CRN Jakie najważniejsze zadania stoją obecnie przed kierowanym przez Pana zespołem?

Janusz Popielewski W dużej części pochłania nas utrzymanie infrastruktury informatycznej urzędu. Urządzenia, tracąc wsparcie producentów, wymagają ciągłej modyfikacji. Czeka nas chociażby modernizacja serwerowni. Utrzymujemy też sieć Wi-Fi w mieście. W tym roku odbędą się w Bydgoszczy mistrzostwa świata w piłce nożnej zespołów do lat 20. Musimy być przygotowani na obsługę zwiększonego obciążenia. Zbliżają się również wybory parlamentarne – krajowe i europejskie. W związku z nimi też będziemy mieli dużo dodatkowej pracy. Na barkach samorządowych działów IT spoczywa odpowiedzialność za obsługę informatyczną komisji wyborczych. Nowe wyzwanie stanowi konieczność zapewnienia sprzętu i obsługi informatycznej dla prawników udzielających bezpłatnej pomocy prawnej. Taki obowiązek spoczywa na wszystkich gminach. Będzie to wymagało stworzenia nowych stanowisk informatycznych w kilku placówkach.

A jak wyglądają długofalowe plany rozwoju?

Uczestniczymy w projekcie „Infostrada Kujaw i Pomorza”. W jego ramach chcemy zbudować miejską platformę informatyczną. Rozważamy też możliwość przeniesienia naszego głównego systemu do zewnętrznego dostawcy. Chcielibyśmy korzystać z niego w modelu usługowym. Idealnym rozwiązaniem byłoby przejęcie przez dostawcę całej odpowiedzialności za funkcjonowanie aplikacji, aby uniknąć problemów z rozstrzyganiem, czy awarie wywołane są złą konfiguracją infrastruktury, czy błędami samej aplikacji. Zamierzamy konsolidować rozwiązania informatyczne we wszystkich jednostkach miejskich. Nie bez znaczenia jest oferta dla mieszkańców. Staramy się automatyzować rozwiązania i tworzyć kolejne usługi.

Kiedy zamierzacie przenieść system do chmury?

Na razie planujemy przetestować poprawne funkcjonowanie systemu w zewnętrznym CPD. Podpisaliśmy stosowne porozumienie i będziemy sprawdzać, jakie to rozwiązanie ma plusy i minusy. Chcemy znaleźć taki model obsługi oprogramowania, który uniezależni nas od problemów z jego funkcjonowaniem. Nasz system jest bardzo złożony i rozbudowany, korzysta z sześciu serwerów aplikacyjnych. Dążymy do przeniesienia odpowiedzialności za jego prawidłowe funkcjonowanie na autora rozwiązania. Zakładamy, że w tym modelu byłby też zapewniony wyższy poziom bezpieczeństwa, chociażby dzięki możliwości aktywacji drugiej kopii zapasowej.

Jakim celom ma służyć tworzona przez Was miejska platforma informatyczna?

Nasz główny cel to bezproblemowa integracja wykorzystywanych rozwiązań niezależnie od ich producentów i dostawców. Wystawimy własne API, które wymusi na dostawcach rozwiązań otwarcie swoich systemów. Obecnie stanowi to bardzo duży problem. Mieszkańcy Bydgoszczy coraz częściej korzystają z e-usług, więc platforma wpisuje się w potrzeby zarówno miasta, jak i jego społeczności. Nasz pomysł polega na udostępnieniu wszystkich usług miejskich w jednym miejscu. Nie tylko tych urzędowych, ale też oferowanych przez wszystkie jednostki miejskie, na przykład systemów eBOK, kalendariów, umawiania wizyt, systemów zgłaszania problemów, z których korzystają spółki komunalne. Po co mieszkaniec ma pamiętać wiele różnych loginów do różnych serwisów, skoro mógłby korzystać ze wszystkich rozwiązań za pośrednictwem jednej platformy miejskiej, wykorzystując w tym celu tylko jeden login i hasło? To znacznie ułatwi posługiwanie się tymi narzędziami. Z perspektywy samorządu nastąpiłaby natomiast optymalizacja kosztów działania.

Dlaczego, jako wewnętrzny dział IT w urzędzie, chcecie zajmować się też informatyką w innych jednostkach miejskich?

Postrzegamy siebie jako miejski dział IT. Staramy się patrzeć na miasto jak na jeden spójny organizm. To wymaga też jednolitego, spójnego podejścia do jego obsługi informatycznej. Co roku poszerzamy swoją działalność. Obecnie zapewniamy obsługę informatyczną od A do Z pięciu jednostkom miejskim w ponad 20 lokalizacjach oraz częściową obsługę ponad 150 innym jednostkom, w tym placówkom oświatowym.

Rozważacie możliwość powołania miejskiego centrum informatycznego, które by funkcjonowało na zasadzie centrum usług wspólnych?

Na razie nie widzimy sensu tworzenia u nas osobnej spółki miejskiej do obsługi informatycznej jednostek miejskich – robimy i możemy robić to nadal w ramach działu IT w urzędzie. W mojej opinii jest to rozwiązanie łatwiejsze i tańsze, choćby dlatego że nie trzeba ponosić dodatkowych kosztów obsługi księgowej czy kadrowej. Korzystamy z wyspecjalizowanych zasobów urzędu. Unikamy też w ten sposób konkurencji między jednostkami miasta.

 

Jak ocenia Pan ofertę dostępnych na rynku rozwiązań dla administracji samorządowej? W jakim stopniu odpowiada ona rzeczywistym potrzebom informatycznym miast?

Niestety, wygląda to bardzo różnie. Rozwiązania standardowe, w tym urządzenia infrastrukturalne, spełniają najczęściej nasze wymagania. Gorzej jest z ofertą systemów przeznaczonych konkretnie dla miast, na przykład klasy ERP. Tutaj wybór jest ograniczony. Właściwie są trzy liczące się na rynku systemy przewidziane dla dużych miast, ale niekonkurencyjne względem siebie. Kolejnym problemem są ciągłe zmiany przepisów, za którymi nie nadążają rozwiązania informatyczne. W wielu państwach regulacje prawne czekają na dostosowanie systemów informatycznych. U nas wprowadza się przepisy, nie myśląc o stworzeniu odpowiednich, centralnych systemów, co powoduje, że każda gmina musi borykać się z tymi samymi problemami związanymi z dostosowaniem swoich systemów informatycznych. Jeden centralny system dla administracji publicznej byłby dużo lepszym i tańszym rozwiązaniem.

Zdaje się, że e-PUAP – przynajmniej w części – zapewnia rozwiązanie problemu, o którym Pan wspomniał…

Każde miasto na wielu polach korzysta z własnych regulacji prawnych, jak choćby gospodarka odpadami komunalnymi, co wymusza tworzenie własnych formularzy i obsługujących je algorytmów po stronie systemów dziedzinowych. e-PUAP to tylko wrota do systemów informatycznych. Z naszego punktu widzenia nie ma znaczenia, czy pismo do urzędu wpłynie przez e-PUAP, czy e-mailem. W obu przypadkach i tak trzeba je przekazać dalej do dziedzinowego systemu informatycznego. e-PUAP byłby dużo bardziej funkcjonalny, gdyby udało się go zintegrować z systemami dziedzinowymi w każdej gminie. Tu pojawia się duży problem, bo taka integracja okazuje się bardzo droga i wymaga ścisłej współpracy z autorami oprogramowania. Nie jest to ani tanie, ani łatwe w realizacji.

Czego w pierwszym rzędzie oczekuje Pan od dostawców?

Rzetelność i terminowość są dla mnie najważniejsze. Liczy się też wsparcie w rozwiązywaniu bieżących problemów ze sprzętem lub oprogramowaniem. Największym wyzwaniem jest obecnie zapewnienie wsparcia w zakresie aplikacji oraz szybkie reagowanie na potrzeby rozwojowe. Główny kłopot stanowi niedotrzymywanie terminów, niedokładna realizacja usług, błędy krytyczne podczas wdrożeń rozwiązań, które powinny być uprzednio przetestowane przez dostawcę… IT staje się coraz bardziej skomplikowane, a firmom informatycznym brakuje rąk do pracy.

Dlaczego w takim razie zamierzacie przenieść obsługę swojego głównego systemu do zewnętrznego dostawcy?

Na razie jeszcze nie jest to przesądzone. Chcemy sprawdzić ten model. Pozwoliłoby to na przejęcie pełnej odpowiedzialności za funkcjonowanie kluczowego systemu teleinformatycznego przez jego autora. Płacilibyśmy za sprawne funkcjonowanie systemu-usługi, a nie za opiekę nad nim w naszej infrastrukturze. W mojej opinii jest to sytuacja korzystna dla obu stron, bo przecież autor systemu będzie najlepiej wiedział, jaka infrastruktura jest najbardziej optymalna dla jego prawidłowej pracy. Liczymy też, że będzie to opłacalne finansowo. Jeżeli jednak okaże się, że rozwój własnej infrastruktury będzie dużo tańszy, to będziemy ją rozwijać i obsługiwać system sami. Zamierzamy jednak przetestować model usługowy w praktyce.

Z jakimi wyzwaniami wiązałby się rozwój własnej infrastruktury, rozbudowa własnych zasobów?

Przede wszystkim wymagałoby to pozyskania kolejnych fachowców. Z tym mamy największy kłopot. Nie chodzi tylko o ograniczone fundusze na płace, bo te się cały czas zwiększają. Praca w instytucjach samorządowych wciąż jednak traktowana jest przez informatyków – zupełnie niezasłużenie – jako praca drugiej kategorii. Brakuje chętnych. Być może również część winy jest po naszej stronie, bo nie korzystamy z wielu narzędzi HR, jak firmy komercyjne, nie mamy programu aktywnego wyławiania z rynku talentów. Tymczasem miasto obsługuje gigantyczne zasoby informatyczne, systemy miejskie są coraz bardziej złożone i wciąż modernizowane. Dla fachowców to świetne pole do ciągłego rozwoju i nauki.

 

Jak pozyskuje Pan informacje o interesujących Pana rozwiązaniach dostępnych na rynku?

Nigdy nie odmawiam kontaktów ani spotkań z resellerami czy integratorami, jeżeli chcą mi przedstawić swoją ofertę. To dla mnie też okazja do nauki i poznania nowych technologii. Potrzeby wynikające z pracy urzędu lub funkcjonowania miasta generują zainteresowanie konkretnymi rozwiązaniami. Często jeździmy na wizyty referencyjne, rozmawiamy zarówno z dostawcami, jak i użytkownikami interesujących nas systemów. Na końcu jednak i tak o wszystkim decyduje przetarg, który może niejednokrotnie wywrócić do góry nogami przyjęte na początku założenia. Czasami wygrywa po prostu rozwiązanie najtańsze.

Nowelizacja prawa zamówień publicznych miała uniezależnić instytucje publiczne od dyktatu ceny jako najważniejszego, czy wręcz jedynego kryterium wyboru…

W praktyce nie działa to jednak tak dobrze. Trudno zdefiniować kryteria tak, aby cena nie okazała się ostatecznie najważniejsza. Wszystkie składniki muszą być odpowiednio zbalansowane, bo gdy na przykład postawię na dobre wsparcie serwisowe albo przedłużoną gwarancję jako główny czynnik wyboru, to może się okazać, że owszem, otrzymam to, ale za bardzo wysoką cenę. Przetargi nie gwarantują w zasadzie ani dobrej ceny, ani dobrej jakości. Najprościej jest kupić coś małego, taniego, poniżej progu zamówień publicznych. Wtedy to my, specjaliści, decydujemy zarówno o cenie, jak i jakości rozwiązania. Przetarg to zawsze niepewność i loteria. Nawet szczegółowy opis przedmiotu zamówienia nie gwarantuje końcowego sukcesu.

Czy przetargi organizujecie tylko dla urzędu miasta?

Część przetargów przeprowadzamy wyłącznie dla urzędu, ale część również dla pozostałych jednostek miasta. Często pomagamy im też przygotowywać specyfikację przetargową tak, aby parametry zamawianych rozwiązań były zgodne z systemami miejskimi, co umożliwia ich łatwą integrację.

Jakie rozwiązania rozwijacie własnymi siłami?

Wiele rzeczy robimy sami. Mamy własny zespół rozwojowy. Miasto ma własną sieć telekomunikacyjną i własną sieć Wi-Fi. Obsługa infrastruktury telekomunikacyjnej jest w całości w naszej gestii. Aż 80 proc. jednostek miejskich jest podłączonych do internetu przez naszą sieć i korzysta z zabezpieczeń przygotowywanych przez naszych specjalistów. Zapewniamy obsługę informatyczną wszystkim placówkom oświatowym w ramach Oświatowej Platformy Informatycznej Urzędu Miasta (OPIUM). Udostępniamy na niej wszystkie informacje i usługi związane z funkcjonowaniem oświaty. Dla wielu jednostek miejskich świadczymy usługi telefonii stacjonarnej oraz przygotowujemy wspólne przetargi na dostawę telefonów komórkowych. We własnym zakresie rozwijamy aplikacje bazujące na platformie SharePoint. Często są to rzeczy robione ad hoc, wynikające z pojawiających się potrzeb. Prowadzimy i rozwijamy miejski CMS bazujący na wypracowanym przez nas rozwiązaniu. Są w nim tworzone strony zarówno Urzędu Miasta, jak i innych instytucji miejskich.

A jakie macie plany rozwojowe w dziedzinie systemów back office dla urzędu?

Przy wprowadzaniu nowego oprogramowania staramy się uwzględniać rzeczywistą potrzebę biznesową. Nasze doświadczenie pokazuje, że wdrożenia nie udają się, gdy istnieje jedynie wola po stronie wydziału informatyki, a nie ma rzeczywistej potrzeby dostrzeganej przez biznes. Obecnie mamy ponad 160 systemów dziedzinowych, co pokazuje skalę wyzwań dla działu IT. Jeśli chodzi o sprzęt, to co dwa lata wymieniamy średnio 200 komputerów i laptopów. Mamy wypracowaną własną specyfikację przetargową, co umożliwia nam kupowanie dobrej jakości urządzeń.

 

Jakie są proporcje między laptopami a desktopami?

Zdecydowanie przeważają desktopy i terminale – to ponad 80 proc. wyposażenia urzędu. Laptopy są wykorzystywane głównie przez kadrę kierowniczą i użytkowników pracujących w terenie. Konfigurujemy je wtedy według specjalnych wymagań użytkowników, na przykład wyposażamy w stacje dokujące. Dużą część naszego parku maszynowego stanowią również terminale i infrastruktura VDI. Są to rozwiązania najlepsze pod względem żywotności i zarządzania przez IT, ale nie wszystkie potrzeby użytkowników da się za ich pomocą zaspokoić.

A w jakim modelu korzystacie z systemów druku?

Jeśli chodzi o drukarki, to po okresie gwarancyjnym przekazujemy ich obsługę firmie zewnętrznej w ramach umowy serwisowej. W jej zakresie są zarówno naprawy, jak i dostarczanie materiałów eksploatacyjnych. Z urządzeń wielofunkcyjnych korzystamy natomiast w całości w modelu usługowym – płacimy za każdą wydrukowaną stronę. Co cztery lata sprzęt trzeba wymieniać, co stanowi duże wyzwanie zarówno dla dostawców, jak i mojego zespołu. Nie możemy sobie pozwolić na najmniejsze przestoje w pracy. Korzystamy również z funkcji wydruku bezpiecznego (wymagającego autoryzacji użytkownika) i podążającego, który zapewnia odebranie materiałów na dowolnym urządzeniu w urzędzie. To zwiększa bezpieczeństwo wydruków i dostępność urządzeń w przypadku pojedynczych awarii.

Jak ocenia Pan przydatność nowych technologii typu IoT czy sztuczna inteligencja? Czy smart city jest wciąż ideą, czy też materializuje się już w postaci konkretnych rozwiązań w mieście?

Mamy już rozwiązania typu smart city i na co dzień z nich korzystamy. Mówię o systemach inteligentnego transportu, inteligentnego oświetlenia oraz służących do zarządzania energią w obiektach publicznych. Nie chcemy się zachłystywać nowymi technologiami, patrzymy przede wszystkim na ich użyteczność dla miasta. Oceniamy, jaki jest sens ich wdrożenia, jakie to może przynieść korzyści, i dopiero wówczas decydujemy o ich wprowadzeniu. W wielu przypadkach nowoczesne rozwiązania IT rzeczywiście okazują się użyteczne.

Rozmawiał
Andrzej Gontarz