Przepisy regulujące kwestie dotyczące stosowania dokumentacji elektronicznej w medycynie wprowadzono jeszcze w 2010 r. Jednak pierwotny termin obowiązywania wyłącznie cyfrowych dokumentów, ustalony na 1 sierpnia 2014 r., został niemal w ostatniej chwili przełożony – najpierw na 1 sierpnia 2017 r., a następnie (w październiku 2015) na 1 stycznia 2018 r. Ta data może wydawać się odległa, ale ze względu na złożoność wdrożenia systemu EDM czasu pozostało niewiele.
Mimo że od początkowo zakładanego terminu upłynęło już półtora roku, wciąż funkcjonują placówki medyczne, które nie wprowadziły zmian narzuconych ustawą – nie wdrożyły oprogramowania ani infrastruktury IT niezbędnych do obsługi systemu elektronicznego obiegu dokumentów medycznych. Z raportu „Wyzwania IT ochrony zdrowia 2015–2017”, opublikowanego przez firmę BMM, wynika, że w najgorszej sytuacji jest 11 proc. jednostek, które do tej pory nawet nie rozpoczęły przygotowań. Kolejnych 21 proc. ankietowanych placówek ocenia, że nie zdąży w pełni dostosować się do wymagań związanych z Elektroniczną Dokumentacją Medyczną (raport został opublikowany, gdy obowiązywała data 1 sierpnia 2017 r.). Gotowość do przejścia na EDM wysoko ocenia zaledwie 26 proc. podmiotów biorących udział w badaniu.


 

W zdecydowanej większości placówek medycznych trwają wdrożenia EDM, ale stopień zaawansowania prac jest bardzo zróżnicowany. Często są to projekty polegające na budowaniu systemów IT od podstaw, ponieważ wiele podmiotów wcześniej korzystało wyłącznie z papierowych kartotek. Prym wiodą prywatne placówki, które szybciej niż państwowe przechodzą na dokumentację medyczną wyłącznie w formie elektronicznej. We wszystkich regały z papierowymi dokumentami muszą być zastąpione pamięciami masowymi oraz serwerami z aplikacjami zarządzającymi rejestracją pacjentów i przechowywaniem danych medycznych. Ponieważ dokumentacja ma być przechowywana tylko w formie elektronicznej, dużą wagę przykłada się do jej archiwizacji i tworzenia kopii zapasowych.

Finansowanie i inne problemy

Główną bolączką licznych placówek medycznych, które nie są w stanie wypełnić ustawowego obowiązku wdrożenia EDM, są finanse. Koszt niezbędnych inwestycji wynosi od 500 tys. do nawet kilku milionów złotych, w zależności od wielkości i profilu danego ośrodka. Niektóre samorządy w ogóle nie podjęły próby pozyskania środków na wdrożenia systemów w podległych im jednostkach. Pomóc mogą dotacje UE na systemy do obsługi EDM, których uruchomienie nastąpiło w 2016 r. Chodzi o perspektywę unijną na lata 2014–2020, w której na cyfryzację w Polsce przeznaczono 25–30 mld zł. Spora część tej kwoty trafi do jednostek leczniczych na sfinansowanie projektów związanych z e-zdrowiem.


 

Dawid Manuszak

Product Manager, Veracomp

Podmioty lecznicze są zobowiązane do wdrożenia indywidualnej elektronicznej dokumentacji medycznej ostatecznie do 1 stycznia 2018 r. Kolejne przesunięcia terminu świadczą o tym, że placówki w dalszym ciągu mają problemy z realizacją takiego projektu. Poziom informatyzacji w podmiotach medycznych przygotowujących się do obsługi EDM jest zróżnicowany i w dużym stopniu uzależniony od możliwości finansowania. Perspektywa unijna na lata 2014–2020 to szansa dla spóźnialskich na dostosowanie infrastruktury IT do wymogów prawnych.
 

 

Koszty takiego wdrożenia zależą m.in. od stanu informatyzacji danej placówki. Czasem trzeba tylko dostosować istniejący system do wymagań ustawy. Kiedy indziej infrastrukturę informatyczną należy zbudować od nowa. Wtedy inwestycja będzie miała znacznie większy zasięg, bo musi objąć stworzenie szpitalnej serwerowni (z serwerami, macierzami, zasilaniem, klimatyzacją itd.), sieci komputerowej (kablowej i bezprzewodowej) oraz stanowisk pracy (z komputerami, drukarkami, skanerami).
Kolejnym częstym problemem są kwestie organizacyjne, przede wszystkim niepodjęcie zawczasu działań planistycznych. Wdrożenie systemu, jego dostosowanie do wymagań prawnych i uruchomienie w środowisku produkcyjnym zajmuje dwa, a nawet trzy lata. Doświadczenia placówek, które znajdują się na zaawansowanym etapie wdrażania EDM, pokazują, że właściwe określenie priorytetów umożliwia skrócenie czasu realizacji takiego projektu. W pierwszej kolejności należy skoncentrować się na wdrożeniu systemów medycznych oraz ich zintegrowaniu. Rozbudowę lub wymianę rozwiązań w części administracyjnej można odłożyć, ponieważ nie są to prace priorytetowe dla wdrażającego EDM.
Trzeba też pamiętać o przeszkoleniu pracowników medycznych i administracyjnych. Konieczne jest np. przygotowanie lekarzy do nowych procedur. Może się to okazać kolejnym wyzwaniem, ponieważ część medyków czuje opór przed używaniem systemów informatycznych. Zjawisko takie występuje u osób starszych, przyzwyczajonych do pracy wyłącznie z papierowymi dokumentami.

Dwa systemy

Zadaniem dostawcy IT jest zaplanowanie i przeprowadzenie wdrożenia rozwiązania, które spełnia wymagania ustawowe oraz uwzględnia przyszłe potrzeby placówki medycznej, czyli jest skalowalne. Dotyczy to zarówno serwerów, macierzy dyskowych, jak i oprogramowania do backupu, które mają zapewnić wydajne i bezpieczne funkcjonowanie systemu w przyszłości, kiedy dokumentacja medyczna będzie zajmować coraz większą przestrzeń.
– Przykładowo ucyfrowienie analogowych zdjęć rentgenowskich spowoduje znaczny wzrost zapotrzebowania na pojemność systemów przechowywania danych – mówi Jan Siwek, dyrektor Działu Medycznego w Alstor.
Trzeba też odróżnić elektroniczną dokumentację wewnętrzną, wspomagającą codzienną pracę przychodni, gabinetu i szpitala, od przedsięwzięcia, jakim jest Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizy i Udostępniania Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych (jej nazwa kodowa –to projekt P1). Dobrze skonstruowany program musi rozdzielać poszczególne rodzaje dokumentacji, a tym samym zapewnić gromadzonym wewnętrznie informacjom dużą odporność na zmiany formatów przekazywania dokumentacji na zewnątrz. Istotne jest nie tylko proste dostosowanie do wymogów P1, ale także do przyszłych zmian, jakie mogą zachodzić w formatach wymiany informacji. Dowodzą tego wymagania dotyczące raportów dla NFZ, które regularnie się zmieniają.

 

 

 

Michał Gawryś

Account Manager, Sektor Zdrowia, IBM

Aby masowo wprowadzić EDM, konieczne jest zapewnienie dostępności systemu wymiany cyfrowej dokumentacji medycznej między placówkami ochrony zdrowia, znanego jako Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizy i Udostępniania Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych. Niestety, po siedmiu latach prowadzenia projektu przez państwo jego realizacja jest zagrożona i wszystko wskazuje, że nie zostanie ukończona nawet w 2017 r.

 

 
Mobilny dostęp

Dokumentacja elektronicza, w przeciwieństwie do papierowej, zawsze jest w zasięgu lekarza. Co więcej, nie ma przeszkód technicznych, aby umożliwić mobilny dostęp do niej z dowolnego miejsca, m.in. podczas wizyt domowych. Kopiowanie danych, np. na laptopa, i przemieszczanie się z nimi jest nie tylko niepraktyczne, ale – co gorsza – sprzeczne z przepisami o ochronie danych wrażliwych i osobowych. W przypadku kradzieży lub zgubienia komputera z takimi danymi odpowiedzialność personalna jego użytkownika jeszcze bardziej rośnie. Prawnych obwarowań mobilnego dostępu do EDM jest znaczniej mniej. Mogą z niego korzystać zarówno lekarze, jak i pacjenci. Trzeba przy tym pamiętać, że − zgodnie z obowiązującymi przepisami − nadal niektóre elementy dokumentacji (m.in. recepty, zwolnienia i skierowania) muszą powstać w formie papierowej.
W praktyce zdalny dostęp do EDM może być realizowany za pośrednictwem urządzeń przenośnych (notebooków, tabletów) podłączonych do Internetu i działających w nich aplikacji medycznych (również przeglądarek internetowych). Placówka medyczna potrzebuje oczywiście do tego odpowiedniego systemu, który umożliwia dostęp do mobilnej dokumentacji medycznej. Ten ostatni element to nie pojedyncza aplikacja, ale zintegrowane rozwiązanie. Składa się z narzędzi służących do wprowadzania dokumentów (z funkcjami skanowania i indeksowania, formularzami online), zarządzania dostępem do kartoteki (w obrębie placówki i poza nią), mechanizmów obsługi podpisów elektronicznych, zarządzania samą kartoteką (opisywaniem skanów, uzupełnianiem braków, udostępnianiem dokumentów) oraz obiegiem dokumentów (tworzeniem kolejek i zarządzaniem listami zadań). Nie można zapominać, że wprowadzenie mobilnego dostępu nie sprowadza się do odpowiednich narzędzi i procedur. Bardzo ważne jest również określenie, jakie informacje i komu są udostępniane, zastosowanie mechanizmów autoryzacji dostępu oraz szeroko pojętych zabezpieczeń, które zagwarantują bezpieczeństwo danych.
Jednak dla upowszechnienia się mobilnego dostępu do danych medycznych konieczne są działania w dwóch obszarach. Po pierwsze, zmianie powinny ulec przepisy, które nie są dostosowane do dzisiejszych realiów technicznych. Po drugie, potrzebny jest krajowy system informatyczny umożliwiający wymianę danych między placówkami ochrony zdrowia. Trwają już prace w obu zakresach. Odbyły się pilotażowe wdrożenia systemów umożliwiających korzystanie z elektronicznych recept i skierowań. Realna staje się wizja domowych wizyt, podczas których wszystkie formalności zrealizowane są za pomocą tabletu, w tym automatyczne przesyłanie recept do aptek, zaś e-zwolnień − do pracodawców. Tak samo może wyglądać wydawanie skierowań.
 

Bezpieczny system informatyczny

Sprzęt i oprogramowanie do obsługi EDM muszą spełniać określone wymagania. Niezbędne jest zabezpieczenie dokumentów przed utratą lub uszkodzeniem. System powinien tworzyć kopie zapasowe i umożliwiać łatwe odzyskanie danych, jeśli zajdzie taka potrzeba. Dostęp do danych mogą mieć wyłącznie uprawnione osoby. Każdy użytkownik musi mieć indywidualne konto oraz hasło zgodne z wymaganiami ustawy o ochronie danych osobowych. Jakakolwiek zmiana treści dokumentu musi być zapamiętywana wraz z informacją, kto ją wprowadził i kiedy. Uprawnienia do modyfikacji wpisów w kartotekach powinny być przypisane wyłącznie do kont lekarzy.

Przepisy dopuszczają udostępnianie pacjentowi jego dokumentacji medycznej – w formacie XML lub PDF. Każdy element cyfrowej dokumentacji musi dać się wydrukować, przy czym należy rejestrować, ile wydruków powstało oraz kto i kiedy je zrobił. Zabezpieczenia systemu obejmują nie tylko środki techniczne, ale również procedury. Chodzi m.in. o okresowe sprawdzanie skuteczności zabezpieczeń czy zaprojektowanie planów długotrwałego przechowywania dokumentacji w formie cyfrowej, uwzględniających przeniesienie danych na inne nośniki w celu zapewnienia ciągłości dostępu do nich.