Jak przez polskich urzędników traktowane są przepisy skarbowe, najlepiej świadczy ciągnąca się latami sprawa podatku VAT na licencje. Na łamach CRN bardzo często poruszaliśmy ten temat. Przypomnimy więc tylko, że do czasu ostatecznego załatwienia sprawy (wprowadzenia przepisu obejmującego licencje podatkiem VAT) mieliśmy w Polsce kuriozalną sytuację prawną. Przedsiębiorca nie mógł bowiem czuć się bezpieczny, niezależnie od tego czy odprowadził VAT od licencji, czy nie. Oczywiście zawsze pozostawała możliwość zrezygnowania ze sprzedaży w ogóle, ale to rozwiązanie w rodzaju wylania dziecka z kąpielą. Po kilku latach zmagań z Ministerstwem Finansów i urzędami skarbowymi branża IT doczekała się w końcu jednoznacznych przepisów regulujących obrót licencjami na oprogramowanie.

– Ta sprawa została wprawdzie załatwiona, ale ciągle mamy mnóstwo innych przepisów, które można traktować równie dowolnie – narzekają producenci aplikacji finansowo-księgowych. – W tej sytuacji trudno więc zaprojektować system, który byłby zgodny z wszystkimi wytycznymi księgowymi.

Błędy z kraju i ze świata

Nic dziwnego, że w tej sytuacji zgodność oprogramowania finansowo-księgowego z ustawą o rachunkowości stała się ostatnio elementem wojny konkurencyjnej. Polscy producenci twierdzą, że większość zagranicznych rozwiązań nie uwzględnia naszych przepisów. Kilka miesięcy temu głośno było o produkcie jednego z ogólnoświatowych gigantów ERP. Okazało się, że we wprowadzanej przez niego na polski rynek aplikacji (wspomagającej zarządzanie w MSP) nie przewidziano funkcji wystawiania faktur korygujących. System w tej części pracował zgodnie z amerykańskimi przepisami księgowymi, które nakazują wycofać błędnie wystawioną fakturę i wypisać nową. Operacja taka jest jednak całkowicie niezgodna z polskim prawem. Producent oczywiście już po pierwszym sygnale naprawił błąd, ale jego konkurenci zdarzenie to ciągle traktują jak oręż do walki o klienta.

– I nie ukrywam, że odrobinkę utrudnia to pracę naszym handlowcom – mówi przedstawiciel producenta. – Na szczęście mamy w Polsce na tyle silną markę, że do tego rodzaju wieści klienci podchodzą z pewnym dystansem.
Wspomniany producent nie jest oczywiście jedynym, z którym konkurencja walczy takimi metodami. Rozbieżności między polskimi i zachodnimi przepisami o rachunkowości bywają bowiem spore.

– Według niemieckiego prawa wystawienie faktur korygujących jest przestępstwem ­ podaje jako przykład przedstawiciel wspomnianego już producenta. ­ Czasami pełne dostosowanie systemu do przepisów rachunkowych jest niemożliwe, ale nie ma nic wspólnego z tym czy system od podstaw tworzony jest w Polsce, czy tylko dostosowywany do naszych warunków. Po prostu nie wszystko da się zautomatyzować. Ważne jest, aby klient kupujący rozwiązanie wiedział, co w jego dziale księgowości będzie trzeba robić ręcznie, jakie dane będą przepisywane w celu otrzymania np. odpowiednich wydruków. To już jest kwestia uczciwości sprzedawcy.

Jak by co, to winny klient

W tej sytuacji nic dziwnego, że producenci sporo energii wkładają w uzyskanie potwierdzenia, że ich systemy są zgodne z ustawą o rachunkowości. Podstawowym sposobem kontroli, stosowanym przez wszystkich dostawców aplikacji finansowo-księgowych, jest audyt oprogramowania dokonany przez specjalistów. Metoda jest prosta, pilotażową wersję systemu testuje niezależny ekspert, a jeśli okaże się to konieczne, zleca wprowadzenie poprawek i wystawia opinię o zgodności aplikacji z polską ustawą o rachunkowości. Sprawdzenie oprogramowania zlecić można wyspecjalizowanej firmie konsultingowej, audytorskiej itp. W zależności od organizacji kontrolującej oprogramowanie opinia taka kosztuje od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych.

– W skali wydatków średniej wielkości producenta nie jest to więc ogromna kwota – mówi Roman Zaleśny, wiceprezes Great Plains Software. – W ostatnim czasie na rynku pojawiło się sporo przedsiębiorstw oferujących weryfikacje sprzedawanych już systemów. Co jakiś czas na moje biurko trafia oferta współpracy z dość dobrej klasy specjalistami.

Jak twierdzą producenci, wciąż najbardziej powszechne są potwierdzenia zgodności wystawiane przez Stowarzyszenie Księgowych Polskich. Należy jednak zdawać sobie sprawę z tego, że te opinie mają jeden mankament. SKP (podobnie jak inne organizacje badające systemy do obsługi finansów) nie bierze za swą opinię żadnej odpowiedzialności prawnej. Jeśli więc okaże się (np. w czasie kontroli UKS u klienta końcowego), iż testowane przez stowarzyszenie oprogramowanie nie spełnia wszystkich warunków ustawy o rachunkowości, wina spada na klienta.

Nadzieja w konkurencji

Klient, jeśli pojawiają się problemy, pretensje kieruje do producenta.

– I nic w tym dziwnego – mówią przedstawiciele dostawców aplikacji finansowo-księgowych. – Trudno się jednak oprzeć wrażeniu, że płacimy za nic. Dla firm i organizacji oferujących weryfikacje oprogramowania finansowo-księgowego to dość wygodna sytuacja. Sprawdzają, kasują pieniądze, a gdy pojawiają się problemy, umywają ręce.

Dlaczego więc twórcy systemów finansowo-księgowych płacą za teoretycznie mało użyteczny dokument? Niemal wszyscy odpowiadają krótko: posiadanie opinii autorytetów księgowych znacznie wspomaga proces sprzedaży, pozwala zdobyć zaufanie klienta. Poza tym przygotowanie tego rodzaju dokumentu to dodatkowy sposób weryfikacji produktu umożliwiający wychwycenie wszelkich błędów.

– O tym, że na rynku aplikacji finansowo-księgowych panuje ogromna konkurencja, nikogo przekonywać nie trzeba – tłumaczy przedstawiciel Exactu. – Nie dbający o jakość oferowanego oprogramowania dostawca długo się na nim nie utrzyma. Na szczęście zwiększająca się konkurencja wśród instytucji oferujących weryfikacje systemów pod względem prawnym może spowodować, że za jakiś czas audytorzy zaczną przejmować odpowiedzialność za swoją pracę.

Rekomendacja dla wybrańców?

Stowarzyszenie Księgowych Polskich poza opinią o systemie oferuje dokument nazwany rekomendacją. Jest to najpoważniejsze chyba na polskim rynku zapewnienie, że aplikacja spełnia wszelkie wymagania ustawy o rachunkowości. Rekomendację wydaje warszawski zarząd SKP (w przypadku zwykłych opinii są to placówki terenowe stowarzyszenia). Ostatnio dokumentem tym chwalił się Matrix (notabene firma ta twierdzi, że produkuje jedyny na polskim rynku system finansowo-księgowy całkowicie zgodny z ustawą o rachunkowości).

Rekomendację otrzymać niełatwo. Jak twierdzą niektórzy producenci, powodem nie jest jednak skomplikowana procedura jej przyznawania ani wysokie wymagania wobec weryfikowanych wyrobów.

– Rekomendacja wydawana jest z powodów, można powiedzieć, politycznych – powiedziało nam kilku przedstawicieli różnych dostawców systemów ERP. – Produkt znanej ekspertom firmy może dostać pozytywną opinię, a wcale nie gorszy system, oferowany przez dostawcę niezaprzyjaźnionego ze stowarzyszeniem, już jej nie uzyska.

Niestety nie udało nam się rozwiać wątpliwości producentów bezpośrednio w Stowarzyszeniu Księgowych Polskich. Eksperci przez kilka dni odsyłali nas od jednego do drugiego. W końcu doradca zarządu ds. informatyki poinformował nas, że nie będzie z nami rozmawiał, bo… w biurze jest przeprowadzka.

Nieopłacalne upgrade’y

Przedsiębiorstwa zajmujące się weryfikacją prawną systemu nie przyjmują odpowiedzialności prawnej za swoje opinie, jak twierdzą, z powodu dynamicznie zmieniającego się w naszym kraju prawa.

– Zdajemy sobie sprawę, że dla klientów byłoby to spore ułatwienie mówią przedstawiciele firm audytorskich. – Nawet najlepsza rekomendacja, opinia czy certyfikat stwierdzają jednak jedynie, że system zgodny jest z ustawą o rachunkowości w dniu wystawienia. Wprowadzenie przez ustawodawcę każdego nowego przepisu może ten stan zmienić. Nie możemy więc gwarantować, że producent będzie na bieżąco aktualizował oprogramowanie u wszystkich swoich klientów.

Wszyscy producenci błyskawicznie reagują na zmiany w przepisach, po których konieczny jest upgrade oprogramowania. Większego problemu nie ma w przypadku tzw. aplikacji pudełkowych. Producent sprzedaje bowiem wtedy kolejne pudełka z uaktualnieniami i po kłopocie.

– Trudno powiedzieć, że to dla kogoś doskonały interes – mówi przedstawiciel MacroSoftu. – Jednak w ten sposób dostawcy aplikacji dla najmniejszych firm wyrównują przynajmniej koszty upgrade’u. Trochę bardziej skomplikowane jest to w przypadku producentów systemów

ERP, które wymagają obsługi serwisanta.

Rzeczywiście, producenci systemów ERP, które wymagają procedury wdrożeniowej, muszą do każdego klienta wysłać pracownika, który na miejscu w odpowiednich aplikacjach wprowadzi niezbędne poprawki. Dla większych dostawców zapewnienie pełnej zgodności z ustawą o rachunkowości wiąże się więc ze sporymi kosztami, szczególnie że większość takich uaktualnień wykonywanych jest bezpłatnie.