Przetargowy klincz

Przetargi…
Gdzie tkwi problem?

CRN Co złego dzieje
się z polskim rynkiem zamówień publicznych, że społeczeństwo ocenia go
jako jedną z porażek państwa? Czy jest na to remedium?

Michał Wiatr, Softtutor Consulting Negatywny kontekst, w którym pokazywane są
przez media przetargi publiczne, powstał przede wszystkim z powodu
nagłaśniania źle zrealizowanych postępowań. Tymczasem główny problem leży gdzie
indziej, a mianowicie w braku koordynacji i dobrych praktyk na
szczeblu państwowym, często też braku kompetencji zamawiających i niechęci
do korzystania z eksperckich źródeł wiedzy. Przed zamawiającymi stawia się
ambitne cele i przeznacza środki na ich osiągnięcie bez wskazania, jak
realizować projekty IT. Zamawiający próbują z tej sytuacji wybrnąć,
niemniej jednak mają ograniczoną swobodę działania zarówno ze względu na
obowiązujące prawo, jak też presję instytucji kontrolujących. To właśnie
dlatego głównym kryterium w przetargach jest cena, a nie merytoryczna
opinia dotycząca złożonych ofert. Na szczęście to zaczyna się zmieniać,
choć tempo zmian jest dość wolne.

Krzysztof
Szubert, Connect Distribution W kontekście zamówień publicznych
w Polsce jest kilka obszarów, które wymagają pilnej reformy. Najważniejszy
to kwestia koordynacji projektów informatycznych w polskiej administracji.
Nie mamy ośrodka, który odpowiada za koordynację, więc każdy resort czy urząd
zajmuje się przetargami na własną rękę. Zaspokaja swoje potrzeby, ale nie
sprawdza, czy dany system może np. współpracować z rozwiązaniami
w innych jednostkach.

CRN Mamy przecież
Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji…

Krzysztof
Szubert, Connect Distribution …przed którym niezbyt pewna
przyszłość. Obecnie jest raczej osłabiane niż wzmacniane i nie bardzo
wyczuwa się jego intencję koordynacji projektów informatycznych. Widać też, że
coraz częściej kwestie merytoryczne są przekazywane do Ministerstwa
Infrastruktury, bo tam jest po prostu coraz więcej osób, które się na
cyfryzacji i IT znają.

CRN A co
z takimi podmiotami, jak Centralny Ośrodek Informatyki, Centrum Projektów
Informatycznych czy Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia?

Krzysztof
Szubert, Connect Distribution W tej chwili działają niezależnie od
siebie, chociaż w komisji sejmowej dyskutowana jest kwestia połączenia COI
i CPI. Poza tym wspomniane jednostki coraz bardziej chcą wchodzić
w rolę integratorów i budować systemy dla administracji państwowej
w modelu konkurencyjnym wobec komercyjnego.

Marta
Brańska-Rybicka, IBM Największy problem sprawiają dziś przetargi na
tworzenie aplikacji i całych rozwiązań. Należy je sfinalizować
w określonym czasie, ale ze względu na niekończące się protesty bardzo
trudno dotrzymać terminów. Czasami można wręcz odnieść wrażenie, że skargi do
Krajowej Izby Odwoławczej są zgłaszane, żeby uprzykrzyć innym życie, bez
względu na to, kto ma szansę wygrać. Dla zwycięzcy postępowania po
rozstrzygnięciu sporów zaczynają się trudne chwile, ponieważ czas zaplanowany
na stworzenie zamówionego systemu drastycznie się skraca. Trzeba zatrudniać
dodatkowe osoby bądź zlecać innym firmom podwykonawstwo. Zdarza się, że projekt
finalnie okazuje się nieopłacalny. A firmy chcą się angażować
w projekty publiczne, bo ich realizacja może zdecydować o przyszłości
integratora – przynieść bardzo dobre referencje lub kompetencje uzyskane
w trakcie wdrożenia.

Marcin
Szulga, Unizeto Technologies Sytuacji nie poprawia też dostrzegalny
brak strategicznego planowania przetargów, a szczególnie korelowania
budżetów zamawiającego, planowanych najczęściej na najbliższy rok,
z długofalowymi, wieloletnimi projektami. Do tego dochodzi problem
realizacji programów, które są zbiorem różnych projektów. Przetargi nierzadko organizuje
się od razu na cały program lub równolegle na zbiór projektów. Dlatego trudno
efektywnie zarządzać takim przedsięwzięciem, zamawiającego i wykonawców
pokonuje po prostu jego skala. Kolejna istotna kwestia to brak otwartej
komunikacji między zamawiającymi i oferentami. Panuje przeświadczenie, że
najlepiej byłoby, gdyby przedstawiciele tych dwóch grup w ogóle się nie
znali, a wszelkie formy kontaktu nieformalnego odbierane są negatywnie.

CRN Do tego dochodzi
wspomniana już kwestia niskiej ceny…

Marcin
Szulga, Unizeto Technologies Bardzo często zamawiający, preferując
kryterium ceny, zachowują się tak, jakby w ogóle nie chcieli dać zarobić
dostawcy, który z natury jest przedsiębiorcą oczekującym zwrotu
z inwestycji. W konsekwencji stosowanie w przetargach kryterium
ceny automatycznie sprowadza na zamawiającego ryzyko niepowodzenia projektu. To
dziwne, ale dla zamawiających nie jest oczywiste, że dostaną taki produkt, za
jaki zapłacili.

Marta
Brańska-Rybicka, IBM Tym samym dostawcy zdają się na łaskę
i niełaskę zamawiającego w zakresie egzekwowania kar, gdy realizacja
projektu się nie uda lub nie zmieści w założonym harmonogramie. Tymczasem
z naszych obserwacji wynika, że praktycznie połowa postępowań
przetargowych w branży IT jest skazanych na przekroczenie terminów.
Dlatego dostawcy uważają rynek publiczny za zbyt trudny i ryzykowny, żeby
na nim występować. A obecnie, jak nigdy, potrzeba na nim świeżej krwi.

Duży problem: cena to podstawa

CRN W przetargach
najwięcej emocji budzą ceny. Wiadomo dlaczego – z reguły jest to
jedyne policzalne kryterium. Co musiałoby się zmienić, żeby przestało ono być
uznawane za kluczowe? Czy problem leży po stronie składających ofertę, bo nie
potrafią dowieść, że rozwiązanie jest np. dwa razy droższe, ale pięć razy
lepsze? Czy może zamawiający nie umieją wybrać właściwych kryteriów?

Michał Wiatr, Softtutor Consulting Po pierwsze, chyba nigdy nie zdarzyło się, żeby
Krajowa Izba Odwoławcza poparła zamawiającego, który odrzucił ofertę
z powodu rażąco niskiej ceny. Po drugie, nie przypominam sobie, by podczas
rozprawy przed KIO powołano biegłego ze względu na potrzebę rozstrzygnięcia
kwestii informatycznych wymagających nietuzinkowej wiedzy eksperckiej. To najlepiej
obrazuje problem. Tymczasem wykonawca potrafi uzasadnić wszystko: niewyobrażalnie niską cenę
– przedstawiając umowy cywilnoprawne z architektami IT, ze stawką
rzędu 15 zł za godzinę, niskie koszty utrzymania – przekonując
o niezawodności systemu. W teorii jest w stanie udowodnić nawet
działanie rozwiązań wbrew zasadom ich funkcjonowania. Biorąc pod uwagę to oraz
fakt, że proces odwoławczy kosztuje, a wyrok może być przypadkowy,
zamawiającemu nie pozostaje nic innego, jak stosowanie maksymalnie prostych kryteriów
oraz zachowawczy wybór najkorzystniejszej oferty.

CRN Ale zakładam, że taka
instytucja jak KIO jest potrzebna? Chodzi więc chyba raczej o zmianę
modelu jej działania?

Krzysztof
Szubert, Connect Distribution Oczywiście,
jest potrzebna, ale jej rola jest obecnie opacznie rozumiana. To naturalne, że
cena nie zawsze może być jedynym kryterium. Tak jak w sklepie, nie
kupujemy wyłącznie najtańszych rzeczy, tylko dobieramy według potrzeb,
uwzględniając różne cechy produktu. Poza tym nasi partnerzy wskazują na bardzo
słabą jakość dokumentacji przetargowej, przede wszystkim specyfikacji warunków
zamówienia. Brak precyzji w tym zakresie umożliwia pisanie ofert
o tak dużej rozpiętości merytorycznej, że każdą można obronić.
Podniesienie jakości dokumentacji przetargowej trochę zawęziłoby rozrzut cenowy
w przetargach.

Michał
Wiatr, Softtutor Consulting  Poza tym wykonawcy powinni ponosić
konsekwencje fałszywych oświadczeń. To dość częsta przyczyna niepowodzenia
wielu projektów…

Marta Brańska-Rybicka, IBM Duże znaczenie ma presja czasu, bo zamawiający nie
mają go wystarczająco dużo na dialog techniczny z oferentami. A tylko
dysponując odpowiednimi informacjami, będą potrafili przygotować zamówienie
dobrej jakości. Proces uzgodnień powinien trwać nawet kilka miesięcy. Tymczasem
większość zamawiających budzi się w czwartym kwartale, z przerażeniem
stwierdza, że za chwilę minie okres wydatkowania budżetu, i ma zdecydowanie za
mało czasu na rozsądne działanie.

Marcin Szulga, Unizeto Technologies Rozumiem jednak także obawy zamawiających
– nierzadko operują dużymi budżetami i małą ilością czasu na
zdefiniowanie przedmiotu zamówienia. Dlatego w ich postępowaniu pojawiają
się najprostsze schematy, które ograniczają ryzyko posądzenia o niewłaściwe
wydawanie publicznych pieniędzy. Jak rozwiązać ten problem? Zamiast kupować
całe rozwiązanie, można je dzierżawić w formie usługi i rozliczać się
w modelu abonamentowym, ograniczając ryzyko inwestowania i budowania
systemów, które nie zostaną wykonane poprawnie. Jeśli wybierzemy oprogramowanie
w modelu SaaS, możemy stosunkowo prosto zmienić dostawcę usługi. Niestety,
w przypadku tego sposobu realizacji projektów wciąż są pewne obawy
związane z przetwarzaniem danych na terenie kraju lub wydatkowaniem
pieniędzy unijnych.

Skąd czerpać dobre wzorce?

CRN Czy przedstawiciele
branży wiedzą, co należałoby poprawić, żeby polski system przetargów
publicznych zaczął funkcjonować zgodnie z oczekiwaniami?

Krzysztof Szubert, Connect Distribution W Polsce nie ma ośrodka, który przygotowywałby
zestawienie aktualnie prowadzonych projektów informatycznych
w administracji. Powinno ono zawierać informacje o tym, na jakim
etapie są projekty, ile kosztowały, ile osób będzie z nich korzystać
i czy przewidziano możliwość współpracy danego rozwiązania z innymi,
być może jeszcze niepowstałymi. Obecnie takiej informacji nie można uzyskać
nigdzie i trzeba kierować zapytania do każdego resortu osobno. Jako
członkowie Business Centre Club zaproponowaliśmy stworzenie, np. przy
Kancelarii Premiera, ośrodka monitorowania projektów i zarządzania nimi
w podstawowym stopniu. Nie mamy jednak jeszcze informacji, czy pomysł
uzyskał aprobatę.

Marta
Brańska-Rybicka, IBM Sytuacja jest patologiczna też dlatego, że
przez brak koordynacji działań w różnych miejscach tworzone są aplikacje
o dublujących się funkcjach. Do tego dochodzi częsty brak możliwości
przesłania tych danych z jednej instytucji do drugiej. Nie da się
wprowadzić żadnych znaczących zmian, jeśli nie wiadomo, czym dysponuje się
w danej chwili. Punktem wyjścia musi być inwentaryzacja i weryfikacja
tego, co jest, co już zostało wykonane.

CRN Czemu ustawodawca
w Polsce nie wykorzystuje najlepszych praktyk, które sprawdziły się
w innych krajach?

Krzysztof
Szubert, Connect Distribution Przyczyną
są uwarunkowania kulturowe, naleciałości, przyzwyczajenia itd. Temat
podejmowany jest od wielu lat, ale do tej pory nikt nie zdecydował się na
radykalną reformę i modernizację procesu oceny ofert. Na przykład
w Niemczech obliczana jest mediana z cen w złożonych ofertach
i oferty o wartości znacznie niższej i wyższej odpadają. Zatem
każdy stara się „wcelować” w tę medianę, zapewniając sobie tym samym
godziwy zysk i znacznie zmniejszając ryzyko niepowodzenia projektu.

Michał Wiatr, Softtutor Consulting Konieczne jest przyjęcie strategicznego planu
rozwoju systemów administracji publicznej i zwiększenie przejrzystości
komunikowania jego założeń. Zamawiający powinni informować, jakie inicjatywy
strategiczne planują realizować i jakie przyjęto standardy
architektoniczne w zakresie budowy rozwiązań IT. Wykonawcy muszą mieć
możliwość wcześniejszego planowania zasobów, zwłaszcza w przypadku
kompleksowych zamówień o dużym zakresie merytorycznym i wysokiej
wartości. Niestety, często przy okazji postępowań przetargowych ujawnia się
wewnętrzny konflikt między działami zamówień publicznych a działami IT.
Pracownicy tych ostatnich najchętniej korzystaliby z oceny merytorycznej
i kryteriów pozacenowych, aby sprawdzić, co tak naprawdę jest przedmiotem
oferty, i czy faktycznie to, co wykonawca zaproponował, jest wykonalne.

Marcin
Szulga, Unizeto Technologies W branży IT na potrzeby
zarządzania strategicznego przedsiębiorstwem funkcjonują zbiory dobrych
praktyk, np. w postaci szkieletu architektury korporacyjnej TOGAF.
Zapewnia on kompleksowe podejście do projektowania, planowania, implementacji
oraz zarządzania informacyjną architekturą firmy i, jeżeli potraktujemy
administrację publiczną jak dużą korporację, możemy czerpać z tych
wzorców. To pozwoli uporządkować wszelkiego rodzaju inicjatywy w takiej
„korporacji”, jaką jest państwo. Zresztą w przypadku części zamówień
publicznych pojawiają się już informacje, że powinny być realizowane zgodnie
z TOGAF, ale potem okazuje się, że to wymaganie pro forma. Oczywiście
TOGAF jest tylko jednym z narzędzi zarządzania strategicznego dużymi
przedsiębiorstwami. Możemy skorzystać z wielu innych, prostszych metod
używanych w firmach. Wymaga to jednak nieustannego inwestowania
w podnoszenie wiedzy menedżerów administracji publicznej w zakresie
zarządzania.

Polska – kraj innowacyjnych
ludzi

CRN Polacy uważani są za
jeden z najbardziej innowacyjnych i pomysłowych narodów na świecie.
Równocześnie to właśnie IT pozwala firmom wzniosić się na nowe poziomy
innowacyjności. Czy wszystkie niedogodności związane z prawem zamówień publicznych i złą atmosferą
wokół nich  powodują, że mimo naszych
zalet nie możemy stać się bardziej innowacyjnym krajem?

Michał
Wiatr, Softtutor Consulting W wielu obszarach już teraz
jesteśmy bardzo innowacyjni, znajdujemy się wręcz w światowej czołówce.
Mamy najnowocześniejsze i najbezpieczniejsze rozwiązania
w bankowości, banki z USA, Niemiec czy Wielkiej Brytanii mogłyby się
od nas uczyć. Podobnie jest w telekomunikacji. Na świecie w firmach
i urzędach wciąż funkcjonuje wiele starych rozwiązań, z różnych
powodów niemodernizowanych przez ich właścicieli. My w większości obszarów
zaczynaliśmy dużo później i dlatego teraz mamy się czym chwalić.

Marta Brańska-Rybicka, IBM Potwierdzam. We Wrocławiu działa nasze Security
Operational Center, otwarte kilka lat temu, gdzie na stałe pracuje
kilkudziesięciu analityków. Są to głównie doskonale wykształceni Polacy, którzy
zajmują się bezpieczeństwem oraz rozpoznawaniem i zwalczaniem ataków
w cyberprzestrzeni. Świadczą usługi dla klientów z całego świata.
Jeszcze rok temu ci ludzie jeździli do Atlanty w USA, gdzie uczyli się
reagować na zagrożenia i edukować swoich klientów. Teraz sytuacja się
odwróciła – ludzie z Atlanty często przyjeżdżają tutaj i uczą
się od Polaków. Wystarczyłoby, by polskie instytucje publiczne dostrzegły
potencjał drzemiący w naszych rodakach, odpowiednio ich wynagradzały
i potrafiły utrzymać do momentu finalizacji kluczowych, realizowanych
przez nich projektów. Niestety, obecnie większość uzdolnionych osób nie tylko
nie pracuje w sektorze publicznym, ale wyjeżdża z kraju, a to
dla nas najgorszy scenariusz.

Marcin Szulga, Unizeto Technologies Uważam, że wiele w tym zakresie zmieni się
w ciągu kilku najbliższych lat. W Unii Europejskiej realizowany jest
projekt Pre-Commercial Procurement, w ramach którego w postępowaniu
publicznym może być wybranych kilka podmiotów, które rozpoczynają realizację
projektu równolegle, a po zakończeniu każdego etapu najgorsza firma
odpada. Dzięki temu firmy konkurują ze sobą nie tylko ceną, ale także jakością
i efektywnością. Na początku jest kilka podmiotów, jednak wygrywa
najbardziej innowacyjny, który najciekawiej rozwiązał problem. Jeżeli ten model
zacznie obowiązywać w Polsce, nasze firmy będą mogły się wykazać
i wierzę, że będzie to przełomowy moment dla Polski.

CRN Czy mamy szansę na
tak rewolucyjne zmiany, aby z Warszawy uczynić np. drugi Singapur, który
przecież jest miastem podobnej wielkości?

Marta
Brańska-Rybicka, IBM W Polsce realizowanych jest już wiele projektów
z zakresu „inteligentnych miast”, chociaż na razie nie są zbyt widoczne,
a o korzyściach z nich płynących wiedzą nieliczni.
Beneficjentami takich projektów są dziś głównie mniejsze miasta, bo tam łatwiej
je przeprowadzić ze względu na mniejszą skalę. Projekty realizowane
w Nowym Jorku, Londynie czy Singapurze to majstersztyki w swojej
klasie, przedsięwzięcia gigantyczne i bardzo kosztowne. W ich
przypadku chodzi głównie o prestiż, a więc wartość niemierzalną.
Czasami trudno określić, czy i kiedy taki projekt się zwróci. My nie
możemy na razie sobie na to pozwolić, bo u nas liczy się najpierw
pieniądz, potem funkcjonalność, a dopiero na końcu prestiż. Ale
w wielu miastach już teraz mamy ciekawe wdrożenia dotyczące transportu
publicznego lub platform komunikacji obywateli z włodarzami. Gdy powstanie
ich więcej i będą oparte na otwartych standardach, połączenie ich
w jedną całość nie będzie stanowić problemu. Wtedy bardzo szybko dogonimy
najlepszych na świecie.

Czy uczestniczenie w przetargach ma sens?

CRN W Polsce jest pewna,
niewielka grupa resellerów i integratorów, którzy mają doświadczenie w
przetargach. Ale są też dostawcy w setkach mniejszych miast, którzy
z różnych powodów nigdy nie składali ofert albo składali i zawsze
przegrywali. Co można im poradzić? Jakiego typu działania powinni podjąć?

Krzysztof Szubert, Connect Distribution Na pewno nie powinni się poddawać.
W mniejszych miejscowościach lokalne urzędy, szpitale, fabryki też
organizują przetargi. Szybka dostępność inżynierów firmy, która wdrażała dane
rozwiązanie, jest jednym z argumentów działających na jej korzyść. Jako
dystrybutor wspieramy partnerów również w realizacji mniejszych, lokalnych
projektów. W przypadku niszowych rozwiązań często małe firmy szybciej się
specjalizują i są bardziej elastyczne w kontaktach z klientem.
Duzi integratorzy angażują się głównie w duże projekty, te na szczeblu
centralnym, i raczej nie stanowią wielkiego zagrożenia.

Marta Brańska-Rybicka, IBM Małe firmy nie muszą ograniczać się do obsługi
lokalnego rynku. Na ich miejscu sięgałabym po znacznie więcej. Nie mówię
o samodzielnym obsługiwaniu największych przetargów, bo ograniczeniem może
być chociażby ogromne wadium wymagane w chwili składania oferty. Myślę, że
małe firmy powinny szukać unikalnej specjalizacji, na którą wkrótce może
wzrosnąć popyt lub która zapewnia znaczne oszczędności użytkownikom. Wówczas
mogą nawiązać relacje z innymi integratorami i z powodzeniem
występować w roli konsultanta lub podwykonawcy. Na sprzedaży serwerów albo
innego sprzętu dużych sum nie zarobią, bo w tym przypadku wszystko zależy
od dobrej ceny i sprawnej logistyki. Natomiast co roku na świecie powstaje
mnóstwo świetnych, nowoczesnych rozwiązań, np. oprogramowanie do zarządzania
różnego typu procesami biznesowymi. Co roku mamy też do czynienia
z przejęciami start-upów przez wielkie koncerny, takie jak IBM. Mniejsi
resellerzy i integratorzy, który mają ambicję i chęć nauczenia się
czegoś nowego, powinni nawiązać współpracę własnie z takim dużym dostawcą
skupującym firmy oferujące ciekawe technologie.

Michał
Wiatr, Softtutor Consulting Taki model z powodzeniem
funkcjonuje na Zachodzie. Dla małych firm jest bardzo korzystny, bo nie muszą
zajmować się całą otoczką logistyczną, finansową czy też związaną
z ofertowaniem, walką z odwołaniami i ponoszeniem
niewspółmiernego do ich wielkości ryzyka. Firmy te są ekspertami
w określonej dziedzinie, robią to, co potrafią najlepiej, i generują
ogromną wartość dodaną.

Marcin
Szulga, Unizeto Technologies Warto też zwrócić uwagę, że szybko zaczyna
rosnąć rynek audytów realizowanych na różnych poziomach – od samych ofert
przez studium wykonalności po zrealizowane wdrożenia. Taki audyt musi prowadzić
firma, która nie miała do czynienia z określonym zamawiającym
w przetargu publicznym. To wielka szansa dla mniejszych integratorów
i resellerów, ponieważ w przetargach organizowanych przez duże
podmioty najczęściej startowali już wszyscy duzi dostawcy.