CRN Tax Care jest ogólnopolskim biurem rachunkowo-księgowym. Co ma decydujący wpływ na kierunki rozwoju infrastruktury IT w takim biznesie?

Anna Moskwiak-Karaszewska Działamy niejako na dwa fronty. Pracujemy na rzecz użytkowników wewnętrznych, głównie księgowych obsługujących klientów, jak również wspieramy samych usługobiorców. Rozwijamy i utrzymujemy aplikacje dla przedsiębiorców korzystających z usług naszej firmy. Każdy kontrahent dostaje od nas gotową aplikację w postaci webowej. Trzymamy swoisty parasol ochronny nad naszymi klientami. Mówimy im: nie musisz się zaznajamiać z ofertą rozwiązań informatycznych, nie musisz śledzić rozwoju technologii, nie musisz myśleć, gdzie znajdują się twoje dane i jak powinieneś je zabezpieczyć. My robimy to za ciebie i dajemy ci gotowe rozwiązanie, z którego wygodnie i bezpiecznie możesz korzystać przez Internet.

 

CRN Jakie firmy są waszymi klientami?

Anna Moskwiak-Karaszewska Cały przekrój. Od mikro i małych firm po duże przedsiębiorstwa. Nasze IT, siłą rzeczy, musi być przygotowane do obsługi różnych, zmieniających się grup odbiorców i ich potrzeb.

 

CRN Co to oznacza w praktyce dla działu, którym pani kieruje?

Anna Moskwiak-Karaszewska To praca cały czas w ruchu. Jesteśmy ukierunkowani na ciągły rozwój. Stale poszukujemy najlepszych w danej sytuacji rozwiązań dla klientów i obsługujących ich księgowych w naszej firmie. W branży rachunkowej nie ma stabilizacji. Mamy do czynienia z ciągłymi zmianami przepisów. Musimy więc stale dostosowywać do nich nasze systemy informatyczne, ciągle inwestować w nowe rozwiązania, szukać potrzebnych w danej chwili specjalistów. Z drugiej strony musimy też dostosowywać funkcjonowanie IT do potrzeb zgłaszanych przez samych klientów.

 

CRN Z jak dużymi wyzwaniami dla IT wiążą się wprowadzane regulacje prawne?

Anna Moskwiak-Karaszewska Weźmy na przykład obowiązek składania przez firmy jednolitego pliku kontrolnego. Ma on sztywną, ustaloną przez ustawodawcę strukturę. Wymagało to dostosowania zastanych, stosowanych już wcześniej rozwiązań do narzuconych ustawowo wymogów. Wcześniej każdy robił systemy według własnych założeń i pomysłów. Teraz trzeba dostosować ich funkcjonowanie do wymaganej w JPK struktury danych. Tego typu modyfikacje robimy często we współpracy z Ministerstwem Finansów. Zgłaszamy pytania, wątpliwości, dostajemy odpowiedzi. Przedstawiamy też własne wnioski, propozycje oraz pomysły. Mamy tutaj do czynienia z dwustronną komunikacją.

 

CRN A czego dzisiaj głównie oczekują wasi klienci? Jakie są ich najważniejsze potrzeby?

Anna Moskwiak-Karaszewska Duży nacisk położony jest obecnie na mobilność. Każdy chce jak najwięcej sprzedać i głównie na tym koncentruje swoją aktywność. Nie ma czasu na szukanie potrzebnych rzeczy. Chce wszystko mieć w jednym miejscu. Chce mieć łatwy i szybki dostęp do swojego konta i firmowych danych. Z każdego miejsca na świecie. Potrzeby klientów ciągle się jednak zmieniają. Jeszcze niedawno nie było w ogóle mowy o mobilności. Dzisiaj to jeden z podstawowych wymogów. Dlatego też, śledząc sytuację na rynku, zaspokajamy potrzeby klientów, proponując im własne, nowe rozwiązania, takie jak chociażby podpisywanie umowy na prowadzenie księgowości przez stronę WWW lub za pomocą doradcy mobilnego. Udostępniliśmy też aplikację TAX do procesu księgowania faktur naszych klientów pracujących w Uberze. Proponujemy przy tym zintegrowany rachunek bankowy z księgowością TAX.

 

CRN Jak obecna sytuacja przekłada się na konkretne inwestycje, wdrożenia czy projekty informatyczne? Które obszary są w szczególny sposób przez was rozwijane? Gdzie planujecie w najbliższym czasie najbardziej wzmożone działania?

Anna Moskwiak-Karaszewska Inwestujemy dużo w zasoby, ludzi i sprzęt, bez względu na to, czy są to zasoby wewnętrzne, czy zewnętrzne. Część z nich mamy u siebie, część trzymamy w chmurze a także korzystamy z usług zewnętrznych dostawców. Oczywiście, zawsze jest dylemat, które rozwiązanie wybrać, które będzie bardziej optymalne, które lepiej sprosta naszym oczekiwaniom i potrzebom. Ostateczna decyzja zależy u nas zawsze od konkretnego projektu i od istniejących akurat warunków w sferze prawa, biznesu i technologii. Mocno rozwijamy też aplikacje webowe. Chodzi o to, żeby zapewnić klientowi stały dostęp do jego konta, do jego aplikacji, do jego rozliczeń. Dla nas kluczowe jest to, co dzieje się w zakresie rozwiązań webowych. One bowiem zabezpieczają stałą, cyfrową dostępność dla użytkownika. Musimy oferować takie rozwiązania, by klient potrzebował jak najmniej czasu i wysiłku na ich obsługę. Duże znaczenie mają w działalności naszej firmy systemy telefonii internetowej VoIP. Wykorzystywane są na bieżąco do kontaktów z klientami. Musimy dbać o ich utrzymanie, sprawne funkcjonowanie i rozwój. Wdrażamy również obecnie nowy system obiegu dokumentów, który jest ważny dla sprawnej obsługi klientów.

 

CRN Gdzie i w jaki sposób poszukujecie potrzebnych akurat rozwiązań, technologii, narzędzi?

Anna Moskwiak-Karaszewska Źródłem informacji jest dla nas głównie Internet. Czerpiemy też dużo wiedzy z udziału w konferencjach tematycznych lub specjalistycznych seminariach. Czytamy magazyny branżowe i korzystamy z doświadczeń innych firm na rynku. Tax Care jest dużą grupą kapitałową, więc dysponujemy również wiedzą i doświadczeniami innych spółek w grupie. To pomaga w wyborze dobrego, sprawdzonego rozwiązania. Mamy poza tym swoich zaufanych dostawców, z którymi stale współpracujemy. Jeżeli trzeba, wysyłamy zapytania do producentów.

 

CRN W jakim zakresie i w jakich okolicznościach stawiacie państwo na standardowe, dostępne na rynku rozwiązania, a kiedy decydujecie się na własne aplikacje? Od czego to zależy?

Anna Moskwiak-Karaszewska Przed rozpoczęciem projektu robimy analizę rynku i branżowych, zewnętrznych ofert. Sprawdzamy, czy nie ma już gdzieś gotowego rozwiązania, które by akurat spełniało nasze wymagania. Zazwyczaj nie mamy dużo czasu na wdrożenie. Specyfika branży wymaga, aby szybko znaleźć produkt i szybko wyjść z nim do klienta oraz do obsługujących go po naszej stronie księgowych. Jeżeli jednak dostępne na rynku produkty nie są dla nas odpowiednie, to decydujemy się na rozwiązania wykonane naszymi wewnętrznymi siłami. Przykładem takich własnych rozwiązań są aplikacje webowe czy panele dla księgowych. Jeżeli na rynku jest dostępny gotowy produkt, który nam pasuje, to nie ma sensu, żebyśmy sami takie oprogramowanie pisali. Czasami jednak gotowy produkt wymagałby pracochłonnej integracji z naszymi systemami. W takiej sytuacji niejednokrotnie łatwiej i szybciej jest napisać samemu własne rozwiązanie od początku, niż dostosowywać gotowy produkt do naszych systemów. Częściowo w swojej pracy korzystamy też z outsourcingu. Jego zakres dynamicznie się zmienia w zależności od potrzeb, zarówno w części infrastrukturalnej, jak i software’owej. Nieraz współpracujemy też przez jakiś czas z małymi, zewnętrznymi dostawcami przy realizacji konkretnego zadania.

 

CRN Czego w pierwszym rzędzie oczekuje pani od przedstawicieli branży IT oferujących swoje usługi bądź produkty? Na jakie aspekty oferty rynkowej zwracacie szczególnie uwagę?

Anna Moskwiak-Karaszewska Cenię kontrahentów, którzy mają konkretną, sprecyzowaną ofertę, proponują rozwiązania specjalistyczne, uwzględniające nasze potrzeby i wymagania. Cenię rzetelność w przedstawianiu oferty, jak również w realizacji zamówień i usług – punktualność, terminowość, zapewnienie wysokiej jakości dostarczanych rozwiązań. Nie możemy sobie pozwolić na opóźnienia czy nietrafione produkty, bo prawo wymaga dochowania terminów i zapewnienia opisanych w regulacjach rozwiązań. Musimy działać szybko, sprawnie i dokładnie. Tego też oczekujemy od naszych partnerów biznesowych i technologicznych. Kluczowym czynnikiem wyboru jest dla nas zawsze bezpieczeństwo. To fundamentalny wskaźnik weryfikacji przydatności poszukiwanego rozwiązania czy produktu. Musimy działać tak, aby każdy klient miał pewność i zaufanie do naszej firmy. Bezpieczeństwo to podstawa funkcjonowania biura i dział IT musi to brać w swoich działaniach pod uwagę. Mimo nieustannej zmienności w samych technologiach, jak też otoczeniu prawno-rynkowym. To też nie pozwala nam zatrzymać się w miejscu.

 

CRN Czy przy specyfice państwa działalności lepiej sprawdzają się małe, czy duże firmy informatyczne?

Anna Moskwiak-Karaszewska To zależy. Jeśli chodzi o dostawy sprzętu, to duże koncerny mogą szybciej reagować, bo mają stałą ofertę. Jeśli zaś chodzi o udostępnianie zasobów ludzkich, to bardziej elastyczne są małe firmy. Korzystamy z outsourcingu i widzimy, że małe przedsiębiorstwa dobrze wiedzą, co mogą nam zaproponować, jakimi specjalistami dysponują i jacy będą dla nas najbardziej odpowiedni. Gdy poszukujemy aplikacji w dużych firmach, napotykamy zazwyczaj na dużo biurokracji i dużo „papierkologii”. Zanim przyjdzie oferta, często jest już po terminie. Mocno sformalizowane procedury po stronie koncernów często przeszkadzają w nawiązaniu współpracy. Z mniejszą firmą niejednokrotnie łatwiej i szybciej jest nawiązać kontakt i podpisać kontrakt. Często jednak duże przedsiębiorstwa mają lepsze doświadczenie i większą wiedzę w danej materii.

 

CRN Jak ocenia pani trafność składanych ofert rynkowych?

Anna Moskwiak-Karaszewska Oferenci przychodzą raczej już przygotowani, z obmyśloną propozycją, po analizie sytuacji. Tax Care to duże biuro rachunkowe, wiadomo, po jakim obszarze się porusza, więc można dobrze przygotować się do złożenia oferty. Często zdarzają się trafione koncepcje, pasujące do naszej sytuacji i naszych potrzeb, ale nie zawsze z nich korzystamy. Na przykład dlatego, że nie są „na dzisiaj”, bo nie jest możliwe ich wykorzystanie w aktualnych warunkach. Czasami wybierana jest oferta firmy, która w ogóle się do nas nie zgłaszała. Wiele zależy od konkretnej sytuacji i konkretnego projektu. Jeżeli jest system, z którego nie jesteśmy zadowoleni, to go zmieniamy. Spotykamy się z dostawcami i wybieramy najbardziej satysfakcjonujące nas rozwiązanie. Czasami sprzedający sam przychodzi z pomysłem i to może być impuls do zmiany. Czasami też informacja z mediów może być przyczynkiem do zrealizowania projektu. Bo otrzymana wiedza, publikacja, spotkanie dają wyobrażenie, w którym kierunku trzeba iść.

 

CRN Jaki wpływ na funkcjonowanie IT w państwa firmie będzie miał obowiązek wdrożenia RODO?

Anna Moskwiak-Karaszewska RODO uporządkuje korzystanie z informacji, które są potrzebne w firmie. Przygotowujemy się już do tego. Nie inwestycje w nowe oprogramowanie są do tego potrzebne, lecz spore nakłady pracy – zebranie wiedzy o tym, gdzie i kto ma jakie informacje. Trzeba taką wiedzę zgromadzić w jednym miejscu i złożyć w całość. Potrzebne jest też do tego poukładanie procesów biznesowych. Z racji tego, że jesteśmy w jednej grupie kapitałowej z Idea Bankiem, może być nam też trochę łatwiej niż innym. Skorzystamy z doświadczeń, które ten bank zdobył w trakcie wdrażania wydanej przez Komisję Nadzoru Finansowego Rekomendacji D. Nie potrzebujemy jednak specjalnego systemu informatycznego do wdrożenia RODO. Nasze systemy są do tego przygotowane. Mamy narzędzia, które pozwolą nam wyciągnąć potrzebne dane i informacje – korzystamy z nich na co dzień.