Kilkunastu producentów i dilerów systemów ERP, przeznaczonych dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw, w ubiegłym roku wystąpiło do Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości o przyznanie akredytacji na wykonywanie systemów informatycznych w ramach programu 'Nowoczesne technologie w rozwoju przedsiębiorstw’, dzięki któremu Unia Europejska refunduje MSP sześćdziesiąt procent kosztów wdrożenia systemu ERP. Akredytacje przyznano niemal wszystkim. Od ubiegłego roku wykonawcami projektów finansowanych z unijnej kasy są między innymi: Exact, Logotec, MacroSoft, Matrix, Simple, Yuma. Klienci tych firm mogą występować o zwrot 60 proc. kosztów wdrożenia systemu informatycznego.

Kilkadziesiąt wdrożeń na miesiąc

Po dwóch miesiącach zapytaliśmy przedstawicieli akredytowanych przedsiębiorstw, czy certyfikat na wykonywanie unijnych projektów pomaga im w prowadzeniu biznesu. Okazuje się, że dotychczasowe efekty przeszły najśmielsze oczekiwania dostawców. Tylko w grudniu sprzedaż w tych przedsiębiorstwach wzrosła o ok. 20 proc.

– Grudzień to miesiąc, w którym sprzedaż aplikacji dla przedsiębiorstw zwykle stoi w miejscu – tłumaczy Sławomir Kosz, prezes MacroSoftu.

– Większość niewielkich firm wprowadzanie systemów informatycznych odkłada na styczeń. Tymczasem w ostatnim miesiącu 2002 roku udało nam się podpisać pięć kontraktów refinansowanych z unijnych pieniędzy. Kilkadziesiąt kolejnych wniosków czeka na rozpatrzenie. Gdyby nie dopłaty, z pewnością nie uzyskalibyśmy tak dobrego rezultatu. Mówię tu jednak wyłącznie o nowych klientach. Tymczasem wnioski składają także firmy, które kiedyś kupiły już u nas system pracujący w środowisku DOS, a dziś, korzystając z unijnych pieniędzy, chcą zmienić aplikacje na bardziej nowoczesne rozwiązanie.

MacroSoft nie jest jedyną spółką zadowoloną z efektów współpracy z PARP-em. Równie entuzjastycznie o akredytacji wypowiadają się przedstawiciele wrocławskiej Yumy i warszawskiego Simple’a. Ostatni z wymienionych producentów chwali się ośmioma kontraktami z klientami, którym przyznano już dotacje, i ponad dwudziestoma wnioskami czekającymi na rozpatrzenie.

– Co tu ukrywać, akredytacja okazała się żyłą złota – mówi Anna Morka odpowiedzialna za komunikację zewnętrzną w Yumie. – Otrzymanie certyfikatu nie wiązało się z żadnymi opłatami. Procedura także nie była zbyt skomplikowana. Przygotowanie dokumentów i otrzymanie akredytacji trwało w naszym przypadku niewiele ponad miesiąc.

Pomóc klientom

Okazuje się więc, że zaprzęgnięcie prywatnych firm do pracy w unijnych projektach daje doskonałe rezultaty. Pracownicy PARP-u nie byli nam w stanie podać dokładnej liczby dofinansowanych do tej pory projektów informatycznych, ale także przyznają, że pod koniec ubiegłego roku pojawiło się zdecydowanie więcej wniosków.
Poza tym, co ważniejsze, więcej jest lepiej przygotowanych. Rzadziej zdarzają się błędy proceduralne lub nieprawidłowo wypełnione dokumenty, które wcześniej dyskwalifikowały wnioskodawcę. Przyczyna zmniejszenia się liczby błędów jest łatwa do odgadnięcia. Firmy, które otrzymały akredytację, delegują zwykle pracownika, który pomaga klientom wypełniać wymagane przez PARP wnioski, gromadzić dokumenty itp.

– Nasi klienci mieliby ogromny problem z wypełnieniem wniosków – mówi Sławomir Kosz. – Najwięcej kłopotów sprawia im opisanie tego, co chcą zrobić, jakich spodziewają się rezultatów, jak te rezultaty zamierzają mierzyć. Krótko mówiąc, trudno im opisać sam projekt. Zdarzają się także problemy z określeniem struktury własności. W regulaminie przyznawania dotacji jest warunek, że firma musi należeć do MSP w rozumieniu polskiego prawa. Nie może więc mieć udziałowców (powyżej 25 proc. – przyp. red.) należących do grupy dużych firm. Dla naszego pracownika, który miesięcznie składa kilkadziesiąt takich wniosków, to działanie rutynowe.

Zwiększenie liczby wniosków o refundacje napływających do PARP-u wynika natomiast ze zmiany strategii informacyjnej. Firmy, które otrzymały akredytację, poszukują bowiem klientów i niemal wszystkich informują o możliwości otrzymania refundacji.

– Wydaje mi się, że taki rodzaj kampanii informacyjnej jest zdecydowanie bardziej efektywny niż prowadzony dotychczas przez PARP – stwierdza przedstawiciel jednej z akredytowanych firm. – Czasami odnoszę wrażenie, że urzędnikom kompletnie nie zależy na tym, by przedsiębiorca otrzymał zwrot zainwestowanych środków. My tymczasem mamy z tego bardzo konkretne sumy. Nic więc dziwnego, że dwoimy się i troimy, aby dotrzeć z informacją do każdego potencjalnego klienta.

Europejska logika

Większość przedstawicieli przedsiębiorstw nie ma większych problemów we współpracy z instytucjami odpowiedzialnymi za rozpatrywanie wniosków czy pomoc w ich przygotowaniu. Przyznają jednak, że polityka informacyjna prowadzona przez instytucje unijne jest mało efektywna.

– Czasami aż oczy przecieram ze zdziwienia – mówi jeden z przedsiębiorców. – W różnych miejscach Polski zorganizowaliśmy niedawno kilka spotkań informacyjnych dla potencjalnych klientów. Chcieliśmy powiedzieć im, że mogą występować o unijne pieniądze
i oczywiście zaprezentować im nasz system. Poprosiliśmy, by o procedurach przyznawania refundacji opowiedzieli urzędnicy regionalnych instytucji finansujących (instytucje współpracujące z PARP-em, mają m.in. doradzać przedsiębiorcom jak starać się o unijne dotacje). Niektórzy zażądali około tysiąca złotych za 45-minutowe wystąpienie. Nie we wszystkich częściach Polski, ale w niektórych musieliśmy płacić urzędnikom. Nie wiem, czy pieniądze trafiają na konto urzędów, czy do prywatnych kieszeni prelegentów, ale w obydwu przypadkach to skandal.

Trudno nie zgodzić się z rozmówcą, który z oczywistych względów woli pozostać anonimowy. Urzędnicy, którzy swoje pensje biorą między innymi za informowanie o unijnych programach pomocowych, nie powinni żądać pieniędzy za informowanie o… unijnych programach pomocowych.

O tym, że nie wszystko w unijnych procedurach jest proste i logiczne przekonali się na własnej skórze także przedstawiciele doskonale znanej i cieszącej się dobrą marką, nie tylko zresztą na polskim rynku, Scali. We wrześniu ubiegłego roku jej przedstawiciele wystąpili o akredytację. Okazało się, że nie uzyskali zgody, bo akredytowana firma musi działać na polskim rynku od co najmniej trzech lat. Scala tymczasem dwa lata temu zmieniła nazwę i otrzymała nowy regon.

– Unijni urzędnicy stwierdzili krótko: nowy regon, nowa firma i, mimo że w rzeczywistości istniejemy w Polsce od ponad sześciu lat, odmówili nam akredytacji. I nie pomogły żadne tłumaczenia – mówi przedstawiciel Scali.

Pewna kasa

Wszyscy przedstawiciele akredytowanych firm zgodnie przyznają, że kłopoty z wypłatą przyznanych przez PARP kwot refundacji się nie zdarzają. – Trwa to zwykle nie dłużej niż miesiąc – mówi Anna Morka.

Wcześniej jednak klient musi z własnych środków uregulować wszelkie zobowiązania wobec dostawcy. Dopiero na podstawie dostarczonej do PARP-u faktury wypłacana jest refundacja. Przedstawiciele dostawców podkreślają, że ta procedura ma jedną podstawową zaletę. – Nie zdarzają się przeterminowane płatności. Im szybciej klient nam zapłaci, tym szybciej otrzyma zwrot 60 proc. inwestycji, a mowa tu przecież o kwotach sięgających 40 tys. złotych, więc każdemu zależy na czasie – mówią.

Procedura wypłat unijnych pieniędzy w ramach programu 'Nowoczesne technologie w rozwoju przedsiębiorstw’ nakazuje wprawdzie refundację dopiero po zapłaceniu faktury, jednak dopuszcza możliwość pięćdziesięcioprocentowej zaliczki. PARP informuje o tym firmy otrzymujące pomoc w piśmie o przyznaniu refundacji.

– Do przedsiębiorstwa przesyłany jest gotowy formularz wniosku o udzielenie zaliczki – mówi Sławomir Kosz. – Okazuje się jednak, że klienci nieczęsto występują o przedpłatę. Wdrożenie trwa bowiem zwykle najwyżej dwa miesiące. Zamrożenie gotówki na ten czas nawet dla niewielkiej firmy nie jest dużym problemem.