CRN Niewiele polskich miast zarządza informatyką w sposób scentralizowany. Zazwyczaj urząd i poszczególne jednostki mają swoje działy IT. Dlaczego we Wrocławiu zostało utworzone Centrum Usług Informatycznych?

Dariusz Jędryczek CUI powstało na bazie działu IT w Urzędzie Miejskim Wrocławia. Pojawiało się coraz więcej projektów ogólnomiejskich, w które byli w coraz większym stopniu angażowani pracownicy działu. Potem pojawił się problem z utrzymaniem tych projektów. To też angażowało dział IT w urzędzie. Przykładem może być miejska sieć szerokopasmowa. Następnie okazało się, że potrzebne jest wprowadzenie standardów i unifikacji wykorzystywanych rozwiązań informatycznych. Tak narodził się pomysł powołania jednostki, która by koordynowała funkcjonowanie IT w całym mieście.

 

CRN Czy wszystkie instytucje miejskie są obsługiwane przez CUI?

Dariusz Jędryczek We Wrocławiu jest około trzystu jednostek miejskich. Są między nimi bardzo duże różnice, jeśli chodzi o poziom wykorzystania i rozwoju IT. Najwyższy jest w Urzędzie Miejskim, bo tam sukcesywnie od lat była realizowana strategia rozwoju informatyki. W wielu innych miejscach chodziło głównie o to, by programy i komputery po prostu działały. Nie były czynione inwestycje, wszystko szło na utrzymanie. To też przesądziło o potrzebie podejścia do informatyki w sposób scentralizowany. Stopniowo następuje transfer obsługi informatycznej z jednostek miejskich do Centrum. Obecnie obsługujemy około dziewięćdziesięciu jednostek, w tym Urząd Miejski. Reszta ma własne systemy.

 

CRN Na jakiej zasadzie odbywa się przyłączanie do Centrum Usług Informatycznych?

Dariusz Jędryczek CUI wprowadza standardy dla wrocławskich jednostek samorządowych. To ułatwia im potem przechodzenie do Centrum, a nam ich obsługę. Przejście jest dobrowolne, odbywa się na zasadzie porozumienia. Nie ma żadnego planu, by w określonym terminie wszyscy podlegali Centrum. Jeśli dana placówka sobie radzi, to nie musi się przyłączać. Większość jednostek przez nas obsługiwanych to te, które miały problemy z utrzymaniem IT. CUI pełni jednocześnie funkcję Centrum Usług Wspólnych w zakresie obsługi finansowo-księgowej, głównie dla instytucji oświatowych. Z tego typu usług korzysta obecnie 140 na 230 placówek edukacyjnych. Tu też obowiązuje zasada dobrowolności.

 

CRN Jakie są w tej chwili najważniejsze kierunki rozwoju IT w mieście?

Dariusz Jędryczek Sukcesywnie budujemy miejski system informatyczny. Zaczęliśmy od infrastruktury – powstały serwerownie, zostały rozprowadzone światłowody. Mamy około 500 km kanalizacji teletechnicznej – własnej i dzierżawionej. Jej budowa jest standardem we wszelkiego rodzaju inwestycjach miejskich, na przykład podczas remontu dróg. Rozwijamy także wewnętrzne systemy IT dla jednostek miejskich. Będziemy niebawem wymieniać na nowy system ERP. Tak samo planujemy wymianę systemu finansowo-księgowego. Pracujemy nad elektronicznym obiegiem dokumentów. W lipcu 2017 uruchomiliśmy system elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD). Będziemy przekonywać wszystkich w mieście do korzystania z niego. Cel jest taki, żeby w pełni zamienić obieg papierowy na elektroniczny. W urzędzie zakończono projekt EOF – elektroniczny obieg faktur.

 

CRN Czy w planach jest wykorzystanie technologii chmurowych?

Dariusz Jędryczek Budujemy miejską chmurę prywatną. Ma być ona przyjaznym i pewnym środowiskiem pracy dla naszych klientów, czyli dla Urzędu Miejskiego i jednostek samorządu miejskiego. Będzie spełniać odpowiednie standardy bezpieczeństwa. Nie znaczy to, że komercyjni dostawcy ich nie zachowują, ale ze względów prawnych nie ze wszystkich dostępnych na rynku rozwiązań możemy skorzystać. Chmura będzie otwarta dla wszystkich instytucji miejskich, będzie udostępniała zakontraktowane przez nie aplikacje.

 

CRN Jakiego rodzaju to będą aplikacje?

Dariusz Jędryczek Najczęściej będą to drobne, używane na co dzień programy. Chodzi o to, aby wszystkie działały w jednym standardzie. Będzie to program poczty elektronicznej, będą rejestry różnego rodzaju, będzie jedna platforma zamówień publicznych, która powstaje w wyniku rozszerzenia platformy zakupów elektronicznych, będą programy do rejestracji czasu pracy pracowników samorządowych. Wiele z tych aplikacji sami przygotowujemy.

 

CRN Co ma wpływ na decyzję, czy kupić gotowy program na rynku, czy napisać go samodzielnie?

Dariusz Jędryczek Duże znaczenie ma kwestia standaryzacji. Systemu finansowo-księgowego czy kadrowego nie opłaca się samemu pisać. Jest jedna, wspólna dla wszystkich ustawa, która określa zasady prowadzenia rozliczeń. Lepiej kupić gotowe rozwiązanie od dostawcy komercyjnego. Z kolei specyficzne, niszowe programy lepiej wykonać samemu, na przykład program do obsługi i rozliczania środków dla organizacji pozarządowych. Nie ma takiego produktu na rynku. Sami piszemy też uzupełnienia czy rozszerzenia dla dużych, już wykorzystywanych w mieście systemów. Na przykład moduł do rozliczania czasu pracy zrobiliśmy we własnym zakresie. Należy jednak pamiętać, że na napisaniu programu się nie kończy – potem aplikację trzeba też utrzymać. To musi być od razu brane pod uwagę przy podejmowaniu decyzji.

 

CRN Jak ocenia pan rynkową ofertę rozwiązań IT dla urzędów i instytucji miejskich?

Dariusz Jędryczek Sytuacja jest zróżnicowana. Oprogramowanie dla małych i średnich gmin jest dostępne, ale z systemami dla dużych gmin, takich jak Wrocław, jest problem. Nasze miasto to duża organizacja, ma ponad 4 mld zł budżetu. Trudno znaleźć satysfakcjonujące nas rozwiązanie informatyczne. Niełatwo o system, który by zadowolił wszystkich naszych klientów. Często mają oni specyficzne potrzeby. Wiele funkcji trzeba by dopisać, bo w oferowanym rozwiązaniu ich nie ma. A nie dla każdej firmy informatycznej jest to opłacalne. Na przykład system rekrutacyjny do szkół musi obsłużyć po kilka tysięcy wejść jednocześnie, gdy następuje ogłoszenie wyników naboru. Marketing firm często rozmija się z rzeczywistością. Nie jest tak, że możemy przebierać w ofertach rynkowych, a dostawcy pchają się do nas ze swoimi propozycjami i pomysłami.

 

CRN W przypadku dużego systemu klasy ERP takich kłopotów chyba jednak nie ma…

Dariusz Jędryczek Nie do końca. Musieliśmy wykupić licencję na program i sami piszemy poprawki, bo dostawca nie był w stanie tego robić. Ilość zmian wynikających z nowych regulacji prawnych była dla niego nie do udźwignięcia. Nie chodzi o poziom technologiczny, ale aspekty prawno-organizacyjne. Skala trudności związanych z obsługą informatyczną dużych organizmów miejskich jest tak wysoka, że nawet największe firmy informatyczne mają z tym problem.

 

CRN Z czego wynikają te utrudnienia? Przecież wszystkie samorządy podlegają tym samym regulacjom prawnym.

Dariusz Jędryczek Prawo jest to samo, ale każdy samorząd może zorganizować po swojemu jego stosowanie. Firmom informatycznym wydaje się, że wszystkie gminy działają w ten sam sposób. To jednak nieprawda. Każda gmina ma swoją specyfikę i własne sposoby realizacji przypisanych jej zadań. Trudno tu mówić o powszechnie obowiązujących standardach. Ustawa samorządowa określa obowiązki, ale nie wskazuje sposobu ich praktycznej realizacji. Gmina może wydzielić osobną jednostkę do wykonania zadania, na przykład utrzymania dróg czy zieleni, ale nie musi. Może to na przykład zlecić wydziałowi w urzędzie lub wynajętej firmie.

 

CRN Jakie kryteria oceny będą zastosowane do nowego systemu ERP?

Dariusz Jędryczek W ubiegłym roku robiliśmy przetarg na ERP-a. Nie było wiele ofert. Przetarg został unieważniony. W 2018 roku rozpiszemy drugi. Jednym z kryteriów wyboru będzie niewątpliwie cena. Czasami mam wrażenie, że firmy biorą ceny z kosmosu, po kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt milionów złotych za system. To dla miasta za drogo. Tym bardziej że potem i tak wiele rzeczy trzeba zmieniać i dostosowywać do lokalnych uwarunkowań, do wymagań poszczególnych samorządów lub jednostek samorządowych.

 

CRN Czy to oznacza, że istnieje potencjalnie na rynku nisza dla firm wyspecjalizowanych w tworzeniu systemów informatycznych dla samorządów miejskich?

Dariusz Jędryczek Dla firm IT byłoby to trudne, bo od razu musiałyby się ograniczyć tylko do przetargów. Niełatwo byłoby określić ogólne funkcjonalności systemów miejskich, bo samorządy kupują rozwiązania skonfigurowane według specyfikacji zawartych w SIWZ-ie. Każde miasto może wyspecyfikować swoje oczekiwania inaczej, każde może mieć inne zapotrzebowanie, więc inaczej opisze pożądaną funkcjonalność. Firma musiałaby mieć duży zespół programistów, który na bieżąco dostosowywałby system pod kątem konkretnego przetargu. Nie widzę na razie w branży IT chętnych do takiego działania.

 

CRN Jakiego rodzaju informacje od firm informatycznych są kluczowe dla wyrobienia sobie opinii o potencjale użytkowym proponowanych rozwiązań?

Dariusz Jędryczek Konkretne oczekiwania w sferze oprogramowania trudno sformułować z przyczyn, o których do tej pory była mowa. Inaczej natomiast wygląda sytuacja, jeśli chodzi o sprzęt. Tu współpraca z partnerami rynkowymi jest bardzo dobra i bezproblemowa. Serwery, klimatyzatory, macierze – to wszystko jest dostępne na rynku. W zakresie sprzętu mamy mniejsze możliwości formułowania własnych oczekiwań, musimy się poruszać w ramach istniejących standaryzacji i rozwiązań dostępnych u producentów. W sferze oprogramowania są większe możliwości, a zarazem i potrzeba określania indywidualnych wymogów.

 

CRN Czy przy tworzeniu oprogramowania nie sprawdziłoby się podejście agile’owe? Żeby można było sukcesywnie, krok po kroku dochodzić do satysfakcjonujących miasto rozwiązań?

Dariusz Jędryczek Na zastosowanie rozwiązań agile’owych w sektorze publicznym nie do końca pozwala istniejące prawo. Nie mogę w ogłoszeniu o przetargu napisać, że w przyszłości coś bym chciał mieć, ale na razie nie wiem co, okaże się to dopiero, jak już trochę popracujemy nad projektem i zobaczymy pierwsze efekty prac. Wszystkie funkcje systemu muszą być od razu zawarte w SIWZ-ie. Trzeba w całości rozpisać kompletną specyfikację systemu, nic nie może zostać niedopowiedziane, zostawione do rozstrzygnięcia na potem. W sektorze komercyjnym wygląda to inaczej, wiele rzeczy można negocjować i ustalać w trakcie realizacji projektu.

 

CRN Firmy informatyczne przychodzą jednak zapewne z własnymi propozycjami i ofertami, nie czekając na ogłoszenie przetargu. Co w kontaktach z branżą ma dla pana największe znaczenie?

Dariusz Jędryczek Oczywiście, firmy cały czas zwracają się do nas ze swoją ofertą. Problem w tym, że my nie możemy z niej w dowolny sposób skorzystać. Wszystko musi przejść formalną ścieżkę przetargową. Jest dużo wizyt przedstawicieli integratorów, sprzedawców, dostawców. Przychodzą z założeniem, że a nuż czymś nas zainteresują, że może będziemy potrzebowali czegoś, co mają w ofercie, i wtedy staną do przetargu z nadzieją na wygraną. Często handlowcy myślą tak: jak się spodobało w Gdańsku, to może we Wrocławiu też się spodoba. Takiego prostego przełożenia jednak w samorządach nie ma. Dlatego tak ważne jest wzajemne poznawanie się, fachowe kontakty między branżą IT i sektorem publicznym, spotkania na konferencjach i seminariach, żeby nawzajem tłumaczyć sobie i wyjaśniać obopólne ograniczenia i możliwości.

 

CRN Czego w pierwszym rzędzie oczekuje pan od integratorów i resellerów?

Dariusz Jędryczek Najbardziej oczekuję szczerości. Nie wpychania produktu na siłę, ale uczciwości kupieckiej, rzetelnego przedstawienia informacji o oferowanym rozwiązaniu: co da się za jego pomocą zrobić, a czego nie można. Wiele firm obieca wszystko, byle zrealizować plan sprzedaży. To się jednak potem mści na dalszej współpracy. Kto się raz sparzy, drugi raz już nie podejmie nawet rozmowy z takim sprzedawcą czy integratorem. Potrzebujemy ze strony branży IT przede wszystkim specjalizacji, kompetencji i rzetelności, bo to sprzyja budowaniu wzajemnych, długofalowych relacji i zaufania.

 

Uwaga na SIWZ!

„W sektorze publicznym podstawą nawiązania współpracy z firmą informatyczną jest przetarg. Składane w nim oferty są jednak często nietrafione. W dużej mierze wynika to z zaniedbań i niefrasobliwości oferentów. Źle, niedokładnie, wyrywkowo przeczytali specyfikację, a potem się dziwią, że urząd czy instytucja potrzebuje czegoś całkiem innego, niż im się wydawało. Tracą w ten sposób niepotrzebnie szansę na kontrakt i zrobienie biznesu. Źle też się orientują w wymogach formalnych i w standardach zamówień publicznych. Przepisy wyraźnie mówią, co jest wymagane w ramach postępowania o zamówienie publiczne i należy dokładnie według tego działać. Firmy stające do przetargu powinny się do niego dobrze przygotować, a często to lekceważą”.