Robimy tak jak wszyscy i tak samo jak wszyscy, oni nie mogą się mylić” – to jeden z najczęstszych mitów jakie słyszę na temat wdrożeń systemów IT. Tymczasem często już na etapie rozmów o przedmiocie umowy widzimy jak bardzo to nie jest prawda, a ten konkretny produkt się nie nadaje. Kolejny mit? Proszę bardzo: „Wdrożenie systemu IT to jednorazowa inwestycja”. Otóż to zdecydowanie błędne przekonanie, ponieważ wdrożenie systemu to tylko początek. Po jego zakończeniu system wymaga ciągłej opieki, aktualizacji oraz rozwoju. Właściwe zarządzanie systemem IT to proces długoterminowy, który wiąże się z dodatkowymi kosztami i pracą.

„Wdrożenie systemu IT jest szybkie i proste, wystarczy wybrać dobry produkt”. No nie, wdrożenie systemu IT, szczególnie z dużą ilością kastomizacji, to skomplikowany proces, który może zająć miesiące, a nawet lata, w zależności od rozmiaru organizacji, stopnia złożoności systemu i potrzeby dostosowania go do specyficznych wymagań biznesowych.

„Wystarczy kupić system i działa” – to kolejna popularna nieprawda. Nawet najlepiej zaprojektowany system wymaga odpowiedniego wdrożenia, konfiguracji i integracji z istniejącymi procesami i innymi systemami w organizacji. Zignorowanie tego kroku może prowadzić do problemów z użytkowaniem i efektywnością systemu.

„System IT z automatu rozwiąże wszystkie problemy w tym obszarze”. Znowu nieprawda, gdyż wdrożenie systemu IT nie sprawi, że wszystkie problemy organizacji znikną. Systemy IT wspierają procesy, ale sukces wdrożenia zależy od tego, jak dobrze są zdefiniowane cele biznesowe, jak system jest wdrażany oraz jak organizacja adaptuje się do zmian. I przede wszystkim nie naprawi złych procesów, albo takich, których w ogóle nie powinno być.

„Błędy w systemie zawsze wynikają z wad oprogramowania”. W rzeczywistości często problemy w funkcjonowaniu systemu są wynikiem niewłaściwej konfiguracji, nieodpowiedniego przeszkolenia pracowników czy błędów w procesach biznesowych, a nie błędów samego oprogramowania. Ważne jest, aby podejść do wdrożenia z holistyczną perspektywą, biorąc pod uwagę wszystkie aspekty organizacji.

„Im droższy system, tym lepszy”. Oczywiście nie. Wysoka cena systemu IT nie zawsze jest gwarancją jego jakości czy dopasowania do potrzeb organizacji. Czasami mniejsze, tańsze rozwiązania mogą lepiej odpowiadać na wymagania firmy, a drogie systemy mogą okazać się zbędnym obciążeniem, zwłaszcza jeśli nie wykorzystuje się wszystkich ich funkcji.

Renata W. Lewicka Renata W. Lewicka  

Autorka zasiada w zarządzie Warwick Legal Network, radca prawny.