Wszystko mamy w chmurze

CRN Działacie w branży odzieżowej w modelu e-commerce. Jak zarządza się informatyką w takim biznesie?

Błażej Jarosiewicz PaMaMi jest sklepem internetowym, który sprzedaje wyroby firmy Big-Szok Dziewiarstwo i Krawiectwo. Są to głównie czapki, rękawiczki, szaliki. Produkcja odbywa się głównie na potrzeby własnej marki PaMaMi, ale też dla klientów zewnętrznych w modelu B2B. Nie mamy w firmie działu IT, dlatego wszystkie systemy, z których korzystamy, funkcjonują w modelu SaaS.

A konkretnie, z jakich rozwiązań korzystacie na co dzień?

Do pracy biurowej stosujemy Google Workspace. W obszarze B2B mamy abonament na system ERP SAP. Finanse i księgowość też są w chmurze. Mamy umowę o współpracy z biurem księgowym, które zapewnia nam dostęp do systemu finansowo-księgowego. Podobnie w modelu usługowym odbywa się obsługa HR.

Ile osób zatrudnia Państwa firma?

W całej firmie zatrudnionych jest 45 osób, w tym 7  to pracownicy biurowi..

Kto zajmuje się obsługą sprzętu komputerowego?

Komputerami i drukarkami zajmuje się jeden pracownik administracyjny. Konfiguracja sprzętu komputerowego jest dzisiaj łatwa, więc przyuczona osoba może to robić bez problemu i nie ma potrzeby zatrudniania specjalisty IT. 

A jak wygląda kwestia integracji systemów informatycznych?

Przed wdrożeniem jakiegokolwiek rozwiązania sprawdzamy, czy będzie ono kompatybilne z systemami, z których już korzystamy. Cała integracja realizowana jest na etapie wdrożenia nowego rozwiązania więc finalnie otrzymujemy gotowe do działania narzędzie. Świadomie wybraliśmy usługową ścieżkę korzystania z rozwiązań IT i nią idziemy. Stawiamy na zunifikowane, dostępne na rynku narzędzia. Wszystko, czego nie jesteśmy w stanie zrobić sami, zlecamy na zewnątrz.

Jakie systemy informatyczne są używane do obsługi sklepu internetowego?

Korzystamy z dużego „kombajnu” IdoSell polskiej spółki IAI. Za jego pośrednictwem realizowana jest sprzedaż, ma też moduły do obsługi gospodarki magazynowej, raportowania, obiegu dokumentów, drukowania faktur i paragonów. Automatycznie odbywa się import i eksport potrzebnych danych, automatycznie też odbywa się integracja różnych modułów tego systemu z innymi aplikacjami, porównywarkami, marketplace’ami.

Niedawno rozpoczęliście współpracę z Amazonem. Jak to wygląda?

Tak, sprzedajemy na niemieckim Amazonie i ten kanał sprzedaży również jest obsługiwany przez firmę zewnętrzną. Sposób rozliczania się jest mieszany – opłata stała plus prowizja jako procent od wartości sprzedaży. Model FBA, w którym współpracujemy z Amazonem jest dość skomplikowany, zatem wsparcie firmy mającej wiedzę, doświadczenie i zasoby do prowadzenia całości obsługi jest dla nas nieocenione.

W swoim sklepie wykorzystujecie aplikację z rozszerzoną rzeczywistością. Sprawdza się? 

Owszem, mamy wirtualną przymierzalnię. Program do jej obsługi został stworzony przez polską firmę Sensi Labs. Podobne rozwiązanie, znaleźliśmy jeszcze tylko w USA ale było to tylko rozwiązanie dla systemu iOS, nasze działa również na Androidzie. Okazuje się, że jest firma, która może zrobić wyjątkowe narzędzie na iOS i Androida bezpośrednio dla nas, w kraju. To trudne zadanie, bo Android nie ma zaimplementowanej rozszerzonej rzeczywistości w takim stopniu jak rozwiązania Apple’a. Firma Sensi Labs z tym sobie jednak poradziła. Stworzyli bardzo fajne narzędzie, które idealnie trafia w nasze potrzeby. Generalnie wycofujemy się ze stosowania aplikacji typu „kup teraz!” i idziemy bardziej w stronę narzędzi wspierających sprzedaż. Trudno przymierzyć czapkę w internecie, zobaczyć, jak się w niej wygląda, tymczasem nasza aplikacja właśnie to umożliwia. W marcu rozpoczęliśmy proces sukcesywnego uzupełniania jej o kolejne produkty.

Korzystacie w sumie ze sporej ilości systemów. Czy jest w firmie ktoś, kto koordynuje projekty z zakresu IT?

Pieczę nad wszystkim ma dyrektor zarządzający. Rekomendacje pochodzą od kierowników działów, decyzje zapadają na poziomie dyrektora zarządzającego po analizie różnych czynników – kosztów, korzyści etc. Platforma IdoSell pozwala wygenerować każdy raport – czy magazynowy, czy sprzedażowy. Pozwala, na przykład, w widoku logistycznym zobaczyć, na jak długo jeszcze wystarczy towaru, więc możemy uruchamiać zamówienia wewnętrzne. Dzięki temu, jako producent, jesteśmy w stanie szybko reagować na potrzeby rynku. Na podstawie zbieranych informacji, w zależności od potrzeb i okresu sprzedażowego, a najczęściej raz na tydzień robiona jest predykcja, na co będzie popyt, i staramy się na bieżąco uzupełniać braki.

Czy produkcja jest zautomatyzowana?

Tak, wykorzystujemy maszyny marki Stoll – to są systemy autonomiczne. Producent udostępnia niezbędne oprogramowanie do ich funkcjonowania. W samej dziewiarni maszyny produkują automatycznie, zaś ludzie potem tylko wykańczają wyroby, na przykład przyszywają pompon do czapki. Pilnują też maszyn, żeby produkcja odbywała się sprawnie. Prostą czapkę maszyna jest w stanie zrobić sama. Pracownik oprogramowuje maszynę, ustawia nowe parametry albo bierze z bazy wzór.

Prawie wszystko, jak widać, oddaliście w obsługę dostawcom zewnętrznym. Czy to perspektywiczny sposób działania?

Być może za jakiś czas dojdziemy do granicy możliwości tego modelu funkcjonowania i będziemy musieli w końcu postawić na rozwiązania dedykowane dla nas. Żadnych scenariuszy rozwojowych nie wykluczamy, staramy się nieustannie monitorować procesy w firmie, reagować, planować i optymalizować. Na razie jednak wystarczają nam rozwiązania chmurowe.

Czy istnieją jakieś konkretne plany na najbliższą przyszłość?

Budujemy duży, nowy magazyn. Istotną rolę będzie tu odgrywać oprogramowanie wspierające jego funkcjonowanie. Być może pojawią się rozwiązania dedykowane, wykorzystywane i administrowane lokalnie. Magazyn ma być zautomatyzowany, a  im więcej będzie automatyzacji, tym więcej pewnie pojawi się problemów informatycznych do rozwiązania na miejscu. Chociażby musi być zapewniona integracja systemu magazynowego z systemem sprzedażowym. Dla potrzeb e-commerce’u wystarcza nam jednak w zupełności chmura. Pytanie, co będzie dalej, jak będziemy się dalej rozwijać i rozrastać, pozostaje otwarte. 

W którym kierunku będzie się rozwijać branża e-commerce?

W obszarze B2C z założenia sprzedajemy i planujemy sprzedawać tylko w kanale internetowym. Nie zamierzamy rozwijać sprzedaży stacjonarnej. To świadoma, strategiczna decyzja, która została podjęta jeszcze przed pandemią. Jesienią tego roku chcemy pojawić się z naszą sprzedażą internetową na kolejnych czterech rynkach obsługiwanych przez Amazona – francuskim, włoskim, hiszpańskim i szwedzkim. Chcielibyśmy wejść też na rynek brytyjski, ale na razie niepewna jest jeszcze kwestia regulacji celnych. Jeśli chodzi o sprzedaż w Polsce to cały czas staramy się poszerzać ilość internetowych kanałów sprzedaży, nie chcemy jednak iść na ilość. Bardzo dokładnie analizujemy nawet najmniejsze marketplace’y i staramy się dobierać kontrahentów zgodnie ze strategią marki. Chcemy się rozwijać, poszerzać rynki, prowadzić handel na różnych platformach. Wśród nabywców jest teraz duża koniunktura, a za sprawą pandemii rośnie zainteresowanie handlem internetowym. Staramy się to wykorzystać.

Ze względu na oferowany asortyment macie zapewne okresowe wzmożenie zainteresowania ofertą. Czy w praktyce nie ma problemów z obsługą pików sprzedażowych?

Nasza sprzedaż ma charakter okołozimowy. Piki sprzedażowe są między październikiem a kwietniem. Największą sprzedaż realizujemy w listopadzie, grudniu, styczniu i lutym. Są też okresy sprzedaży związane z temperaturami – w okresie wrzesień – październik i marzec – kwiecień sprzedaż może być wysoka, ale jak wynika z moich statystyk zależy to od panujących w tych miesiącach temperatur. Systemy IT skalują się bez problemów. Umowy z dostawcami usług z definicji uwzględniają sezonowość naszej działalności. Mamy elastyczne abonamenty – w razie dużej sprzedaży to usługodawca musi zapewnić obsługę na wymaganym poziomie. To samo dotyczy również dostępu do łącza internetowego. Musimy patrzeć na współpracę z partnerami perspektywicznie i vice versa. Poza sezonem sprzedażowym systemy są utrzymywane tylko na minimalnym wymaganym poziomie, ale gdy przyjdzie sezon sprzedażowy musimy mieć gwarancję dostępu do odpowiednich zasobów. Nie ma problemu z takimi elastycznymi umowami.

Jakie kryteria mają decydujący wpływ na wybór oferty?

Cena, rekomendacje, możliwość sezonowego działania… Kluczowa jest dla nas możliwość wygaszania współpracy poza okresem wzmożonej sprzedaży. Ważne jest też, aby rozwiązania nie były skomplikowane, rozbudowane ponad miarę do poziomu, który może wręcz przeszkadzać w obsłudze. Gdy nie ma działu IT na miejscu, to system musi być na tyle prosty, by dedykowany pracownik mógł go obsłużyć po krótkim przeszkoleniu.

Rozmawiał Andrzej Gontarz