Integracja FileNet Maximo

Głównymi odbiorcami tego zintegrowanego rozwiązania są przedsiębiorstwa bądź instytucje posiadające wdrożony system Maximo, zainteresowane poszerzeniem możliwości systemu o korzyści wynikające z posiadania oprogramowania wchodzącego w skład platformy IBM BAW. Istnieje duża grupa odbiorców, którzy posiadają obydwa systemy działające niezależnie, których wydajność produkcyjna jest potencjalnie obniżona z powodu braku mechanizmów umożliwiających płynną współpracę systemów.

Maximo Manage pozwala dołączać pliki w postaci załączników rekordów aplikacji, umożliwiając kojarzenie z nimi wymaganej dokumentacji, jednak funkcjonalność ta sprowadza się do przechowywania plików na dysku, bez dostarczania rozbudowanych mechanizmów pozwalających na odpowiednie zarządzanie treścią. Głównymi niedogodnościami, które z tego wynikają są: brak możliwości wersjonowania załączników oraz brak mechanizmów kontrolujących uprawnienia na poziomie poszczególnych dokumentów.

W tym miejscu do akcji wkraczają systemy typu DMS (Document Management System), bądź szerzej, oprogramowanie ECM (Enterprise Content Management), którym jest platforma IBM Business Automation Workflow. Silnik treści (IBM Content Platform Engine), będący komponentem IBM BAW, może być zastosowany w roli modułu DMS. Plusem takiego rozwiązania jest wysoka elastyczność i możliwość rozbudowy systemu w przestrzeni oprogramowania klasy ECM. Zespół Clarite Polska, wychodząc naprzeciw potrzebom klientów, postanowił dostarczyć zintegrowany system, dający przedsiębiorcom możliwość obsługi szeroko pojętych potrzeb biznesowych, w efekcie czego powstała opisywana integracja usprawniająca i automatyzująca przepływ informacji między integrowanymi systemami.

Mechanizm integracji w ogólnym podejściu umożliwia użytkownikom systemu korzystanie z silnika treści IBM CPE jako systemu DMS w aspekcie załączników elektronicznych rekordów aplikacji Maximo. Podstawowym zadaniem integracji jest zastąpienie (lub poszerzenie) wbudowanych funkcji, które pozwalają na dodawanie dokumentów w formie załączników do rekordów o możliwość wykonania analogicznych operacji pozwalających na umieszczenie dokumentu w magazynie obiektów silnika treści IBM CPE.

Omawiana integracja pozwala na szybszą pracę użytkowników, a także wyeliminowanie pomyłek związanych z ręcznym dodawaniem referencji do dokumentów umieszczonych w FileNet. Załączanie plików na różnym poziomie wersji pozwoli na dopasowanie działania systemu do strategii przyjętej przez firmę podczas pracy z załącznikami oraz do charakteru dokumentów.

Istotnym elementem integracji jest odwzorowanie struktury folderów systemu Maximo w repozytorium FileNet. Podczas procesu dodawania załączników, dokumenty są umieszczane w strukturze folderów analogicznej do struktury określonej w Maximo. Podejście takie pozwala na intuicyjne poruszanie się użytkowników na co dzień pracujących z tym systemem, po strukturze dokumentów w repozytorium FileNet.

Jedną z funkcjonalności dostępnych dzięki integracji, jest możliwość podglądu i identyfikacji dokumentu. Zintegrowany system zapewnia bezpośredni dostęp do załączonego pliku udostępnionego w Bibliotece Dokumentów Elektronicznych, bądź załączonego do rekordu aplikacji Maximo. Bezpośrednio z interfejsu udostępnione są wszystkie funkcje silnika IBM FileNet (CPE) w kontekście dokumentu, tj. historia wersji, model uprawnień, podgląd i edycja właściwości, wizualizacja i pobranie dokumentu. W celu poprawnego zarządzania uprawnieniami, obydwa integrowany systemy są być podłączone do tej samej usługi katalogowej, w której przechowywane są konta użytkowników.

System umożliwia przeglądanie wszystkich dokumentów związanych z systemem Maximo z jednego miejsca z możliwością dołączenia wybranych dokumentów do Biblioteki Dokumentów Elektronicznych. Możliwość taka jest szczególnie przydatna w przypadku chęci dołączenia dokumentów niewspółdzielonych w Bibliotece Załączników Elektronicznych Maximo, a znajdujących się w magazynie obiektów silnika treści FileNet. Pozwala to na wstępne dodawanie dokumentów do magazynu obiektów oczekujących na udostępnienie w systemie Maximo. Dodatkowym atutem jest również możliwość przeglądania wersji oraz usuwania wybranych dokumentów.

Najważniejszymi funkcjami zrealizowanej integracji są:

• Dwukierunkowa współpraca integrowanych systemów:
  • dokumenty mogą być dodawane z Maximo,
  • dokumenty mogą być dodawane z FileNet (przykładowo w wyniku skanowania bądź z innych systemów zintegrowanych) i automatycznie dołączane do zidentyfikowanych rekordów Maximo.
• Elastyczność rozwiązania wynikająca z wykorzystania mechanizmów silnika treści jako podstawowy punkt integracji.
• Rozbudowany mechanizm wersjonowania, możliwość śledzenia wszystkich wersji dokumentu z poziomu interfejsu Maximo.
• Możliwość dodawania dokumentów do Biblioteki Dokumentów Elektronicznych Maximo oraz załączników rekordów aplikacji bezpośrednio z poziomu interfejsu systemu Maximo jak i FileNet.
• Zcentralizowane zarządzanie dokumentami oraz załącznikami umieszczanymi w repozytorium FileNet.
• Możliwość dołączania istniejących plików.
• Możliwość śledzenia wszystkich wersji dokumentu.
• Odwzorowanie struktury folderów systemu Maximo w repozytorium FileNet, możliwość grupowania dokumentów zgodnie z konwencją folderów systemu Maximo.
• Rozbudowany system zarządzania uprawnieniami oparty i klasy dokumentów, foldery zawierania, z wykorzystaniem usługi katalogowej klienta.
• Możliwość uruchamiania procesów obiegu dokumentu FileNet (bądź BPM) bezpośrednio z interfejsu Maximo.
• Możliwość dodawania do rekordów Maximo spraw FileNet (ubogacenie Maximo nie tylko o DMS, czy obieg dokumentów, ale również prowadzenie spraw związanych z dokumentacją po stronie systemu FileNet (w wersji IBM Case Manager).

Integracja systemów klasy korporacyjnej (enterprise) pozwala na stworzenie wydajnego, niezawodnego rozwiązania, unifikującego cechy oprogramowania klas ECM BPM oraz EAM. Dzięki wszechstronności wysoce wyspecjalizowanych, współpracujących ze sobą systemów, pozwala w pełni zaspokoić potrzeby firm i w sposób optymalny poprawić ich konkurencyjność. Usprawnienie przepływu danych stanowi kluczową rolę w stworzeniu pełnowartościowego, zintegrowanego środowiska.