Właściwie po co nam wirtualne biuro, skoro mamy do wykorzystania firmowe przestrzenie fizyczne i możliwość pracy w modelu home office?

Maria Kożuchowska VIVERSE FOR Business to nie tylko wirtualne biuro, ale skalowalna wirtualna platforma w ramach której, firmy mogą dowolnie dostosowywać poszczególne moduły i elementy środowiska VR i elementy wystroju. Dostęp do niej można uzyskać również za pośrednictwem przeglądarki na laptopie lub smartfonie, dzięki czemu każdy może wziąć udział, niezależnie od urządzenia jakie ma do dyspozycji. Jest to nowe rozwiązanie, które testujemy już od kilku lat. Pierwsze spotkania, wywiady i konferencje prasowe w VR zorganizowaliśmy już w 2020 roku. VIVERSE FOR Business to nie tylko biuro, ale sale wykładowe, galerie sztuki, hale targowe, aule wykładowe, sceny do występów, kameralne salki do rozmów biznesowych, ale także sklepy, sale fitness i wiele innych pomieszczeń i przestrzeni. W przeciwieństwie do fizycznych spotkań, VIVERSE FOR Business oferuje możliwość natychmiastowego spotkania się z pracownikiem lub partnerem biznesowym w dowolnym czasie, niezależnie od tego, gdzie lub w jakim kraju znajduje się inna osoba. Wystarczy założyć gogle VR HTC VIVE, wówczas pojawimy się jako awatar, którego wcześniej sami możemy stworzyć, także na podstawie naszej podobizny, a nawet zdjęcia i wszyscy zainteresowani pojawią się w tej samej wirtualnej przestrzeni, w której faktycznie można robić dokładnie to samo, co na fizycznym spotkaniu, a nawet więcej. To jednak zależy od wykupionej opcji i modułów. Istnieje też możliwość stworzenia środowiska na zamówienie, ale jest to bardziej czasochłonne i droższe. Zatem możemy wyświetlić prezentacje, zdjęcia, filmy, a nawet bardzo dokładne obiekty 3D. Natomiast praca zdalna daje nam jedynie możliwość wideo rozmowy lub wspólnej edycji dokumentów w chmurze. Naszym celem jest pokazanie tego, że wirtualna przestrzeń niesie ze sobą aspekt obecności i zaangażowania. Dzięki niej, a więc spotkaniom twarzą w twarz, jesteśmy bardziej efektywni, skupieni na zadaniach i łatwiej przyswajamy wiedzę. W wirtualnym biurze możemy nie tylko zgromadzić w jednej przestrzeni cały zespół firmy, ale też spotykać się z klientami i kontrahentami, a czasem fizycznie dzielą ich nawet kontynenty. Oszczędzamy przy tym czas i koszty, a w porównaniu ze zwykłym biurem, przedsiębiorstwom odpadają wydatki na podróże czy wynajem pomieszczeń.

Czym różni się biuro w VR od spotkań online w trybie wideo, które również pozwalają na skomunikowanie ze sobą osób przebywających w różnych miejscach?  

Spotkania w wirtualnej rzeczywistości dają nam możliwości niedostępne za pomocą klasycznych komunikatorów. Przede wszystkim odczucia są znacznie bliższe tym, które mamy podczas fizycznego spotykania się i wspólnych aktywności z innymi osobami. W wirtualnym biurze mamy swoje avatary, które z coraz większą precyzją odzwierciedlają nasz prawdziwy wygląd – twarz, sylwetkę, ruch oczu, ust, mimikę twarzy, gesty… Można chociażby podejść do danej osoby i wręcz poczuć jej obecność, jak też przemieszczać się w trójwymiarowych przestrzeniach biura, przebywać w różnych pomieszczeniach, spotykać się w mniejszym lub większym gronie, w tym chodzić na zebrania czy prezentacje. Mamy do dyspozycji również dźwięk przestrzenny, dzięki czemu odgłosy są realistyczne, nawet gdy odwracamy się w stronę osoby mówiącej lub gdy jesteśmy gdzieś dalej. Co ciekawe, w trybie VR introwertycy charakteryzują się większą otwartością w dzieleniu się swoimi pomysłami. Dzieje się tak dlatego, że w wirtualnej przestrzeni czują się bezpieczniej, gdyż są awatarem. Reasumując, Viverse poprawia interakcję oraz komunikację z pracownikami czy klientami i podnosi kreatywność, co w rezultacie ułatwia integrację, a także poprawia produktywność rozproszonych zespołów. Przy czym nasza technologia oddziałuje także na emocje, a to ułatwia zapamiętywanie. Dlatego szkolenia w VR są tak efektywne i coraz częściej stosowane w różnych branżach. Podczas tradycyjnej wideokonferencji czy webinaru zdarza się, że ktoś wyłączy kamerę albo zajmuje się zupełnie czymś innym. Taka niezaangażowana osoba nie skupi się na wykładnie i w rezultacie nic nie zapamięta. Tymczasem przewaga VR polega na głębokiej immersji. Nasze wirtualne Ja staje się naszym prawdziwym Ja, wszystkie nasze ruchy rąk, emocje, ruchy gałek oczu, mimika twarzy oraz intonacja głosu jest widoczna dla wszystkich uczestników spotkania. Wszystko to powoduje, że zachowujemy się jak na prawdziwym spotkaniu, a nawet jesteśmy bardziej  skupieni. Z badań przeprowadzonych z udziałem 4000 uczniów i studentów z ponad 100 krajów przez lifeliqe.com wynika, że dzięki nauce w VR 86% uczniów poprawiło wyniki testów, 97% studentów wykazało większe zainteresowanie lekcjami, 98% uczestników wykładów lepiej zrozumiało trudne tematy, a 97% cieszyło się z nadchodzących lekcji.

Z jakich elementów zatem składa się wirtualne biuro Viverse for Business?

W zależności od potrzeb klienta ma od 4 do 20 modułów. Na pierwszym poziomie jest galeria, show room, amfiteatr i sala konferencyjna, a na drugim znajduje się sala szkoleniowa, wystawowa, konferencyjna, pokój spotkań oraz audytorium, zaś na trzecim piętrze mamy chill room, fitness room i salę medytacji. Klienci najczęściej wybierają sale konferencyjne i audytoria, gdyż są to przestrzenie, w których można zorganizować spotkania, szkolenia, prelekcje czy też prezentacje. Na ekranie w sali czy audytorium, gdzie mieści się więcej osób, prowadzący może wyświetlać slajdy, teksty, zdjęcia, filmy, właściwie otworzyć każdy rodzaj plików używanych w biurach, jak też w razie potrzeby wideo w streamingu. Użytkownicy mają do dyspozycji przestrzeń dyskową w chmurze do przechowywania swoich cyfrowych materiałów i zasobów, w tym nagranych spotkań w VR. Wirtualne biuro można ponadto integrować z oprogramowaniem firmowym, jak CRM. Przy czym dbamy o wysokie standardy bezpieczeństwa, czego potwierdzeniem może być wdrożenie dla jednego z operatorów komórkowych w Arabii Saudyjskiej, w ramach którego przeszliśmy wyjątkowo dokładny proces certyfikacji. Należy podkreślić, że posiadamy certyfikaty bezpieczeństwa wymagane w Unii Europejskiej o Stanach Zjednoczonych, w tym ISO. W ten sposób zapewniamy całkowitą zgodność z wszelkimi wymogami na poziomie korporacyjnym.

Czy wirtualne biuro daje inne możliwości niż biuro fizyczne?

Zalet jest bardzo dużo. Praca w Viverse for Business jest dosłownie na wyciągnięcie ręki. Wszystko czego potrzebujemy to gogle VR HTC VIVE, aplikacja Viverse for Business, a dostęp do naszego biura możemy mieć z każdego miejsca na Ziemi, w którym jest internet. Czyli dostępność, mobilność, łatwa obsługa, brak dodatkowych akcesoriów, takich jak np. komputer. Wirtualna rzeczywistość jest bardzo wszechstronna i uniwersalna. Możemy w niej choćby umieszczać trójwymiarowe przedmioty. Jednym z rozwiązań dostępnych w Viverse jest streamowanie poligonowe 3D, które pozwala na oglądanie bardzo dużych modeli trójwymiarowych, jak też ich skalowanie. (Standardowa technologia ma ograniczenia, która nie pozwala na uruchamianie dużych obiektów, gdyż spowalnia działanie systemu i wymaga dużej mocy obliczeniowej.) Możemy chociażby zaprosić inwestora do wirtualnego budynku, przejść się po mieszkaniu albo po hotelu i pokazać, jak wygląda. Przy tym obecne w VR osoby mają okazję rozmawiać ze sobą i robić notatki. To zupełnie nowy model współpracy niż ten oparty o pokazywanie płaskich prezentacji na grafikach. Tak samo można zaprezentować w 3D nowy model samochodu czy właściwie każdy inny produkt. Warto podkreślić, że streamowanie poligonowe 3D oznacza również, że osoby korzystające z innych urządzeń, takich jak smartfony i laptopy, mogą oglądać wysokiej jakości modele 3D, nawet jeśli mają wolny internet lub małą przepustowość. Viverse for Business stanowi z tego powodu idealną przestrzeń do organizacji spotkań czy premier i pozwala zamienić nawet rutynowe konferencje, w tym dotyczące raportów rocznych, w unikatowe wydarzenie, bo na jednym ekranie w wirtualnym audytorium wyświetlane są filmy, na innym wykresy i wyniki, a do tego na sali pojawiają się modele trójwymiarowe.

W biurach fizycznych integracji pracowników sprzyjają kąciki kawowe i kuchnie. Czy w wirtualnym biurze też możemy posiedzieć przy kawie z kolegami i koleżankami z pracy?

Nie ma problemu, by porozmawiać z kimś tak, aby inni nas nie słyszeli i nie widzieli. Służy do tego opcja czatu, w której komunikujemy się tylko z wybranymi osobami. Ponadto niektóre prawa fizyki obowiązują także w VR, tak więc jeżeli oddalimy się od siebie, to nie będziemy się słyszeć. Jeżeli zamkniemy się w pokoju to inni nasz nie usłyszą. W wirtualnym biurze są też miejsca do relaksu, jest siłownia, gdzie wprawdzie nie pobiegamy po wirtualnej bieżni, ale mamy na przykład opcję wyświetlenia filmu z trenerem, by wspólnie poćwiczyć albo pomedytować.

Jeśli, zgodnie z zapewnieniami HTC, wirtualne biuro pozwala firmom optymalizować wydatki, jaki jest związany z tym koszt?

To zależy od opcji wybranych przez użytkownika, a więc stawki mogą być różne. Mamy trzy rodzaje ofert: oferta compact obejmuje 4 moduły dla maksymalnie 120 osób, przy czym przygotowanie trwa do 4 tygodni. Opcja standard to od 7 do 13 modułów, na potrzeby do 310 użytkowników, z przygotowaniem w 6 do 8 tygodni, zaś opcja extensive, a więc 14 do 20 modułów, obejmuje do 600 użytkowników, gdzie czas przygotowania wynosi od 8 do 12 tygodni. Obecnie pracujemy nad tym, aby zwiększyć liczbę użytkowników. Co do sprzętu, to potrzebny jest zestaw VR HTC VIVE, ale jest to jednorazowy wydatek, który kosztuje mniej więcej tyle, ile dobry smartfon, a jest to przecież inwestycja, która się szybko zwraca. Takie urządzenia mogą przydać się też do szkoleń, onboardingu pracowników i prezentacji. Co istotne, do naszego wirtualnego biura można „wejść” zarówno z pomocą zestawów HTC Vive, jak też gogli innych marek, a nawet ze smartfonów i laptopów, z tym że wówczas biuro będzie widoczne w trybie 2D. Potrzebny jest oczywiście dostęp do internetu, przy czym wystarczy przepustowość, jaką standardowo oferują operatorzy w sieciach kablowych.

Czy Viverse for Business jest oferowane poprzez partnerów handlowych?

Obecnie realizujemy wdrożenia bezpośrednie. W Polsce rozmawiamy z operatorami telekomunikacyjnymi i dużymi przedsiębiorstwami. Mieliśmy dotąd kilka pilotaży, natomiast na polskim rynku pełnego wdrożenia komercyjnego jeszcze nie przeprowadziliśmy. Główne zainteresowane sektory to edukacja, ubezpieczenia i bankowość. Zamierzamy natomiast zaangażować partnerów w projekty Viverse for Business. Mieliśmy już spotkanie na ten temat z resellerami i widać duże zainteresowanie z ich strony. Partnerzy i klienci potrzebują natomiast trochę czasu na edukowanie się w tym obszarze, na zapoznanie się z technologią i jej możliwościami, co dostrzegamy w wielu różnych branżach. Viverse for Business zapewnia poszczególnym organizacjom szereg świetnych narzędzi do spotkań, szkoleń, konferencji, targów, jak też do premier produktów, walidacji projektów czy rozmów o pracę. Ważne, aby zacząć go używać, a wtedy im więcej doświadczymy, tym więcej możliwości dostrzeżemy.

Rozmawiał: Krzysztof Pasławski

Zapraszamy do obejrzenia krótkiego filmu o Viverse for Business