Skanery „zaszyte” w urządzeniach wielofunkcyjnych stanowią dużą konkurencję dla samodzielnych skanerów biurowych. W jakich sytuacjach klient biznesowy powinien porzucić myślenie, że może się opierać tylko na tych pierwszych i zdecydować się na zakup wyspecjalizowanego sprzętu?

Zacznijmy od tego, że szeroko pojęta digitalizacja staje się dziś standardem. Organizacje przetwarzają coraz więcej dokumentów i danych, a w związku z tym zmieniają się ich potrzeby biznesowe w tym zakresie. Niektóre działania klientów biznesowych wymusza także legislacja. W związku zaś z rosnącymi potrzebami, coraz więcej firm maksymalnie wykorzystuje urządzenia wielofunkcyjne właśnie w obszarze funkcji skanowania. A to z kolei ogranicza możliwości wykorzystywania maszyn MFP w tym samym czasie do innych celów. Każdy chyba się zgodzi, że dostawianie kolejnego urządzenia wielofunkcyjnego, w sytuacji gdy chcemy poprawić dostępność skanera, jest wątpliwym posunięciem. I tu otwiera się szerokie pole do implementowania wyspecjalizowanych skanerów dokumentowych. Trzeba też podkreślić, że żyjemy w czasach, w których wymogi związane z bezpieczeństwem danych i informacji stale rosną, co jeszcze bardziej uzasadnia ograniczenie swobodnego współużytkowania przez pracowników funkcji urządzeń MFP. Zastosowanie specjalistycznego skanera pozwala zwiększyć poufność przetwarzanych dokumentów. Nowoczesne skanery dokumentowe Epsona łączą w sobie wszystkie cechy najnowszej technologii, zaawansowanych rozwiązań i narzędzi software’owych (Open Platform) wraz z wysokimi wymaganiami w obszarze bezpieczeństwa – w kontekście autoryzacji, co pozwala nam odpowiadać na potrzeby klientów biznesowych w zakresie przetwarzania dokumentów.

Ale wciąż jest za wcześnie, aby mówić, że koncepcja biura bez papieru realizuje się na naszych oczach…

Procesy digitalizacji postępują w rosnącej liczbie obszarów biznesowych firm i instytucji ze względu na to, że potrzebujemy szybkiego dostępu do dokumentów oraz danych, jak też chcemy zarządzać nimi w sposób kontrolowany i bezpieczny. Również sektor publiczny dostrzega korzyści wynikające z digitalizacji, a przejawia się to właśnie wzrostem zainteresowania skanerami dokumentowymi, co przekłada się na ich sprzedaż. Jednocześnie dokument tradycyjny jest w ciągłym użyciu. Digitalizacja pozwala połączyć te dwa światy tak, aby z jednej strony spełnić wymogi formalne – jak tradycyjny podpis, a z drugiej nadążyć za zmieniającym się światem technologii cyfrowych.

Czy profesjonalne skanery dokumentowe zmieniły się przez lata? Jakie ich cechy liczą się teraz najbardziej?

Oczywiście same urządzenia ewaluowały w obszarze designu, produktywności, prędkości i funkcjonalności. Natomiast bezspornie kluczowa jest niezawodność sprzętu i maksymalne wsparcie jego funkcji narzędziami software’owymi do przetwarzania obrazu, korekcji, OCR-owania i automatyzacji. Szereg rozwiązań zastosowanych w naszych skanerach pozwala na nieprzerwaną pracę, co jest możliwe dzięki obecności czujników podwójnego pobrania, przekoszenia dokumentu, zabrudzenia listwy i in. Natomiast wsparcie inteligentnych narzędzi software’owych, jak Document Capture Pro i Open Platform maksymalnie automatyzuje proces skanowania od momentu pozyskania obrazu, poprzez pozyskanie i walidację danych, aż do zasilenia nimi finalnych systemów dziedzinowych.

Warto też zaznaczyć, że szybkość i bezproblemowość skanowania oraz automatyzacja obiegu dokumentów przekładają się na oszczędność czasu pracowników, a to z kolei ma bezpośredni wpływ na redukcję kosztów operacyjnych. Co więcej – minimalizuje stres związany z czasochłonnymi i powtarzalnymi zadaniami. Zwiększa to nie tylko efektywność, ale też komfort pracy. Należy pamiętać, że zautomatyzowana dystrybucja dokumentów ma także aspekt ekologiczny – minimalizacja zużycia papieru i energii przekłada się na mniejszy ślad środowiskowy. To dodatkowe, pozatechniczne cechy, które zyskują obecnie na znaczeniu w rozmowach z potencjalnymi klientami o rozwiązaniach do digitalizacji dokumentów.

Na ile ważnym czynnikiem wspomagającym sprzedaż specjalistycznych skanerów biurowych na polskim rynku teraz i w przyszłości jest rozwój platformy EZD RP, nadzorowany przez NASK, pod egidą Ministerstwa Cyfryzacji?

Z początkiem 2028 roku systemy klasy EZD staną się obligatoryjne dla jednostek administracji publicznej, ale większość z nich wprowadzi je wcześniej. Już dziś większość skanerów pozwala zasilać EZD obrazem zeskanowanego dokumentu, natomiast kluczowa jest maksymalna automatyzacja tego procesu, aby na jak najwcześniejszym jego etapie pozyskać jak najwięcej danych, oznaczyć dokumenty i wysłać w odpowiednie miejsce do zasobów elektronicznych.

Czy klienci końcowi zainteresowani standardem EZD RP znajdą w ofercie Epsona odpowiednie rozwiązania?

Epson wychodzi naprzeciw tym oczekiwaniom, czego najlepszym przykładem jest współpraca naszej nowej serii skanerów WorkForce DS-800WN i DS-900WN z konektorem DocuScan EZD. To rozwiązanie opracowane przez naszego partnera technologicznego Docu-Partner, producenta specjalistycznego oprogramowania, autoryzowanego przez NASK, a służącego do automatyzacji procesu zasilenia zasobów EZD RP.

Podsumowując: na co partnerzy Epsona, chcący wykorzystać rozwijający się trend digitalizacji dokumentów powinni stawiać w komunikacji z klientami?

Najpierw ujmę to hasłowo: automatyzacja równa się skuteczność i bezpieczeństwo. A pod tym hasłem kryje się kompleksowość naszych rozwiązań, umożliwiająca automatyzację procesu skanowania, co w rezultacie pozwala oszczędzać czas i eliminować ludzkie błędy, a także uzyskiwać wymierne korzyści biznesowe w kontekście zarządzania cyfrowymi dokumentami i ich bezpieczną archiwizacją. Dodam, że sporo też mówi się ostatnio o wykorzystaniu AI w procesach OCR i walidacji danych. Bacznie się temu przyglądamy i nie wykluczamy współpracy z dostawcami takich rozwiązań.