Wiadomości e-mail są jednym z najbardziej wartościowych i autentycznych zasobów informacyjnych naszych czasów. W trakcie pandemii wykorzystanie poczty elektronicznej wzrosło wykładniczo, a cyfryzacja i zdalna praca stały się podstawą zapewniania ciągłości biznesowej. Portal Statista szacuje, że w 2020 r. każdego dnia wysyłano i odbierano około 306,4 mld wiadomości e-mail. Liczba ta ma wzrosnąć do ponad 376,4 mld do 2025 roku.

Poczta elektroniczna jest istotną częścią codziennej pracy i komunikacji w każdej firmie. Wiadomości zawierają dużą ilość krytycznych dla biznesu informacji, takich jak umowy, faktury, dane osobowe czy zamówienia zakupu. Utrzymanie ich stałej dostępności ma kluczowe znaczenie – utrata wpłynęłaby na zakłócenie działalności, a nawet mogłaby zagrozić reputacji firmy lub wręcz jej istnieniu, w zależności od skali utraconych danych.

Istnieje wiele przyczyn utraty danych z poczty elektronicznej. Należą do nich: złośliwa działalność wewnątrz firmy, błędy ludzkie (zazwyczaj usunięcie wiadomości e-mail przez pracowników), cyberataki, klęski żywiołowe lub inne niekontrolowane przyczyny, takie jak pożar w budynku firmy. Istnieje również ryzyko związane z czynnikami zewnętrznymi, np. zakłócenia działalności biznesowej spowodowane przez dostawców usług w chmurze, których usługi mogą zostać wstrzymane z powodu problemów technicznych.

Aby sprostać tym wyzwaniom i zminimalizować ryzyko, firmy coraz częściej sięgają po koncepcję cyberodporności, która staje się coraz ważniejsza wraz z postępującą cyfryzacją. Zagadnienie to odnosi się nie tylko do koncepcji i środków ochrony przed cyberatakami, ale także do zarządzania ciągłością biznesową. Wymaga zdefiniowania strategii, działań i procesów, które w sytuacji awaryjnej, gdy np. w ramach cyberataku pokonany zostanie firewall, zapobiegną zakłóceniu pracy firmy lub umożliwią jej jak najszybsze wznowienie.

Disaster Recovery jako element zarządzania ciągłością działania

Ważną częścią zarządzania ciągłością działania są mechanizmy Disaster Recovery, obejmujące zabezpieczanie i odtwarzanie niezbędnej infrastruktury technicznej, czyli krytycznych dla biznesu danych oraz wszystkich sieci i systemów informatycznych. Cennym wsparciem w tym zakresie jest wykorzystanie kopii zapasowych (backup) oraz archiwizacji poczty elektronicznej.

Kopie zapasowe przechowują firmowe dane z momentu, w którym zostały zabezpieczone. Dzięki temu w przypadku awarii możliwe jest przywrócenie podzbiorów danych lub całych systemów czy serwerów. Jednak wolumeny kopii zapasowych odzwierciedlają tylko te dane, które istniały w momencie tworzenia backupu. Zmiany dokonane po jego utworzeniu nie są rejestrowane. Oznacza to, że kopie zapasowe muszą być wykonywane regularnie – z uwzględnieniem kosztów i korzyści – tak aby były jak najbardziej aktualne.

Archiwizacja poczty elektronicznej zapewnia stały dostęp do e-maili, niezależnie od sytuacji

Oprócz regularnego tworzenia kopii zapasowych, zaleca się stosowanie profesjonalnego rozwiązania do archiwizacji poczty elektronicznej. Biorąc pod uwagę, że wiadomości e-mail – wciąż najważniejsze medium komunikacyjne – zawierają dużą liczbę krytycznych dla działalności biznesowej dokumentów, ważne jest, aby zachować do nich dostęp, nawet w przypadku awarii serwera pocztowego lub innej przyczyny utraty dostępu.

Niezależne rozwiązanie do archiwizacji poczty elektronicznej może pomóc w zachowaniu krytycznych dla biznesu wiadomości e-mail i uprościć ich odzyskiwanie, dzięki czemu cały wolumen danych o nich jest bezpiecznie przechowywany w archiwum i pozostaje dostępny np. do operacji wyszukiwania i odzyskiwania. Nawet w przypadku katastrofy, po której serwer poczty elektronicznej musi zostać przywrócony z kopii zapasowej i przez pewien cenny czas nie jest dostępny, pracownicy mogą uzyskać dostęp do wysłanych i otrzymanych wcześniej e-maili. Ponadto rozwiązanie do archiwizacji może uprościć procesy tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania wiadomości z serwera poczty elektronicznej. Utrzymywanie na nim niewielkiej ilości danych oznacza, że proces tworzenia kopii zapasowej będzie wymagał mniej czasu i pojemności pamięci masowej, a po wystąpieniu awarii będzie można szybciej przywrócić serwer do pracy.

Zarówno archiwizacja poczty, jak i rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych, są niezbędne dla zachowania ciągłości działania firmy, ale nie wykluczają się wzajemnie. Z reguły strategia tworzenia backupu służy do ochrony danych (w idealnym przypadku także samego archiwum poczty elektronicznej) w perspektywie średnio- i krótkoterminowej, a w razie potrzeby umożliwia odtworzenie tych informacji.

Rozwiązanie do archiwizacji poczty elektronicznej, jeśli jest włączone do strategii tworzenia kopii zapasowych, umożliwia przechowywanie wiadomości e-mail w ich oryginalnym stanie przez wiele lat. Stosując oba rozwiązania razem, firmy mają zapewnione zwiększenie odporności na cyberzagrożenia w całym swoim środowisku IT.