Archiwizacja zapewnia zgodność z przepisami

Jednym z głównych celów stosowania przez firmy archiwizacji wiadomości e-mail jest konieczność spełnienia wymogów regulacyjnych. Infrastruktura IT przedsiębiorstw zawiera ogromną ilość krytycznych informacji biznesowych, a niektóre z nich mogą istnieć wyłącznie w poczcie, dlatego tak ważne jest jej bezpieczne przechowywanie.

Należy pamiętać, że każdy kraj ma specyficzne standardy zgodności i przepisy. Ponadto silnie regulowane branże, takie jak ochrona zdrowia, finanse czy organizacje rządowe, mają szczególnie surowe przepisy dotyczące zgodności i muszą przechowywać większość danych w oryginalnym formacie przez wiele lat. Jednak wiele firm nie zdaje sobie sprawy z wagi archiwizacji swoich wiadomości e-mail i nie posiada strategii zarządzania pocztą elektroniczną.

Nieprzestrzeganie przepisów i wymogów zgodności może mieć poważne konsekwencje prawne i skutkować grzywnami. Może prowadzić nawet do sporów cywilnych, w których właściciele danych będą dochodzić swoich praw na mocy unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Można tego uniknąć, korzystając z profesjonalnego rozwiązania do archiwizacji poczty elektronicznej, które zostało poddane audytowi i uzyskało certyfikat zgodności z RODO w zakresie przechowywania wiadomości e-mail.

Możliwość użycia wraz z istniejącymi narzędziami współpracy

Rozwiązania archiwizacyjne zapewniają też, że wszystkie wiadomości e-mail, w tym załączniki do plików, są przechowywane w całości w sposób odporny na manipulacje, dzięki czemu są kopią 1:1 w stosunku do oryginału. Jednak wiele firm, które decydują się na bazujące na chmurze zintegrowane narzędzia cyfrowej współpracy i pakiety produktywności, takie jak Google Workspace lub Microsoft 365, może nie widzieć potrzeby stosowania dodatkowych rozwiązań ochronnych.

Na przykład Google Vault (natywne narzędzie do zarządzania danymi w Google Workspace) może nie spełniać wymogów zgodności z profesjonalnym systemem archiwizacji wiadomości w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa dotyczących profesjonalnego zarządzania wiadomości e-mail. Wdrożenie niezależnego rozwiązania archiwizacyjnego innej firmy, kompatybilnego z Google Workspace, ma zatem kluczowe znaczenie dla wykorzystania najważniejszych funkcji narzędzia do współpracy, zapewniając bezpieczeństwo wiadomości e-mail i możliwość ich bezpiecznego przywrócenia w razie potrzeby.

Wnioski

Profesjonalna archiwizacja poczty elek­tronicznej może mieć kluczowe znaczenie dla utrzymania ciągłości działania biznesu i wno­si istotny wkład w koncepcję cyberodporności przedsiębiorstwa. Zapewnia również zgodność z wymogami prawnymi dotyczącymi przecho­wywania informacji krytycznych. Jest bar­dzo cennym filarem stanowiącym podstawę strategii zarządzania danymi.

Archiwizacja poczty od profesjonalistów

MailStore Software GmbH w Viersen koło Düsseldorfu w Niemczech jest spółką zależną firmy OpenText Security Solutions i jednym z wiodących na świecie dostawców rozwiązań do archiwizacji poczty elektronicznej. Jej flagowym produktem jest MailStore Server. Ponad 80 tys. firm, organów publicznych i instytucji edukacyjnych z ponad 100 krajach zaufało produktom tego niemieckiego specjalisty.

– Jako reseller często rozmawiamy z klien­tami na temat backupu, ale brakowało nam w portfolio dobrego rozwiązania do sprawnej archiwizacji poczty – mówi Dariusz Maroń, właściciel firmy Servcomp. – MailStore do­skonale wpisuje się w tę potrzebę i cieszy się dużym zainteresowaniem. Łatwa i szybka im­plementacja tego rozwiązania oraz przystępna cena przekładają się na dużą sprzedaż.

Ponadto, firma MailStore Software GmbH oferuje MailStore Service Provider Edition (SPE)  rozwiązanie dla dostawców usług zarządzanych, na którym na całym świecie polega ponad 1000 firm MSP, oferując swoim klientom archiwizację poczty elektronicznej w formie usługi. W portfolio znajduje się też bezpłatne narzędzie MailStore Home dla użytkowników indywidualnych, które umożliwia bezpłatną archiwizację ich prywatnych wiadomości e-mail. MailStore Home jest obecnie używany przez ponad milion użytkowników.

Więcej informacji na temat produktów MailStore można uzyskać na stronie internetowej www.mailstore.com/pl, wysyłając zapytanie na adres sales@mailstore.com lub kontaktując się z autoryzowanym dystrybutorem – firmą Bakotech www.bakotech.pl/vendors/mailstore poprzez wysłanie zapytania na adres mailstore@bakotech.pl lub kontakt telefoniczny pod numerem 664 751 900.

Anna Shahin  

Channel Marketing Manager, MailStore (firma OpenText)