Zdalne zarządzanie zespołem: jak przejść od teorii do praktyki i nie zwariować?

Na szczęście na te, i szereg innych pytań, nie brakuje konkretnych odpowiedzi. Więcej na ten temat w poniższym artykule, jak też podczas trzech darmowych webinariów.

Trudny czas izolacji powoli dobiega końca i choć nikt zapewne nie wie, jak sytuacja będzie się zmieniać, jedno jest pewne – wszyscy przeszliśmy przyspieszony kurs pracy zdalnej. Pytanie, które sobie teraz stawiamy jest jednak inne – czy zdaliśmy egzamin i czy umiejętności, które nabyliśmy przydadzą nam się również w nadchodzących, miejmy nadzieję spokojniejszych miesiącach i latach.

W tym artykule przyjrzymy się problemom i szansom, jakie praca zdalna stawia przed firmami, szczególnie tymi małymi i średnimi. Omówimy dobre praktyki wykorzystania komunikacji zdalnej we współpracy zespołów wewnątrz firmy oraz w działaniach sprzedażowych i marketingowych.

Czego nauczyła nas praca z domu?

Kiedy widzę uśmiechnięte twarze osób, które w serwisach społecznościowych chwalą się udziałem w kolejnym spotkaniu zdalnym czy webinarium i przekonują nas, jak bardzo wzrosła ich produktywność, przyznam, że mam wątpliwości, czy tak samo do sprawy podchodzą osoby, które mają dzieci.

Konieczność pogodzenia obowiązków rodzicielskich z pracą z domu – i często dochodzące do tego „wojny o laptopa” – to była codzienność wielu z nas. W takiej sytuacji utrzymanie produktywności jest sporym wyzwaniem. Dlatego w tej chwili sam mam problem z wyciąganiem wniosków co do produktywności osób pracujących zdalnie. Moim zdaniem, dopiero kiedy opieka nad dziećmi wróci do stanu sprzed pandemii, będziemy mogli analizować i wyciągać realne wnioski na przyszłość.

Większość osób, które pracują zdalnie zaczyna zauważać plusy i minusy tego rozwiązania. Okazuje się, że praca z domu to wcale nie jest aż taki przywilej, jak było to czasem przedstawiane w ofertach pracy i wymaga samodyscypliny, systematyczności oraz mądrego oddzielania sfery prywatnej od służbowej. Zwłaszcza że często znajdują się w tym samym pomieszczeniu.

Z tego powodu w artykule skupimy się nie na analizach i globalnych trendach, a na konkretnych wskazówkach i poradach dla osób oraz organizacji, które chcą nie tylko przetrwać pracę zdalną, ale też uczynić ją bardziej efektywną – szczególnie w trzech obszarach – współpracy w zespole, sprzedaży i marketingu.

Wyzwania i mity pracy zdalnej

Kto z nas nie widział obrazków uśmiechniętej pani czy pana z laptopem, wygodnie ułożonych na kanapie w domu? Próbowaliście kiedyś pracować kilka godzin w takiej pozycji? Ja tak i już wiem, że to bujda. Praca z domu wymaga odpowiedniego miejsca pracy, a kanapa jest dobra jako przerywnik. To pierwsze zaskoczenie – wiele osób nie miało przygotowanego stanowiska pracy i po kilku dniach na kanapie szukało czegoś, co przypomina biurko.

Wiele osób, również ja osobiście, przekonało się, że połączenie internetowe, które dawało radę w cywilnych zastosowaniach zawodzi, jeżeli kilku domowników uczestniczy w telekonferencji czy zajęciach szkolnych na odległość. W bolesny więc często sposób przekonaliśmy się, że nie wystarczy zabrać laptopa do domu, żeby efektywnie pracować.

Nieco później ujawniają się bardziej subtelne problemy: jak zarządzać pracownikami, których nie widzimy? Jak utrzymać tempo projektów bez niekończących się narad? Jak wymieniać się informacjami? Jak utrzymać relacje w zespole i z klientami bez możliwości napicia się kawy? Wielu managerów, z którymi rozmawiałem przyznaje wprost, że nie mają pojęcia jak zarządzać rozproszonym zespołem i muszą się tego jak najszybciej nauczyć.

Sporo wyzwań wiąże się z samym sprzętem i oprogramowaniem do pracy zdalnej. Mimo że narzędzia typu Webex są na rynku od kilkunastu lat, wielu osobom udawało się do tej pory skutecznie omijać konieczność zapoznania się z nimi. Sam prowadząc takie spotkania musiałem jednocześnie świadczyć „pomoc techniczną” dla osób, które nie wiedziały jak wyłączyć czy włączyć mikrofon. Po szybkim zachwycie nad możliwościami technologii okazywało się, że źle przygotowane czy przeprowadzone spotkanie online może być prawdziwym koszmarem: trzaski w słuchawkach, szczekanie psa, pytanie „słychać mnie?” powtarzane średnio raz na minutę.

Potrzebne zmiany

Dlatego firmy, które chcą nie tylko przetrwać, ale też rozwinąć się w warunkach wzrostu popularności pracy zdalnej, powinny zadbać o warunki w jakich działają pracownicy, kompetencje oraz narzędzia zdalnej komunikacji i współpracy. Dobrze zorganizowana praca zdalna może być bardzo ważnym elementem budowania przewagi konkurencyjnej, nie tylko ze względu na niższe koszty, ale też możliwość zatrudniania pracowników niezależnie od ich miejsca zamieszkania. Z perspektywy sprzedaży i marketingu odpowiednie wykorzystanie narzędzi zdalnej komunikacji w prezentacjach czy szkoleniach online, zwiększa efektywność dzięki możliwości działania w o wiele większej skali i tworzenia wartościowych treści. Te korzyści utrzymają się również w czasie, kiedy wszelkie ograniczenia przemieszczania będą zniesione. Firmy, które wprowadzały elementy zdalnej komunikacji przed pandemią, dziś zbierają owoce tych działań.

Zwrot firm i organizacji w stronę pracy i komunikacji na odległość to też spora szansa dla resellerów i integratorów IT. Zwiększy się zainteresowanie odpowiednimi rozwiązaniami zdalnej współpracy, systemami bezpieczeństwa w środowisku rozproszonym czy zapewnieniem wysokiej niezawodności sieci.

Aby jednak wyróżnić się w grupie firm oferujących te rozwiązania, warto wyjść poza strefę czysto technologiczną i pokazywać na przykład perspektywę biznesową. Zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa czy jakości i komfortu spotkań zdalnych daje możliwości zaoferowania bardziej zaawansowanych rozwiązań, nie tylko software’owych, ale też sprzętowych.

Skondensowana dawka wiedzy

Wspólnie z ekspertami Cisco przygotowaliśmy pakiet trzech bezpłatnych webinariów na temat najlepszych praktyk zdalnej współpracy, sprzedaży oraz marketingu. Szkolenia są zaprojektowane tak, aby jak najszybciej przejść od teorii do praktyki. Jesteśmy przekonani, że przydadzą się we wprowadzaniu pracy zdalnej we własnej firmie oraz przekonaniu i wsparciu klientów, którzy chcą lepiej wykorzystać nowoczesne metody komunikacji i współpracy.

Pierwszy webinar – zaplanowany na 23 czerwca (wtorek) – będzie dotyczyć współpracy w zespole: wymiany informacji, pracy nad projektami oraz zadaniami. Drugi webinar, który odbędzie się 26 czerwca (piątek), jest przeznaczony dla handlowców i managerów działu sprzedaży – omówimy w nim skuteczne metody i narzędzia prowadzenia działań sprzedażowych z wykorzystaniem zdalnej komunikacji. Trzeci webinar, zaplanowany na 30 czerwca (wtorek), powstał z myślą o marketerach – pokażemy w nim, jak wykorzystać webinaria i zdalne spotkania w działalności marketingowej, edukacyjnej i szkoleniowej.

Podczas każdego z webinarów eksperci Cisco zaprezentują narzędzia i rozwiązania, dzięki którym możliwa jest efektywna współpraca w zespole, sprzedaż i marketing na odległość.