Skalowanie od piku do piku

CRN Próbowaliśmy umówić się na tę rozmowę dobrych kilka miesięcy. Trudno było Panu znaleźć wolny termin. Czy ten nawał pracy to efekt pandemii, co spowodowało wzrost zakupów w sieci?

Andrzej Grochowalski To prawda, jesteśmy bardzo zapracowanym działem IT. Ja siedzę w biurze, reszta mojego zespołu pracuje z domów, a godzin pracy nie da się dzisiaj unormować. Bardzo mocno odczuwamy to w naszej firmie. Często okazuje się, że północ to akurat najlepszy czas na pracę, bo wszyscy domownicy już śpią, dzieci nie korzystają z łącza, można zająć się projektem czy innymi zadaniami. Tak cały czas pracujemy – robimy wdrożenia, wprowadzamy zmiany. InPost to firma inna niż wszystkie. Pracowałem w kilku i widzę specyfikę InPostu – to, jak bardzo wyróżnia się od reszty.

Na czym polega ta wyjątkowość?

InPost wyróżnia się tym, że stara się maksymalnie szybko odpowiadać na zachodzące w otoczeniu zmiany. Wszystko podporządkowane jest spełnianiu potrzeb i oczekiwań klienta oraz zapewnieniu jakości i terminowości usług. To odzwierciedlenie jednej z idei, jaka przyświeca Rafałowi Brzosce, założycielowi firmy, a więc żeby klient otrzymywał usługę na najwyższym poziomie.

Jak to się przekłada na codzienne funkcjonowanie działu IT?

Przede wszystkim odczuwalny jest duży nacisk na utrzymanie standardu usług kurierskich. Tak, aby ich dostępność była bardzo wysoka. To wiąże się z wyzwaniami pod adresem IT, bo wolumeny obsługiwanych przesyłek rosną. Nasz centralny system IT był tworzony kilka lat temu z założeniem obsługi kilkudziesięciu milionów przesyłek rocznie. Dzisiaj obsługujemy kilka milionów przesyłek dziennie. Nasze systemy inaczej już wyglądają niż na początku, wprowadziliśmy wiele zmian, a obecnie pracujemy nad stworzeniem nowego systemu centralnego. To duży projekt i jest w niego zaangażowanych kilkadziesiąt osób z developmentu, skupionych w kilku zespołach scrumowych. A do tego musimy jednocześnie cały czas obsługiwać bieżącą działalność spółki.

A ta działalność też ma swoją specyfikę…

Nasza firma funkcjonuje od piku do piku zamówień. Największy jest w okresie przed Bożym Narodzeniem. Wtedy mamy do obsłużenia dwa razy więcej przesyłek niż w zwykłym czasie. Dla działu IT czas pomiędzy pikami wykorzystywany jest na skalowanie systemów, wdrażanie nowych usług i produktów. Jednocześnie trzeba zapewnić obsługę serwisową i rozwój infrastruktury. Do tego dochodzą wyzwania wynikające z transformacji cyfrowej – automatyzacja, robotyzacja, modernizacja hurtowni danych.

Jakie systemy, oprócz wspomnianego już systemu centralnego, są wykorzystywane w działalności InPostu?

Trzeba zaznaczyć, że system centralny to tak naprawdę kilka aplikacji pełniących różne funkcje w całym procesie logistycznym. Jednym z nich jest nasz autorski program do obsługi Paczkomatów. Obsługujemy różne generacje Paczkomatów – na każdym z nich jest nasze własne, wbudowane oprogramowanie, które współpracuje z systemem centralnym. Dostarcza ono informacje o dostępności skrytek, wspomaga ładowanie przesyłek, umożliwia zdalne otwieranie skrytek i spełnia wiele innych zadań. Nasz korowy system odpowiada za proces dostarczania paczek, od momentu ich zamanifestowania aż po dostarczenie paczki do Paczkomatu lub pod wskazany adres klienta. Pierwsza i ostatnia mila zarządzane są przez osobny moduł wspierający pracę kurierów. System centralny pomaga również śledzić ruch przesyłek w oddziałach, w magazynach czy też zarządzać frachtem. Inne systemy, z których korzystamy, to system do obsługi contact center, aplikacje wspierające komunikacje do klienta, oprogramowanie do rozliczeń z kontrahentami i z klientami, system finansowo-księgowy, system ERP, ale to oczywiście nie wszystko. Nasi klienci, w tym sklepy internetowe, które z nami współpracują, mają wystawione API, żeby mogły przekazywać zlecenia, czy też przekazywać klientom informacje o statusie paczki. W sumie korzystamy z kilkudziesięciu systemów informatycznych.

Czy większość z nich stworzyliście własnymi siłami?

InPost buduje swoją przewagę konkurencyjną na tym, że ma systemy robione dokładnie pod własne potrzeby. Nie jesteśmy zależni w żaden sposób od dostawców, którzy mają własną inercję w działaniu i dostosowywanie ich produktów do naszych potrzeb jest trudne. My musimy reagować szybko – na przykład w ciągu dwóch tygodni wdrożyliśmy usługę bezdotykowego odbioru paczki w Paczkomacie zaraz po wybuchu epidemii COVID-19. U nas 80 proc. oprogramowania jest naszego autorstwa, dzięki czemu jesteśmy w stanie działać szybko i elastycznie. Do rozwoju oprogramowania stosujemy metodyki agile’owe.

Co macie w planach na najbliższy czas?

Kolejne piki będziemy obsługiwać już w nowym systemie centralnym. Budujemy go na wiele kolejnych lat z założeniem, że firma będzie bardzo intensywnie rosnąć. InPost myśli o rozwijaniu swojej aktywności na rynkach zagranicznych. To będzie wymagało ze strony IT wejścia w chmurę, żeby uelastycznić działania i zwiększyć skalowalność systemu. Będziemy też rozwijać analizę danych, mamy w planach rozbudowę zaawansowanego modelu zarządzania danymi. Firma stawia na rozwój w obszarze obsługi klienta indywidualnego i chcemy w tym celu wykorzystać jak najszerzej dostępne informacje o klientach.

A robotyzacja?

Roboty programistyczne będą wspierać IT w wytwarzaniu oprogramowania, utrzymaniu środowisk, testowaniu, automatyzacji cyberochrony. Automatyzujemy i robotyzujemy też procesy biznesowe – w ich przypadku mamy do czynienia z dużym potencjałem do wykorzystania w obrębie platformy ERP. Mamy kilkadziesiąt botów, które wykonują operacje odciążając wiele osób w firmie. To nowe narzędzia, dopiero je rozwijamy. Zarząd jako jeden ze strategicznych celów wyznaczył właśnie robotyzację i usprawnianie procesów. Po trzecie, mamy roboty w sortowniach – automatyczne sortery wspierają rozładunek i załadunek przesyłek do kontenerów według przydziału regionalnego. Tutaj potrzebny jest wysoki poziom automatyzacji, przesyłki na taśmach muszą być skanowane z dużą prędkością. Paczkomat jest w gruncie rzeczy komputerem.

Skoro stawiacie na jak największą samodzielność w wytwarzaniu oprogramowania, to czy jest jeszcze miejsce na współpracę z firmami z rynku IT?

Jak najbardziej, nie jesteśmy w pełni samowystarczalni. Korzystamy z dostawców zewnętrznych przy zakupach technologii i sprzętu. Kupujemy systemy operacyjne, albo specjalistyczne systemy do wspomagania zarządzania określonymi obszarami działalności, jak na przykład finanse i księgowość oraz HR. Wykorzystujemy na przykład rozwiązania bazujące na zaawansowanych algorytmach i uczeniu maszynowym wspierającym pracę kurierów. Tego typu usługi zlecamy również na zewnątrz. Systemy klasy ERP czy systemy bilingowe kupujemy na rynku i potem dostosowujemy do własnych potrzeb. Współpracujemy z dostawcami usług chmurowych, jak też zlecamy na zewnątrz zadania związane z wirtualizacją.

W jak dużym zakresie korzystacie obecnie z rozwiązań chmurowych?

W modelu chmurowym wykorzystujemy oprogramowanie Microsoft typu hurtownia danych, system Business Intelligence. Mamy też Office’a 365. Z systemów klasy data management planujemy skorzystać w modelu chmury hybrydowej.

Z jakimi firmami współpracujecie? Czy macie swoich stałych partnerów?

Nie mamy żadnej zamkniętej listy – współpracujemy z tymi, którzy są w stanie pracować zgodnie z naszą kulturą organizacyjną. Przyglądamy się wszystkiemu, co jest dostępne na rynku, potem sprawdzamy oferty i wybieramy najlepsze dla nas rozwiązania. Często wybieramy do współpracy startupy, a czasem w nie inwestujemy, dając im szansę na rozwój.

Rozmawiał Andrzej Gontarz