CRN Jakie są najbardziej zauważalne konsekwencje pandemii koronawirusa dla funkcjonowania informatyki w Państwa firmie?

Lucyna Michniewicz-Ślaska Grupa Kapitałowa VOX od dawna była przygotowana do pracy w trybie zdalnym, dlatego też nie zanotowaliśmy w trakcie pandemii szczególnie istotnych dla IT, wewnętrznych problemów technicznych. Od lat korzystamy z usług w chmurze oraz zdalnego dostępu do różnych aplikacji. Zadania związane z bezpieczeństwem i rozwojem naszej infrastruktury w dalszym ciągu są realizowane bez zmian, zgodnie z przyjętym budżetem i harmonogramem. To, na co musieliśmy zwrócić większą uwagę, to kwestie natury miękkiej, interpersonalnej. Chodzi między innymi o takie rzeczy jak gotowość pracowników do pracy zdalnej. Szkolimy nasz zespół w tym zakresie, badamy jego potrzeby i dostosowujemy rozwiązania do rozwoju sytuacji.

A co się zmieniło w obszarze obsługi klienta? Czy w związku z koronawirusem pojawiły się nowe wyzwania dla działu IT w tym zakresie?

W początkowym etapie pandemii uruchomiliśmy w trybie pilnym Wirtualny Salon VOX, aby móc połączyć za pomocą wideo-konferencji naszych klientów z doradcami w salonach meblowych. W czasie pierwszego lockdownu spora część naszych placówek została zamknięta na mocy rządowego rozporządzenia. W związku z tym podjęliśmy działania, aby przywrócić bezpośredni, ale zdalny kontakt na linii doradca – klient, ułatwiając komunikację kupujących ze sprzedawcami.

VOX nie tylko sprzedaje, ale też wytwarza meble. Jak rozkładają się relacje między obsługą środowiska biznesowego, wsparciem procesów produkcyjnych i realizacją działań handlowych?

Grupa Kapitałowa VOX posiada kilka firm produkcyjno-handlowych. Kluczowymi systemami są dla nas systemy klasy ERP, głównie SAP-a. Obsługują one większość procesów – od zakupów, obsługi magazynu, przez produkcję, po sprzedaż, logistykę, księgowość, finanse i controlling. Poza tym fundamentalne znaczenie dla naszego działania mają systemy do obsługi sprzedaży internetowej poprzez sklep internetowy vox.pl, a także usługi Google Workspace, które wspomagają naszą bieżącą komunikację i współpracę użytkowników. Nie można w sposób szczególny wyróżnić jednego wybranego systemu. Nie przypisujemy poszczególnym rozwiązaniom mniejszej lub większej roli – wszystkie są jednakowo ważne, wszystkie są istotne dla utrzymania ciągłości funkcjonowania firmy.

Jak w praktyce odbywa się zarządzanie informatyką? Na ile jest ono scentralizowane? Co jest wdrażane i zarządzane z jednego, wspólnego miejsca w dziale IT, a co można robić lokalnie, w poszczególnych spółkach czy zakładach grupy?

W Grupie Kapitałowej VOX mamy centrum usług wspólnych, w skład którego wchodzi dział IT. Zarządzanie informatyką jest dosyć scentralizowane. Również główne systemy funkcjonują w modelu scentralizowanym i są utrzymywane oraz rozwijane z Polski, ponieważ staramy się zachować wspólny, grupowy standard procesów biznesowych, chociaż w szczegółach różnią się w poszczególnych krajach ze względu na wymagania prawne czy księgowe. W spółkach zagranicznych mamy zatrudnione dodatkowe osoby, odpowiedzialne za utrzymanie lokalnej infrastruktury teleinformatycznej.

W jakim zakresie korzystają Państwo ze standardowych, dostępnych na rynku rozwiązań, a na ile stawiacie na tworzenie i rozwijanie aplikacji czy systemów we własnym zakresie?

Mamy dosyć otwarte podejście do tego zagadnienia – korzystamy zarówno z gotowych rozwiązań, jak i tworzonych specjalnie na nasze potrzeby.

Czym jest uwarunkowany wybór takiego, a nie innego podejścia?

Wszystko zależy od specyfiki procesu, który mamy obsłużyć. Wytwarzamy i sprzedajemy meble, drzwi i inne produkty do urządzania wnętrz. Są one bardzo skomplikowane w swojej strukturze, bo są konfigurowalne – poszczególne elementy można zestawiać na różne sposoby. Nasz podstawowy system ERP SAP wspomaga nas w tym od strony operacyjnej. Korzystamy też ze standardowej funkcjonalności konfiguratora wariantów. Mamy także jednak dużo aplikacji, które powstały w odpowiedzi na nasze konkretne potrzeby i oczekiwania. Na przykład w interfejsie sklepu internetowego vox.pl mamy własne narzędzia, które wspomagają naszych klientów w konfiguracji produktów. W połowie 2020 roku uruchomiliśmy w pełni konfigurowalny system mebli Creative. Tworzymy w nim mebel od zera, jest on następnie produkowany pod zlecenie klienta oraz dostarczany do jego domu w ciągu kilku dni.

Które ze stworzonych przez Państwa samodzielnie rozwiązań informatycznych zasługiwałoby, Pani zdaniem, na szczególną uwagę?

Największym własnym rozwiązaniem jest program do aranżacji wnętrz VOXBOX, który rozwijamy od wielu lat. Nie znaleźliśmy równie dobrego jakościowo, gotowego narzędzia tego typu na rynku. Dzięki temu programowi klient może zaprojektować swoje wnętrze w zaciszu własnego domu lub w jednym z salonów VOX. Interfejs jest intuicyjny i obrazowy, a projektujący szybko widzi na ekranie efekty swojej pracy z fotorealistyczną dokładnością. Korzystając z tego narzędzia nie tylko dowiaduje się, czy wybrane elementy wyposażenia zmieszczą się we wnętrzu, ale też widzi, jak będą w nim dokładnie wyglądać. W naszych wybranych salonach dostępna jest wersja programu z elementami wirtualnej rzeczywistości. Klient może tam za pomocą okularów VR przespacerować się po zaprojektowanym pomieszczeniu. Wirtualna rzeczywistość pozwala ocenić układ pomieszczenia, sprawdzić wysokość i wygląd mebli, określić realną odległość, na przykład między łóżkiem a szafą. To rozwiązanie pozwala naprawdę dobrze ocenić, jak będziemy się czuli w zaprojektowanym wnętrzu.

Jakie są najważniejsze, strategiczne kierunki rozwoju ICT w Państwa firmie?

Największym stymulatorem rozwoju naszych systemów IT są potrzeby i oczekiwania naszych klientów. To one są dla nas najważniejsze. Najbardziej intensywnie rozwijamy narzędzia, które służą spełnianiu potrzeb klientów i są dedykowane do komunikacji z nimi. Na tym obszarze będziemy się też skupiać w pierwszym rzędzie w najbliższym czasie.

Mówiła Pani, że nie stronicie także od  kupowania narzędzi informatycznych na rynku. Co firmy informatyczne powinny brać pod uwagę myśląc o współpracy z Państwem?

Myślę, że kluczowe z naszego punktu widzenia jest myślenie tych firm w perspektywie naszych potrzeb, a nie swoich doświadczeń sprzedażowych. Najbardziej cenimy te organizacje, które poświęcą trochę czasu na poznanie specyfiki naszego działania zanim przyjdą do nas z ofertą.

Na co w głównej mierze zwraca Pani uwagę przy analizie oferty? Co jest decydującym czynnikiem przy wyborze rozwiązania i dostawcy czy usługodawcy?

Najistotniejszym czynnikiem jest to, czy dane rozwiązanie spełnia nasze potrzeby. Drugą ważną kwestią jest możliwość jego zastosowania na rynkach zagranicznych, na których działamy, a które wykraczają poza państwa Unii Europejskiej. Te rzeczy bierzemy w głównej mierze pod uwagę przy ocenie oferty.

Rozmawiał Andrzej Gontarz

Lucyna Michniewicz-Ślaska  

jest odpowiedzialna za obszar IT w Grupie Kapitałowej VOX. Kierowała wieloma międzynarodowymi wdrożeniami systemu SAP. Wcześniej realizowała strategię e-biznesu w ramach projektu Wyższe Szkoły Bankowe (www.wsb.pl). Jest zwolenniczką i propagatorką zwinnych metod pracy oraz autonomicznych zespołów, opartych na relacjach i wartościach. Laureatka wyróżnień: Strong Women in IT 2019, SAP Innovation Award 2011 – the most innovative implementationin SAP.