CRN Czy wakacje na uczelni to dla działu informatycznego czas odpoczynku, czy wręcz przeciwnie?

Janusz Stańczak Dla IT nie jest to czas przestoju. Czasami nawet mamy więcej pracy niż w ciągu roku akademickiego, ponieważ musimy do września przygotować systemy na nowy okres działania. W okresie wakacyjnym możemy też zrobić to, czego nie można przeprowadzić w miesiącach nauczania. Generalnie, dostarczamy wartość dla około pięciu tysięcy pracowników oraz dwudziestu ośmiu tysięcy studentów wszystkich typów studiów – przy takiej liczbie „klientów wewnętrznych” nie ma możliwości wakacyjnego zwolnienia obrotów.

Czym zatem zajmujecie się w tegoroczne wakacje?

Nasz obszar działań jest generalnie bardzo szeroki. Musimy odświeżyć platformę wsparcia edukacji – wyczyścić ją z tego, co było stosowane w ciągu poprzedniego roku akademickiego i wprowadzić nowe rozwiązania na kolejny rok. Prowadzimy też prace nad nowymi projektami. Na bieżąco trwają konsultacje z użytkownikami kluczowymi i końcowymi w różnych obszarach – m.in. logistyki i zaopatrzenia, rekrutacji na studia, kwaterunku studentów oraz stopniowa implementacja dedykowanych systemów lub dołożenie kolejnych modułów do już istniejących systemów, na przykład kolejnych funkcji systemu ERP. Poza tym, na bieżąco zajmujemy się twardą infrastrukturą – sieciami, serwerami, przygotowując rozwiązania pod kątem nowego roku akademickiego.

Do czego uczelnia wykorzystuje system ERP?

ERP służy do zarządzania gospodarką własną uczelni – głównie kadrami, płacami, logistyką, finansami, księgowością, portalem pracowniczym, hurtownią danych i wieloma innymi rzeczami. Teraz wprowadzamy nowe rozwiązania z zakresu logistyki i zaopatrzenia. To wymaga dużego przeorganizowania procesów logistycznych i wypracowania rozwiązań pod kątem wymagań systemu. Politechnika Warszawska ma dużą bazę lokalową, bo posiada ponad 100 budynków w różnych częściach Warszawy, w Płocku oraz w innych miejscowościach. Chcemy tymi zasobami sprawnie zarządzać i efektywnie je wykorzystywać.

A jaki system wykorzystujecie do obsługi studiów?

Korzystamy, jak wiele innych uczelni, z systemu USOS (Uniwersytecki System Obsługi Studiów), który zawiera wszystkie moduły związane z przebiegiem studiów – od rekrutacji po wydanie dyplomu. Jest on utrzymywany i rozwijany przez Międzyuniwersyteckie Centrum Informatyzacji, tzw. MUCI. Korzysta z niego obecnie około osiemdziesięciu uczelni w całym kraju. Mogą one proponować wprowadzanie własnych pomysłów, rozwiązań, funkcji, czy wręcz modułów, ale za zarządzanie całym rozwojem USOS-a odpowiada MUCI.

Jak USOS sprawdza się w praktyce?

Jest bardzo przydatny na uczelni, uwzględnia całą specyfikę funkcjonowania szkół wyższych. Otrzymujemy różne oferty na tego typu rozwiązania z rynku, ale żadne do tej pory nie dorównuje USOS-owi. Obsługa uczelni jest bardzo skomplikowana, to rodzaj swoistej korporacji, a rynkowym rozwiązaniom wciąż wiele brakuje, żeby spełnić nasze specyficzne wymagania. Twórcy USOS-a natomiast bardzo dobrze wiedzą, czego uczelnie potrzebują i tworzony przez MUCI system wychodzi naprzeciw tym potrzebom. Przy czym akurat teraz stos technologiczny USOS-a będzie podlegać pewnym zmianom, a MUCI planuje realizować to etapowo.

A co ze wspomaganiem działalności naukowej na uczelni?

Dorobek naukowy uczelni jest przetwarzany w autorskim Systemie Informacji Naukowej OMEGA-PSIR. Odzwierciedlone są w nim poszczególne etapy pracy naukowej – od realizacji projektów naukowych po raportowanie do Zintegrowanego Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on. Ważną rolę na uczelni pełni też system biblioteczny. Tutaj korzystamy z rynkowego produktu Aleph. Działa dobrze, ale przymierzamy się do systemu działającego w chmurze – przeglądamy funkcje, rozpoznajemy ofertę rynkową. Jedną z pożądanych funkcji ma być możliwość sprawdzania na bieżąco zasobów baz czasopism czy baz bibliotecznych w sieci.