Nowe przepisy odnoszące się do e-faktur znalazły się projekcie zmian w ustawie o VAT, podpisie elektronicznym, ustawie o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz w kodeksie cywilnym.

Zgodnie z proponowaną nowelizacją ustawy o VAT przedsiębiorcy będą mogli samodzielnie wdrażać system do fakturowania w formie elektronicznej albo zdecydować się na outsourcing. Faktury będzie mógł przechowywać zewnętrzny podmiot na podstawie umowy. Przepisy zalegalizują możliwość przesyłania e-faktury na nośnikach zewnętrznych, takich jak płyty CD, DVD, dyskach twardych, kartach pamięci itp.

Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury mają być zagwarantowane poprzez zaawansowany podpis elektroniczny (a nie tzw. bezpieczny, czyli z certyfikatem wg obecnych przepisów). Podpisu zaawansowanego będzie można używać zarówno z zastosowaniem bezpiecznego urządzenia, jak i bez niego. Zgodnie z założeniami ustawy o e-podpisie musi on być jednoznacznie przyporządkowany podpisującemu i umożliwiać jego identyfikację. Zaawansowany e-podpis należy stworzyć przy pomocy środków, które użytkownik ma pod swoją wyłączną kontrolą. Ponadto powinien zostać tak powiązany z danymi, do których się odnosi, żeby każda zmiana danych była wykrywalna. Bezpieczeństwo przesyłania faktur ma gwarantować także system wymiany danych elektronicznych (EDI), jeżeli umowa dotycząca wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.

Proponowane przepisy dopuszczają naruszenie integralności treści e-faktury wynikające ze specyfiki techniki zastosowanej do wystawiania i przesyłania dokumentów formie elektronicznej. Możliwa byłaby np. zmiana formatu faktury, jeżeli nie prowadzi do modyfikacji obowiązkowych danych.

Nowelizacja przypomina także o konieczności wyrażenia zgody przez kontrahenta na otrzymywanie e-faktur. Wymianę dokumentów można rozpocząć w uzgodnionym pisemnie terminie albo najwcześniej po dniu wyrażenia zgody na e-fakturowanie. Korektę e-faktury będzie można wystawić także w formie elektronicznej. Do potwierdzenia odbioru faktury wystarczy e-mail.

Ustawa wejdzie w życie w ciągu 3 miesięcy od jej ogłoszenia.