomiętego, czy sklejonego. Jeśli w firmie tego typu dokumenty zdarzają się często, warto zainwestować w skaner wyposażony w odpowiednie mechanizmy ochronne:

  • czujniki ultradźwiękowe wykrywające pobranie sklejonych dokumentów;
  • czujniki akustyczne wykrywające anomalie, jak zwijanie papieru podczas podawania, co zabezpiecza dokument przed podarciem;
  • czujniki detekcji długości wykrywające nałożone na siebie dokumenty, co może spowodować przesunięcie papieru i prowadzić do jego zacięcia oraz utraty informacji;
  • czujniki detekcji przekosu wykrywające sytuacje, gdy użytkownik krzywo umieścił dokumenty na podajniku (sprawdzają, czy cały dokument mieści się w efektywnym obszarze skanowania), co zapewnia, że żaden fragment nie zostanie utracony;
  • rolki podające dokumenty automatycznie prostują je i zabezpieczają  przed nadmiernym przekosem.

4. Bezpieczeństwo danych

Obrazy skanowanych dokumentów znaj-dują się przez określony czas w pamięci skanera. Urządzenia firmy PFU Ricoh dbają o to, żeby dane te były bezpieczne w czasie skanowania i po jego zakończeniu. Dostęp do skanera może być zabezpieczony hasłem w celu uniknięcia przechwycenia danych, natomiast wszystkie skanowane informacje są przechowywane jedynie w pamięci ulotnej, z której po restarcie urządzenia nie da się odczytać danych. Natomiast skanery wyposażone w twarde dyski mają odpowiednie mechanizmy szyfrowania pamięci, co uniemożliwia przechwycenie znajdujących się na nich informacji.

5. Dopasowanie do potrzeb

Istotnym elementem w kontekście zagwarantowania bezpieczeństwa związanego ze skanowaniem dokumentów jest dbałość o to, aby wybrany sprzęt spełniał przyjęte przez przedsiębiorstwo wymagania w tym zakresie. PFU Ricoh razem z dystrybutorem – firmą Stovaris – mogą na prośbę resellera lub użytkownika końcowego zorganizować szkolenie, podczas którego zaprezentują najlepsze praktyki dotyczące bezpieczeństwa dla rozwiązań do digitalizacji.

Dodatkowe informacje: Daniel Murawski, Product Manager, Stovaris, d.murawski@stovaris.pl