CRN Dr Irena Eris jest polską firmą kosmetyczną, która powstała w 1983 r. W ciągu 35 lat istnienia zapewniliście sobie stałe miejsce na polskim rynku i nadal się rozwijacie. Jaką rolę w tych przemianach odgrywa informatyka teraz, a jaką będzie odgrywać w najbliższej przyszłości?

Jacek Badowski Postrzegamy siebie jako przedsiębiorstwo mocno zinformatyzowane. Wiele procesów mamy już zdigitalizowanych. Cały czas jednak się rozwijamy. Korzystamy z wielu systemów informatycznych, które wraz z rozwojem biznesu wymagają unowocześnienia lub wymiany.

 

CRN W których obszarach widać największe potrzeby zmian? Gdzie są prowadzone najbardziej zaawansowane projekty modernizacyjne?

Jacek Badowski Zakończyliśmy właśnie wdrożenie nowego systemu do prognozowania sprzedaży. Dotychczasowy system prognozowania zapewniał tworzenie prognoz dotyczących tylko produktów, pion biznesowy chciał mieć możliwość prognozowania również w odniesieniu do poszczególnych klientów – i nowy system zapewnił tę funkcjonalność. Jesteśmy też tuż po przejściu na wyższą wersję nowego systemu ERP i zakończeniu projektu implementacji usprawnień w tym systemie. Przed nami modernizacja rozwiązań wspierających planowanie i harmonogramowanie produkcji.

 

CRN Jakim wymogom musi sprostać system planowania i harmonogramowania produkcji na potrzeby takiej firmy jak wasza?

Jacek Badowski Dr Irena Eris jest firmą średniej wielkości. To etap, który – moim zdaniem – od strony ilości wymagań jest najgorszy z możliwych. Chcemy, a czasem musimy być bardzo elastyczni w stosunku do potrzeb klientów, nie będąc jeszcze globalnym graczem. Nie jest to proste. Decyzje biznesowe często się zmieniają, algorytmy nie zawsze są w stanie temu sprostać. Ludzie mają wiedzę ekspercką, na bazie której podejmują decyzje, algorytmy zaś nie zawsze potrafią ją odzwierciedlić. W procesie produkcji kosmetyków jest wiele czynników, które trzeba brać pod uwagę, nie każdy system jest w stanie sobie z nimi poradzić. Ludzie wiedzą, co i jak trzeba zrobić. System może zrobić tylko to, czego go wcześniej „nauczyliśmy”, natomiast ekspert poradzi sobie, lepiej lub gorzej, z każdą nową sytuacją – stąd trudność w implementacji takiego systemu.

 

CRN Czym konkretnie musi dysponować poszukiwane rozwiązanie, żeby poradzić sobie z produkcją kosmetyków?

Jacek Badowski O skali wyzwania może świadczyć fakt, że robiliśmy już jedno podejście do wdrożenia, ale wybrane rozwiązanie okazało się niewystarczające dla naszych potrzeb. Mimo optymistycznych założeń w praktyce wyszło, że system spełnia tylko 20–30 proc. naszych wymagań. Musieliśmy więc wycofać się z projektu. Teraz chcemy wybrać system, który będzie dla nas w pełni użyteczny. Stawiamy na dojrzałe, zaawansowane, nowoczesne rozwiązanie. Bierzemy pod uwagę już nie tylko klasyczny APS (Advanced Planning and Scheduling), ale też rozwiązania wykorzystujące elementy sztucznej inteligencji. W bieżącym roku będziemy się rozglądać po rynku, żeby w przyszłym wdrożyć rozwiązanie. To dla nas duże wyzwanie.

 

CRN Czy to wszystkie wasze wyzwania na 2018 rok?

Jacek Badowski W bieżącym roku chcemy wybrać jeszcze jeden system, który jest związany z rozwojem produktu. Chodzi o system do zarządzania wdrożeniami nowych produktów z wykorzystaniem modelu łańcucha krytycznego. To rodzaj zaawansowanego zarządzania projektami. Pozwala zarządzać kilkoma, kilkunastoma projektami jednocześnie. Czas wdrożenia nowego produktu to kilka miesięcy, a rocznie przeprowadzamy kilkaset wdrożeń, dlatego tak ważne jest informatyczne wsparcie tego procesu. Obecny system jest już niewystarczający dla naszych potrzeb.

 

CRN Wygląda na to, że jesteście w przełomowym okresie, jeśli chodzi o informatykę w firmie.

Jacek Badowski Przełomowym może nie, ale pełnym wyzwań. Dodatkowo czeka nas wybór i wdrożenie nowego systemu HR. Obecnie stosowany przestał nam wystarczać. Wymagania biznesowe pod jego adresem też są coraz większe, więc wymiana jest nieunikniona. Nasi specjaliści potrzebują narzędzia, które będzie odzwierciedleniem najnowszych trendów w zarządzaniu ludźmi i będzie uwzględniało m.in. tak zwane aspekty miękkie. Szukamy także nowego systemu do backupu. Danych nam ustawicznie przybywa i będzie nadal przybywać, a aktualnie używany system przestaje być wydajny.

 

CRN Znalezienie odpowiedniego systemu HR nie powinno być trudne, bo takie podejście wydaje się być dzisiaj standardem…

Jacek Badowski Niestety, rynek dobrych systemów HR-owych jest w naszym kraju bardzo mały. Systemy z zagranicy nie wchodzą w rachubę ze względu na specyfikę polskich regulacji prawnych. Proces poszukiwania trwa, ale wybór nie jest wielki. Kilka dojrzałych rozwiązań musieliśmy odrzucić ze względu na współpracę tylko z bazą Oracle, bo w przyjętej polityce rozwoju ustaliliśmy utrzymanie homogenicznego środowiska bazodanowego w oparciu o MS SQL. Tutaj mamy wysokie kompetencje, które stale rozwijamy.

 

CRN  A rozwiązań chmurowych nie bierzecie pod uwagę?

Jacek Badowski Zastanawialiśmy się i nad tym, ale chyba jeszcze nie jesteśmy gotowi, aby wynieść HR na zewnątrz firmy. Będziemy więc szukać dalej. Dziwimy się, że firmy oferujące dobre rozwiązanie ograniczają się tylko do jednej technologii bazy danych, zawężając sobie w ten sposób krąg potencjalnych klientów.

 

CRN  Czy to dotyczy tylko systemów HR-owych?

Jacek Badowski Nie. Na przykład przy wyborze systemu ERP rezygnowaliśmy już na wejściu z systemów niedziałających w wybranym przez nas środowisku, jak SAP – stawiający na rozwój własnej platformy HANA, IFS czy też Oracle. Nie chcemy ograniczać się do technologii narzuconej przez dostawcę, więc nie zdecydujemy się na takie rozwiązania.

 

CRN Kto decyduje o głównych kierunkach rozwoju IT w firmie? Na ile realizowane projekty są efektem potrzeb biznesowych, a na ile wynikają z przesłanek technologicznych?

Jacek Badowski Najważniejsze pomysły i potrzeby przychodzą z działów biznesowych. Menedżerowie mówią, w którym kierunku zamierzają rozwijać biznes oraz jakiego wsparcia będą potrzebować. Wspólnie ustalamy kierunki działania w odniesieniu do potrzebnych rozwiązań. Po stronie IT jest natomiast przede wszystkim inicjatywa w zakresie podpowiadania narzędzi automatyzujących pracę. Będziemy na przykład wdrażać system do OCR-owania faktur. Chodzi o osiągnięcie pełnej automatyzacji przetwarzania dokumentów. To pomysł działu IT. Bo w takich przypadkach to nasz dział wie lepiej, jakie narzędzia mogą być bardziej wydajne i niezawodne, jesteśmy także w stanie ocenić sensowność rozwiązania. Wsłuchujemy się też oczywiście w potrzeby użytkowników w zakresie wprowadzania ulepszeń. Tutaj jednak zawsze krytycznie oceniamy takie pomysły, aby pracochłonność stworzenia rozwiązania nie była większa niż oczekiwane korzyści.

 

CRN Mógłby pan podać jeszcze jakiś inny przykład narzędzia informatycznego, które nie sprawdziło się w praktyce?

Jacek Badowski Egzaminu nie zdała u nas platforma zakupowa. Często dopiero po wdrożeniu widać faktyczną użyteczność rozwiązania, które początkowo wydaje się bardzo obiecujące. Nasz dział zakupów przeprowadził testy elektronicznej platformy zakupowej i doszedł do wniosku, że nie opłaca się z niej korzystać. Sprawdziliśmy ją również w naszym dziale. Doszliśmy do podobnych wniosków. Okazało się na przykład, że najniższa cena oferowana na platformie była i tak wyższa od ceny, którą udało nam się wynegocjować z partnerami. Ponadto treść zapytań ofertowych – zarówno naszych, jak i działu zaopatrzenia – jest dosyć skomplikowana, a odpowiadanie na setki zapytań od handlowców uszczegóławiających ofertę (choć zwykle odpowiedzi mogą poszukać w niej samej) niepotrzebnie zajmuje czas. Na dodatek nowy kontrahent wymaga zawsze na początku sprawdzenia. Lepiej handlować ze znanym, już sprawdzonym partnerem, który w większości zna specyfikę naszych potrzeb. I nawet wydać 2–3 proc. więcej – ale mieć pewność co do transakcji i obsługi posprzedażnej.

 

CRN  Czym firma informatyczna może przekonać waszych specjalistów do zainteresowania się jej produktem lub usługą? Na co zwracacie szczególną uwagę?

Jacek Badowski Dla mnie ważne jest, aby w ofercie została pokazana rzetelna wycena, bez żadnych ukrytych opcji. Cenny z mojego punktu widzenia jest też przedstawiony w miarę szczegółowo harmonogram projektu. Lepiej, żeby był rozpisany na czynności i zadania niż przedstawiony ogólnie. Bardziej szczegółowy daje lepsze wyobrażenie o ofercie i łatwiej podjąć dzięki temu decyzję. Istotne jest też doświadczenie konsultantów, którzy będą realizować projekt. Przy skomplikowanych systemach ważniejsze niż sam produkt jest to, kto go będzie wdrażał. Duże znaczenie mają zatem informacje o referencjach konsultantów – jakie mają doświadczenie i z jakich implementacji, jak również doświadczenie z wdrożeń firmy, szczególnie u klientów z tej samej co nasza branży. Dlatego zawsze przed wyborem odbywamy wizyty referencyjne.

 

CRN  A co pana zdaniem warto by było w składanych ofertach poprawić? Co pana w nich denerwuje?

Jacek Badowski Zazwyczaj dużo miejsca zajmuje marketing i ogólne informacje o firmie. Rozumiem takie postępowanie, ale potem przy czytaniu trzeba to wszystko umiejętnie odsiać i wyłuskać najbardziej potrzebne informacje o parametrach oferowanych rozwiązań. Zazwyczaj oferty są przeszacowane, jeśli chodzi o funkcjonalność. Zadajemy możliwie szczegółowe pytania o funkcjonalności i w zasadzie większość pożądanych cech jest całkowicie zapewniona. Dopiero na etapie analizy lub wdrożenia wychodzi na jaw, że funkcjonalność jest, ale…. Właśnie tych „ale” brakuje w nadsyłanych propozycjach, choć jest to zrozumiałe, gdyż z jednej strony w zapytaniu nie wszystko da się dokładnie określić, a z drugiej każdy chciałby w swojej prezentacji błyszczeć…

 

CRN Czyli marketing jako taki dyskwalifikuje ofertę?

Jacek Badowski Sam w sobie nie dyskwalifikuje. To przecież zrozumiałe, że dostawcy podkolorowują ofertę, żeby sprzedać system, a wcześniej zainteresować nim potencjalnego klienta. Potem jednak i tak wszystko trzeba dokładnie sprawdzić. Nie znaczy to, że składane propozycje są zupełnie bezużyteczne, wypełnione wziętymi z sufitu danymi. Generalnie są dobrze przygotowane pod względem merytorycznym. Jeśli coś jest zrobione byle jak, to od razu to widać i z góry taką ofertę odrzucamy.

 

CRN  Jakie firmy preferuje pan jako partnerów do realizacji projektów informatycznych? Mniejsze czy większe?

Jacek Badowski Kiedyś woleliśmy współpracować z mniejszymi. Teraz praktyka pokazuje, że większe systemy są dla nas bardziej odpowiednie, bo mają większe możliwości. Nasza firma się rozwija, mamy coraz większe potrzeby. Małe systemy na początku były dla nas dobre, wystarczały nam, były przede wszystkim tańsze i łatwiejsze we wdrożeniu. Teraz musimy często z nich rezygnować, bo są nierozwojowe, nie umożliwiają rozszerzania funkcjonalności i dostosowywania do nowych potrzeb. Modyfikacje nie zawsze się sprawdzają. Wolimy w takiej sytuacji kupić nowy, większy system, więcej za niego zapłacić, ale mieć gwarancję, że będzie go można rozwijać, że będzie w pełni konfigurowalny. Nie chodzi o możliwość wprowadzania przez programistów poprawek z myślą o konkretnych potrzebach, lecz o to, by system miał zaimplementowane funkcje, które w każdej chwili można uruchomić bez konieczności pisania programu.

 

CRN Na ile pana zdaniem nowe, wchodzące na rynek rozwiązania i technologie mogą okazać się użyteczne w praktyce biznesowej?

Jacek Badowski Duże nadzieje wiążemy z uczeniem maszynowym. Ono może przynosić – i już w wielu miejscach przynosi – pożądane efekty. W tej technice widać duży biznesowy potencjał. Korzyści będzie można odnieść tam, gdzie uda się lepiej i szybciej wykorzystać dane, niż potrafi to człowiek. Na przykład przy sterowaniu produkcją, która ciągle zmienia się adekwatnie do potrzeb rynku. W naszym przypadku uczenie maszynowe może się znakomicie sprawdzić przy harmonogramowaniu produkcji. Nie trzeba będzie programować wszystkich algorytmów, bo ich jest bardzo dużo. System będzie uczył się na kolejnych przebiegach procesu, jak ma postępować w danej sytuacji. Liczba wariantów jest tak duża, że trudno przełożyć tę wiedzę w całości na algorytmy. Uczenie maszynowe może przynieść rozwiązanie tego problemu.

 

CRN A jak pan ocenia przyszłość chmury?

Jacek Badowski Moim zdaniem mamy tu do czynienia z ewolucją. Ta technologia i jej wykorzystanie ciągle się rozwijają. Powoli przestanie mieć znaczenie, gdzie konkretnie znajdują się serwery, które przetwarzają nasze dane. Dla młodych firm, dla startupów to już dzisiaj jest szansa na szybkie i tanie rozpoczęcie działalności. Dla dużych przedsiębiorstw z rozbudowaną własną infrastrukturą to będzie proces ustawicznego liczenia, co się bardziej opłaca – iść w chmurę czy wymieniać posiadaną infrastrukturę. Chmura w tym rachunku będzie prawdopodobnie powoli zwyciężać.