Digitalizacja z głową

„Trzeba pogodzić się z tym, że nie zawsze podejmujemy dobre decyzje i że czasem po mistrzowsku ‘dajemy ciała’. Warto jednak zrozumieć, że porażka to nie przeciwieństwo sukcesu, ale jego element”.

Powyższy cytat to opinia Arianny Huffington, amerykańskiej pisarki, dziennikarki i przedsiębiorczyni. Wybrałam ten cytat nie bez powodu, ponieważ i w moim zawodowym życiu zdarzają się nietrafione wybory. Wyciągam jednak z nich lekcję, jak z historii, którą opisuję w dalszej części tekstu.

Kiedy – podobnie jak liczna grupa przedsiębiorców MŚP – zabrałam się za cyfrową transformację w Engave, moim jedynym celem było zdigitalizowanie podstawowych procesów spółki. Nie miałam wcześniej doświadczeń w tym zakresie, więc zaczęłam nie od planu, ale od biznesowego „czuja”. Niestety, od najcięższej artylerii – wybrania do firmy systemu klasy ERP.

Początkowo padło na nieskomplikowane rozwiązanie z grupy produktów Asseco, ale po wdrożeniu okazało się, że moje wyobrażenia na temat tego narzędzia daleko wybiegają poza jego możliwości. Więc zaczęłam szukać alternatywy (traciłam czas, pieniądze, angażowałam zasoby). Finalnie chciałam, żeby pracowała na tym systemie cała firma, a nie wyłącznie kadry i księgowość.

Niekończąca się historia

Zmapowaliśmy więc wszystkie procesy i ich powiązania międzydziałowe. Mieliśmy precyzyjnie przygotowane wymagania biznesowe, więc nie pozostawało nic innego jak zaprosić firmy partnerskie (tym razem z krótkiej listy trzech największych producentów) i zbadać, które spełnią nasze oczekiwania. Wybór padł na jedną z nich. Podczas prezentacji systemu firma wdrożeniowa zapewniała nas, że będą zaadresowane wszystkie nasze potrzeby w jednym systemie. Ale zapomniała dodać, że każda funkcja pociąga za sobą kolejną – dodatkową, która musi być wydewelopowana i zafakturowana również dodatkowo, poza licencjami producenta.

Nie będę opisywać, jak trudnym i kosztownym procesem okazało się przejście z jednego ERP-a na drugi i jak skończyła się ta historia. Dodam tylko, że jest z gatunku tych niekończących się, bo im głębiej w las, tym… sami wiecie – wdrażamy dalej.

Cyfryzacja tak, pośpiech nie

Taki business case przeżyty na własnej skórze może skutecznie zahamować chęć dalszej cyfryzacji firmy, ale może też być przeprowadzony mniej boleśnie, pod warunkiem, że się do takiego projektu dobrze przygotujecie.

Dlaczego o tym piszę? Dlatego, że identyfikuję się z polskim przedsiębiorcą, który bardzo często ma podobne rozterki i wiem, jak skomplikowanym i drogim może wydawać się proces cyfrowej transformacji. Jak wiele błędów można popełnić. Dzisiaj nie byłoby już tych samych, bo trzymam się celów i planu.

Gorąco zachęcam do obrania takiej właśnie ścieżki wszystkich moich oraz Waszych klientów, ale także Wasze przedsiębiorstwa – żeby się nie okazało, że szewc bez butów chodzi.