Jest co najmniej kilka czynników, które powodują, że dokumenty drukowane długo jeszcze nie znikną z przedsiębiorstw i instytucji. Po pierwsze, paradoksalnie, przyczynia się do tego sam rozwój technik cyfrowych. Dzięki nim wzrasta łatwość tworzenia informacji, co prowadzi do zwiększenia liczby dokumentów, które potem trafiają do obiegu. Nawet jeśli tych drukowanych jest dużo mniej niż tych elektronicznych, ich liczba nie spada, a może nawet rośnie. Trudno o dokładne obliczenia, bo nikt nie prowadzi badań w tym zakresie, ale wskazują też na to inne przesłanki. Przykładowo, według raportu firmy Quocirca „Print 2025 Spotlight Report: Millennials Matter” najmłodsze pokolenia kadry menedżerskiej, wychowane już w dobie powszechnej informatyzacji i dostępu do internetu, o dziwo nie wyobrażają sobie biura przyszłości bez druku…

Na wycofanie druku z biur nie pozwolą w najbliższym czasie również obowiązujące przepisy, które w przypadku wielu różnych dokumentów wciąż jeszcze wymagają formy papierowej. Do tego dochodzą kwestie psychologiczne. Korzystanie z materiałów drukowanych jest często wygodniejsze, a także bardziej efektywne. Wyniki badań dowodzą, że w wielu przypadkach łatwiej zapamiętać i zrozumieć tekst przeczytany z kartki niż z ekranu komputera. Szczególnie, gdy zawiera bardziej zaawansowane treści niż np. dane do faktury. Nie stracą wagi również aspekty społeczno-kulturowe. Dlatego chociażby wiele umów nadal będzie podpisywanych w formie papierowej, bo zapewnia to większy prestiż i podkreśla znaczenie aktu zawarcia porozumienia.

W jednym obiegu

Zmieniają się natomiast – i z pewnością nadal będą się zmieniać – oczekiwania klientów dotyczące urządzeń drukujących. Użytkownicy biznesowi zwracają coraz większą uwagę na jakość wydruków. Wyraźnie widoczny jest trend odchodzenia od sprzętu zapewniającego tylko czarne-białe wydruki. Wzrost zainteresowania drukowaniem w kolorze spowodowany jest tym, że wiele firm, szczególnie z sektora MŚP, używa drukarek nie tylko do drukowania dokumentów biurowych, lecz także do samodzielnego tworzenia materiałów promocyjnych i marketingowych.

Coraz większą popularność zyskują urządzenia wielofunkcyjne. Klienci przestają się zadowalać drukarkami, chcą używać „kombajnów” służących nie tylko do drukowania, ale również do kopiowania, skanowania i archiwizacji dokumentów. Wynika to między innymi z coraz bardziej widocznej w firmach potrzeby korzystania z cyfrowego systemu zarządzania obiegiem dokumentów obejmującego zarówno materiały drukowane, jak też elektroniczne. Dzięki temu można o wiele łatwiej znaleźć dokument, który ma być wydrukowany i tym samym szybciej dotrzeć do niezbędnej informacji, bez względu na to, w jakich zasobach się znajduje.

 

W związku z tym klienci coraz częściej oczekują, że urządzenia będą miały funkcje umożliwiające digitalizację dokumentów. W wielu współczesnych skanerach są już wbudowane programy do rozpoznawania tekstu (OCR), ułatwiające automatyzację wielu procesów biznesowych, np. w zakresie zarządzania obiegiem faktur i realizowania płatności.

Powoli rośnie także zainteresowanie drukiem mobilnym. Szczególnie firmy zatrudniające pracowników działających w terenie zaczynają doceniać to użyteczne rozwiązanie. Sprawdzi się jednak również w przestrzeni biurowej – pracownicy będą mogli zdalnie, ze smartfona, zlecać wydruk na dowolnej drukarce w przedsiębiorstwie. Z tym wiąże się wyzwanie w postaci takiego przygotowania cyfrowej wersji dokumentu, by przed zleceniem wydruku można go było łatwo sprawdzić na smartfonie, tablecie i specjalistycznym terminalu mobilnym.

Producenci urządzeń do druku i przetwarzania obrazu muszą więc dostosowywać coraz mocniej swój sprzęt do wymogów i warunków cyfrowego środowiska pracy. W tej perspektywie powinni patrzeć na swój biznes również resellerzy i integratorzy działający na rynku szeroko pojętego druku. Urządzenia drukujące nie znikną z użytku firmowego, ale będą musiały coraz mocniej wpisywać się w system jednolitego, cyfrowego obiegu dokumentów.

 

Rozwój technologii wpływa na zmianę preferencji

Specjaliści prognozują wzrost zainteresowania drukarkami atramentowymi w zastosowaniach biznesowych. Wiąże się to z udoskonaleniem techniki ich działania. Istotną zaletą tych urządzeń ma być znacznie mniejsze niż w przypadku drukarek laserowych zużycie energii, a jednocześnie zachowanie wysokiej jakości druku. Z danych IDC wynika, że w IV kw. 2017 r. sprzedano na świecie 28,1 mln urządzeń drukujących, czyli o 1,2 proc. więcej niż przed rokiem. W opinii autorów raportu to efekt zwiększenia się o 3,3 proc. popytu na drukarki atramentowe.

 

Priorytety biznesowe

Z biznesowego punktu widzenia kluczowa jest optymalizacja kosztów druku. Przedsiębiorstwa oczekują wysokiej jakości i dużej wydajności urządzeń drukujących, a jednocześnie ograniczania kosztów ich użytkowania. Dlatego coraz większego znaczenia nabiera oprogramowanie do efektywnego zarządzania wydrukami.

Klienci szukają rozwiązań, które zapewniają optymalizację zleceń drukowania. Chodzi zarówno o aplikacje pozwalające jak najlepiej dobierać opcje wykonywania wydruków przez poszczególne zespoły, działy czy wręcz pojedynczych pracowników, jak i narzędzia do monitorowania pracy urządzeń drukujących. Do takich rozwiązań zaliczają się systemy kolejkujące oraz służące do ograniczania druku i umożliwiające zdalne drukowanie na dowolnym urządzeniu w firmie.

Producenci i dostawcy przekonują, że optymalizacji kosztów sprzyja usługowy model druku. Użytkownicy płacą w tym przypadku za rzeczywiście wykonane wydruki lub uiszczają ryczałt obejmujący określoną liczbę kopii, skanów i wydruków, a za dodatkowe dokumenty płacą osobno. Usługodawca natomiast zobowiązuje się do pełnej obsługi i serwisu sprzętu, zaopatrzenia w materiały eksploatacyjne, utrzymania urządzeń w stałej gotowości do pracy oraz administrowania oprogramowaniem do zarządzania wydrukami. Tym samym zdejmuje z administratorów IT wiele zadań. Z kolei integratorowi taki kontrakt zapewnia stały, z góry określony dochód. Może on zaoferować klientom także system zarządzania cyfrowym obiegiem dokumentów oraz inne usługi.

Przekonanie klientów do takiego rozwiązania nie jest jednak łatwe, chociażby ze względu na przyzwyczajenie do posiadania urządzeń na własność oraz obawy związane z oddaniem kontroli nad urządzeniami i procesami w ręce podmiotu zewnętrznego. Oferta resellerów i integratorów, chcących świadczyć taką usługę, musi być zatem bardzo dobrze przemyślana i rzetelnie przygotowana. Główny nacisk trzeba położyć na pokazanie wymiernych korzyści biznesowych. Jedną z najlepszych zachęt jest perspektywa podniesienia efektywności pracy z wydrukami i optymalizacji związanych z tym kosztów.

Zdaniem integratora

Alan Pajek, wiceprezes zarządu, Ediko

Digitalizacja dokumentów jest wyjątkowo istotnym procesem dla przedsiębiorstw, które cenią szybkość i łatwość dostępu do danych. Ponadto coraz ważniejsze stają się uproszczone procesy przepływu informacji (workflow), które umożliwiają podejmowanie decyzji w zależności od treści dokumentu. Dlatego skanowanie staje się podstawowym warunkiem wejścia dokumentu w „zdigitalizowany świat” firmy lub instytucji. Skanery i urządzenia wielofunkcyjne są już standardowo wyposażane w systemy, które „czyszczą” dokument, żeby był maksymalnie przejrzysty, a także wykonują jego digitalizację za pomocą oprogramowania OCR. To gwarantuje przedsiębiorstwu automatyczne katalogowanie dokumentów we właściwym miejscu w jego zasobach. Oferta w zakresie zarządzania drukiem skupia się na wyposażeniu w optymalnie działające urządzenia drukujące i skanujące oraz dostarczeniu bezpiecznych rozwiązań obiegu dokumentów.

 

Większe bezpieczeństwo

Do zlecenia kompleksowego zarządzania środowiskiem druku w ramach modelu MPS można także zachęcać, wykazując zwiększenie poziomu bezpieczeństwa danych zamieszczonych w drukowanych bądź skanowanych dokumentach. Podłączone do sieci drukarki mogą stać się celem ataków tak samo jak inne systemy komputerowe w firmach, a znajdujące się w pamięci tych urządzeń informacje mogą dotyczyć istotnych aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa, są zatem łakomym kąskiem dla hakerów.

Osiągnięcie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa umożliwia m.in. oprogramowanie do kompleksowego zarządzania drukiem i obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie. Zapewnia monitorowanie procesów drukowania i skanowania, precyzyjne wskazanie użytkowników urządzeń drukujących i przydzielanie im dokładnie określonych praw dostępu do poszczególnych zasobów informacji. Dzięki temu wiadomo, co kto może zrobić oraz co i jak faktycznie robi. To ogranicza pole do ewentualnych nadużyć i nieuprawnione lub lekkomyślne wykorzystywanie przetwarzanych w procesie drukowania danych.

Wśród innych, możliwych do zaoferowanie klientowi usług w zakresie bezpieczeństwa może też znaleźć się szyfrowanie danych przesyłanych do urządzeń drukujących. Odpowiednio zabezpieczone i monitorowane mogą być połączenia z urządzeniami drukującymi. Wyspecjalizowany usługodawca będzie miał dzięki temu możliwość blokowania złośliwego oprogramowania, gdyby pojawiło się w sieci. Dodatkową ochronę środowiska druku zapewni kontrolowanie dostępu do sprzętu drukującego – stosowanie kart pracowniczych, czy też przydzielanie kodów lub haseł.

Piotr Baca
Country Manager, Brother

Coraz częściej zarządzanie drukiem oraz optymalizację obiegu dokumentów przedsiębiorcy powierzają zewnętrznym podmiotom. Skuteczną realizację tych zadań mogą zapewnić wyłącznie wykwalifikowani integratorzy, świadczący usługi zarządzania drukiem w modelu Managed Print Services. To coraz popularniejsze rozwiązanie zapewniające efektywne zarządzanie procesami druku i stanowiące bezpośrednią odpowiedź na bolączki związane z funkcjonowaniem środowiska druku dokumentów, takie jak: zakup materiałów eksploatacyjnych we właściwym czasie, niedostateczna przejrzystość kosztów druku, czy też potrzeba cyklicznego serwisu urządzeń. Te działania tylko niepotrzebnie angażują zespół IT. Decydując się na usługę MPS, przedsiębiorstwo może odciążyć swój personel techniczny i skupić się na podstawowej działalności biznesowej. Uniknie przy tym przestojów i niespodziewanych kosztów.

 

W stronę usług

Wydaje się, że w najbliższym czasie funkcjonować wciąż będą równolegle różne modele systemów drukowania w środowiskach biznesowych. Niektórzy specjaliści uważają wręcz, że tradycyjny rynek urządzeń drukujących jeszcze długo będzie miał się całkiem dobrze. Chociaż zdarza się i tak (również na polskim rynku), że firmy, zazwyczaj duże, kupują urządzenia drukujące lub skanujące oraz oprogramowanie do ich obsługi, by potem oddać je w zarządzanie firmie zewnętrznej. Inne stosowane przez użytkowników sposoby korzystania z rozwiązań do druku to outsourcing, dzierżawa czy leasing sprzętu.

W zakresie upowszechnienia modelu MPS wciąż jest wiele do zrobienia. Szacuje się, że na świecie z usług zarządzania drukiem korzysta około 50 proc. przedsiębiorstw. Kolejne 25 proc. zamierza zainwestować w rozwiązania tego rodzaju w najbliższym czasie. To nadal duże pole do popisu dla integratorów zainteresowanych tego rodzaju aktywnością biznesową.

Z kolei połowa polskich firm z sektora MŚP deklaruje, że nie jest zainteresowana usługami zarządzania drukiem. Rodzimi integratorzy i resellerzy, którzy działają na tym rynku, twierdzą jednak, że przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na model usługowy, już z niego nie rezygnują. W Polsce jest już wielu dostawców, którzy zdecydowaną większość przychodów czerpią z usług zarządzania drukiem. Taka formuła daje im gwarancję stałych, regularnych dochodów oraz przewidywalność biznesu w co najmniej kilkuletnim okresie.

Błażej Kowalkiewicz

Product Manager, Alstor SDS

Do stworzenia systemu obiegu dokumentów oraz profesjonalnego, cyfrowego ich archiwum niezbędne jest zarówno odpowiednie oprogramowanie, jak i urządzenia do digitalizacji zasobów papierowych. Obecnie na rynku są: proste skanery typu flatbed, urządzenia wielkoformatowe, skanery produkcyjne (do szybkiego, automatycznego przetwarzania dużych ilości dokumentów) oraz modele typowo biurowe, wśród których znajduje się sprzęt różnego typu, np. mobilny i sieciowy. Rozwiązania techniczne w tym obszarze zmierzają w kierunku pełnej automatyzacji. Oznacza to, że użytkownicy będą mieli mniej możliwości wyboru w procesie skanowania, a co za tym idzie, zmaleje liczba popełnianych przez nich błędów. Wiele skanerów po skonfigurowaniu zapewnia wybór gotowego profilu. Celem producentów jest bowiem zaoferowanie urządzeń, które same wykonają wymagane czynności, bez ingerencji użytkownika.