CRN W potocznym rozumieniu praca prawnika kojarzy się przede wszystkim z obróbką informacji i tworzeniem dokumentów. Wydaje się więc, że głównym zadaniem IT w kancelarii jest zapewnienie narzędzi wspierających szeroko pojętą pracę biurową…

Marek Laskowski Też tak na początku myślałem, ale szybko się przekonałem, że to mylne wyobrażenie. Są dwa główne aspekty funkcjonowania IT w kancelarii prawnej. Z jednej strony to rzeczywiście back office, ale taki zaawansowany, mocno rozbudowany. Z drugiej zaś to security. Trzecia strona to cały obszar Legal Tech, ale o tym za chwilę. Co stanowi największą wartość kancelarii prawnej? Materiały, informacje, ekspertyzy. Prawnicy pracują ciągle na dokumentach, więc ich ochrona staje się niezwykle ważna. Bo utrata danych to zagrożenie dla tego biznesu. Obszar security jest więc w DZP na takim poziomie jak w bankach oraz u dużych ubezpieczycieli. Systemy ochrony klasy APT oraz podobne rozwiązania mamy takie same jak w dużych bankach. W sumie dbamy o ponad trzysta stacji roboczych, stacjonarnych i mobilnych i bardzo rozległą infrastrukturę serwerową.

Praca prawników polega w dużej mierze na umiejętności docierania do odpowiednich informacji i łączenia ich ze sobą, na przykład orzeczeń, przepisów etc. W jakim stopniu informatyka wspiera działania kancelarii w tym zakresie?

Tworzymy w DZP taki właśnie system. To będzie rozwiązanie bazujące na sztucznej inteligencji (AI), konkretnie na uczeniu maszynowym i na NLP, neurolingwistycznym programowaniu językowym. Jego zadaniem będzie śledzenie, co się w prawie dzieje, co się zmienia w przepisach, i analizowanie, jaki to ma wpływ na naszych klientów. Będą oni dostawali od nas na przykład informacje, co się zmienia w zakresie dotyczących ich regulacji i jak te zmiany wpłyną na ich biznes. Nazwaliśmy tę klasę autorskich rozwiązań LexTeligent. System będzie śledził zasoby informacji prawnych, łącznie ze stronami sejmowymi oraz innymi źródłami informacji, również tzw. nieoczywistymi źródłami prawa, i generował spersonalizowane informacje dla poszczególnych klientów. W niektórych obszarach to już działa. System szukał klauzul niedozwolonych wynikających z RODO dla umów bankowych i ubezpieczeniowych. Przeanalizował 100 tys. dokumentów w 15 minut. Spośród nich wybrał jako ważne i wskazał do przeczytania przez prawnika kilka dokumentów – oszczędziliśmy tym samym bardzo dużo czasu, jednocześnie eliminując potencjalne błędy.

Dlaczego nie skorzystacie z gotowych rozwiązań tego typu?

Na świecie kancelarie prawne korzystają już z takich rozwiązań, są one dostępne na rynku w ramach domen technologicznych zwanych LegalTech. Na przykład bardzo popularny jest system firmy IBM – Ross – bazujący na rozwiązaniu Watson. Umożliwia dokonywanie predykcji kognitywnej. Analizuje stan spraw i prognozuje na przykład, jaka linia obrony będzie najbardziej skuteczna. Może zasugerować prawnikowi: idź w stronę niepoczytalności klienta, bo w dotychczasowych sprawach ta obrona miała 60 proc. skuteczności. Jest też znany system KIRA, który robi analizę dokumentów w procesach due diligence. Niestety, te rozwiązania odnoszą się do innego kontekstu prawnego, ale – co chyba najważniejsze – bazują na języku angielskim. Język polski, jako język stricte fleksyjny, to już zupełnie inna historia.

Nie ma możliwości skorzystania z nich u nas?

W Polsce rozwiązania typu Legal Tech praktycznie nie występują. Z jednej strony są za drogie, z drugiej – trudno je spolszczyć. Trzeba by olbrzymich nakładów pracy, żeby przystosować je do specyfiki polskiego prawa i polskiego języka. To się po prostu nie opłaca. Tym bardziej że na takie rozwiązanie nie byłoby w Polsce zbyt dużego popytu. Kancelarie wciąż jeszcze wolą do przeszukiwania dokumentów zatrudnić aplikantów, niż powierzyć zadanie oprogramowaniu. Dlatego postanowiliśmy zbudować własny system. Robimy to we współpracy z warszawskimi ośrodkami naukowymi – Akademią Leona Koźmińskiego oraz Narodowym Centrum Badań Jądrowych.

 

Czy nie jest również tak, że prawnicy nie ufają takim rozwiązaniom, bo boją się utraty swojego znaczenia na rzecz programu bazującego na sztucznej inteligencji?

Prawnicy w Polsce faktycznie nie ufają technologii, bo to oni ostatecznie muszą się pod dokumentem podpisać, ponoszą bezpośrednią odpowiedzialność za stanowisko, które formułują dla klienta. Powinni jednak zrozumieć, że celem wprowadzenia sztucznej inteligencji i analityki nie jest ich wyeliminowanie czy nawet zastąpienie, a jedynie wsparcie w trudnych zadaniach i ułatwienie im pracy.

Wobec tego firmy informatyczne raczej nie zarobią na kierowanej do prawników ofercie…

Myślę, że biznes w tej dziedzinie jest możliwy do zrobienia, ale nie poprzez budowanie systemu dla prawników, tylko oferowanie software’u dotyczącego prawa dla wszystkich – dla różnych branż i przedsiębiorstw. Mam na myśli na przykład system pozwalający firmom na sprawdzanie, czy działają zgodnie z prawem. Jeśli, powiedzmy, zarząd chciałby mieć potwierdzenie, że dany przetarg nie jest wątpliwy pod względem prawnym, to można by użyć software’u, który przeanalizuje dostępne materiały pod właściwym kątem. W tej chwili to prawnicy robią takie analizy.

A czy nie można do tego celu wykorzystać powszechnie dostępnych na rynku systemów wyszukiwania informacji klasy enterprise?

Można, ale to musi być robione we współpracy z prawnikami. Stwierdzenie zgodności z prawem to rola prawnika. Łatwiej to zrobić ze wsparciem IT. Dzisiaj w zasadzie od razu powinno się zakładać współpracę prawników z informatykami, gdyż żyjemy w świecie cyfrowym i każda branża musi się odnaleźć w tej rzeczywistości. Staram się, by prawnicy zrozumieli, że bez IT nie da się robić biznesu prawnego. Nie jesteśmy dla kancelarii prawnej rodzajem administracji, jesteśmy jako IT realną częścią ich biznesu… czego niejednokrotnie sobie nie uświadamiają.

Na czym Pana zdaniem branża IT może dzisiaj zarabiać w kancelariach prawnych?

Na rozwiązaniach z zakresu bezpieczeństwa. Akurat u nas już nie, ale gdzie indziej jeszcze tak. Drugi obszar to wszystko, co dotyczy szeroko pojętych dokumentów – ich wytwarzania, rozpowszechniania, przechowywania, ale także baz wiedzy, baz danych. Można też próbować zarabiać na wyszukiwaniu informacji, tworząc coś w rodzaju Google’a dla prawników. Mniejsze kancelarie mogą być zainteresowane usługami chmurowymi, na przykład oprogramowaniem typu Office 365, systemem poczty lub wymiany plików i ich magazynowania. W większych firmach, powyżej 50 pracowników, może być zainteresowanie budowaniem własnej infrastruktury sprzętowej. To już jest jednak decyzja strategiczna – czy postawić na chmurę, czy budować wewnętrzną infrastrukturę. Docelowo w perspektywie najbliższych lat branża prawna będzie poszukiwała rozwiązań, usług klasy AI, deep machine learning, blockchain i to dostarczanych w modelach SaaS, ze względu na akceptowalny próg wejścia.

 

A jak to wygląda w DZP?

Środowisko IT mamy świeżo zmodernizowane. Na razie bardziej nam się opłaca utrzymywać własną infrastrukturę, niż korzystać z chmury. Nie przewiduję migracji do chmury w perspektywie pięciu lat. To jednak nie wyklucza wykorzystywania pojedynczych serwisów chmurowych tam, gdzie ma to uzasadnienie i jest kosztowo efektywne.

Jakie są obecnie plany i główne kierunki rozwoju IT w DZP?

Mamy kilka projektów, które będziemy chcieli w najbliższym czasie realizować. Przykładowo będziemy rozwijać systemy wideokonferencyjne. Mamy klientów z całego świata i potrzebujemy sprawnych kanałów komunikowania się z nimi. Modernizujemy poza tym część telekomunikacyjną, będziemy sukcesywnie migrować w kierunku VoIP. Rozwijamy też cały czas system bezpieczeństwa, w różnych wymiarach i obszarach. Kolejne plany związane są z tematem nazywanym przeze mnie IT visibility, a więc systemów wspomagających utrzymanie infrastruktury. Tak aby można było sprawnie nią zarządzać i zapobiegać zakłóceniom ciągłości działania. Musimy wiedzieć, co się w niej dzieje, a standardowe rozwiązania tego nie zapewniają. Narzędzia klasy visibility są dla nas bardzo ważne. Nasza strategia IT w części dotyczącej infrastruktury zakłada budowę środowiska wysoko dostępnego, stąd takie projekty jak np. kolokacja ośrodków data center w modelu geograficznym.

Czy coś się będzie działo w zakresie back office?

Zamierzamy rozwijać funkcje naszego systemu zarządzania obiegiem dokumentów. Będziemy zapewniać możliwość pracy grupowej, wspólnej pracy z klientem nad jednym dokumentem. Na przykład dokument prawny zostanie udostępniony klientowi przed jego ostatecznym zatwierdzeniem, wszystko będzie się odbywać w ramach naszej infrastruktury, w sposób bezpieczny. Chcemy też stworzyć oprogramowanie wspomagające naszych tłumaczy, tak aby wszystkie osoby wykonujące tłumaczenia miały dostęp do całego kontekstu tłumaczeniowego. Jednak główne projekty w obszarze back office będą dotyczyły rozwoju funkcjonalności naszych systemów zarządzania dokumentem, czyli produktów TFS-u.

Stawia Pan bardziej na rozwój kompetencji własnego zespołu, czy raczej preferuje zakup gotowych rozwiązań na rynku?

Stawiamy na budowanie własnych, wewnętrznych kompetencji. Chcemy robić jak najwięcej rzeczy we własnym zakresie. Tam, gdzie potrzeba, wspomagamy się siłami z zewnątrz, ale przyjęliśmy założenie, że co najmniej 2/3 wiedzy eksperckiej, stricte eksperckiej, musi być u nas. Moim zdaniem nie ma dobrego IT w firmie, jeśli nie ma dobrego zespołu własnego. Rolą dostawcy jest transfer wiedzy do klienta. Rolą każdego szefa IT jest z jednej strony zapewnienie własnemu zespołowi stabilnego i ciekawego środowiska pracy, z drugiej zaś – uświadamianie biznesowi, że IT jest jego kluczową częścią.

Obsługę drukarek oddał Pan jednak w całości w outsourcing. Dlaczego?

Było kilka przesłanek. Przede wszystkim jest to bardzo opłacalne. Łącznie z kosztami trudnymi do policzenia, jak opłacenie człowieka do wymiany tonera lub zapewnienie stałego zapasu papieru do drukarek. Kancelaria drukuje dużo dokumentów, w dużej mierze dlatego, że nie ma jeszcze możliwości pójścia do sądu z e-dokumentem. Obsługa środowiska druku jest z perspektywy działu IT trudna, nieopłacalna i mówiąc wprost – mało interesująca. Dlatego zdecydowaliśmy się oddać całość w outsourcing.

Jak wybiera Pan sobie partnerów z rynku do współpracy?

Cenię sobie postępowania przetargowe – nawet w firmach prywatnych, takich właśnie jak DZP. Chociaż bez przesadnych formalności. Stosowanie konkursów sprawdza się w odniesieniu do dostawców – muszą między sobą rywalizować. Nie kupię rozwiązania, jeśli nie mam okazji go sprawdzić, zapoznać się z nim, przetestować go, zatem każdy zakup poprzedzam projektem typu proof of concept.

 

Dostawcy chętnie zgadzają się na takie próbne udostępnienie produktu?

Tak, aczkolwiek często mają błędne mniemanie na temat skutków takiego postępowania. Wydaje im się zazwyczaj, że jak korzystamy z ich systemu w ramach proof of concept, to na pewno go kupimy. Zakładają, że jak klient sprawdza, to znaczy, że jest już zdecydowany kupić. W 90 proc. jednak nie kupujemy, mimo że początkowo wydawało im się inaczej. Dostawcy muszą to mieć na względzie. Od tych, z którymi podejmiemy współpracę, oczekuję, że nauczą nas swojego rozwiązania tak, byśmy w 90 proc. przypadków mogli poradzić sobie sami.

Jakich ofert z rynku Pan oczekuje?

Generalnie jestem w swoich planach ugruntowany i przekonany do własnych wyborów. Wiem, co chcę robić i czego będę potrzebował. Jeżeli chcę kupić komputery, to wiem, że będzie to Lenovo. Mam sprawdzony sprzęt i infrastrukturę przygotowaną z myślą o produktach tej marki. To samo w rozwiązaniach sieciowych. Jeżeli 80 proc. infrastruktury bazuje na sprzęcie Juniper, Netapp, to będę dalej rozwijał ją, bazując na rozwiązaniach tych dostawców. Nie ma potrzeby ani sensu, żeby to zmieniać. Znam się na IT, wiem, co jest dobre, mam sprawdzone rozwiązania i biorę odpowiedzialność za swoje wybory. Tak właśnie postrzegam swoją rolę. Tam, gdzie faktycznie jest potrzeba wejścia w nowe rzeczy, gdzie brakuje mi wiedzy, robię w pierwszej kolejności research i rozpoznanie rynku, żeby się zorientować w sytuacji. 99 proc. firm nie dotrze do mnie z ofertą. Mam po prostu za mało czasu, żeby się z nimi spotykać.

Co musi zawierać oferta lub propozycja współpracy, żeby się Pan jednak nią zainteresował?

To musi być coś zupełnie innowacyjnego, przełomowego, dającego nowe możliwości działania. Bardzo dawno temu zainteresowała mnie w ten sposób firma Palo Alto. Jej przedstawiciele przekonywali klientów, że mają rozwiązanie next generation, pokazując wyraźny pierwiastek jego innowacyjności. I faktycznie, sprawdziłem, że ułatwia ono zarządzanie infrastrukturą, nie wymagając dużego zaangażowania od człowieka. Obecnie trudno o produkt naprawdę innowacyjny, a takich właśnie oczekuje rynek.

Jakie argumenty ze strony dostawcy mogą Pana przekonać do zainteresowania się jego rozwiązaniem?

Ważna dla mnie jest dziedzina security. Zastanawiałem się, co dostawca powinien zrobić, aby dotrzeć do menedżera w firmie odpowiedzialnego za ten obszar. Bo rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa są bardzo drogie i jest ich bardzo dużo na rynku. Trzeba przekonać zarząd do zainwestowania w nie. Jak to zrobić? W gruncie rzeczy muszę „sprzedać” system, o którym myślę, zarządowi, który nie zna się na technologiach. Dostawcy powinni mi to ułatwić. Powinni mieć na uwadze, że dział IT jest wewnętrznym dostawcą ich technologii. Gdy ktoś mnie przekona, że może mi pomóc w dotarciu do mojego „wewnętrznego klienta” i przekonaniu go o potrzebie wdrożenia nowego rozwiązania, to mogę się spotkać i porozmawiać. Nie odpowiem natomiast na ofertę, gdy ktoś mnie próbuje przekonać, że ma najlepszy na świecie produkt. Nie robią na mnie wrażenia informacje, że jakaś firma jest na czołowym miejscu w rankingu Gartnera. Co z tego, że system został uznany za najlepszy, skoro nasza kancelaria potrzebuje tylko 3 proc. jego funkcji? Po co zatem płacić za więcej?

Jak ocenia Pan dopasowanie oferty ze strony branży IT do potrzeb środowiska prawniczego?

Rynek rozwiązań dla firm takich jak nasza bardzo się w ciągu ostatnich lat zmienił. Widać to głównie przez pryzmat dostępności poszczególnych systemów i aplikacji. Kiedyś większość systemów enterprise’owych była przeznaczona tylko dla tego sektora. Teraz charakteryzują się dużą skalowalnością. Dzięki temu możemy w DZP korzystać z rozwiązań klasy enterprise, ale w skali optymalnej dla nas. Kiedyś dostawcy skalowali rozwiązania z myślą o sektorach, przez co nie można było ich dzielić ze względu na wielkość używających je firm. Teraz ich podejście jest bardziej elastyczne, co daje nam większe możliwości wykorzystania dostępnych produktów.

Rozmawiał
Andrzej Gontarz