Jak mówi ludowe porzekadło, lepiej uczyć się na cudzych
błędach niż na własnych. Ponieważ mamy za sobą siedem lat realizacji projektów
finansowanych z poprzedniego budżetu UE (2007–2013), na rynku IT działa
niemało firm, które mają doświadczenie w korzystaniu z funduszy
pomocowych i prowadzeniu związanych z nimi wdrożeń. Poprosiliśmy
kilka z nich o rady i informacje, które pomogą początkującym
przedsiębiorcom przebrnąć bez większych wpadek przez całą procedurę związaną
z realizacją projektu, poczynając od etapu jego przygotowania aż po
zamknięcie inwestycji.

Według
danych CRN Polska najczęściej to właśnie z powodu skomplikowanych
formalności przedsiębiorcy rezygnują z unijnych środków (patrz: str. 28).
Wyniki naszej ankiety są zgodne m.in. z raportem Instytutu Badań i Analiz
OSB, jak również powszechnymi odczuciami polskich przedsiębiorców. Aby
zmniejszyć ryzyko ewentualnych problemów, należy początkowo dokonać trafnego
wyboru funduszu oraz inwestycji, którą trzeba odpowiednio przygotować.

–
Jeśli składając wniosek o dofinansowanie przedsiębiorca popełni błędy, to będą
się one za nim ciągnąć przez kolejne lata realizacji projektu i mogą
wpędzić firmę w dodatkowe koszty, a nawet narazić na kary. Skutkiem
pomyłek może być także odrzucenie wniosku o dofinansowanie – podkreśla Joanna Dominiak,
kierownik ds. finansowania w Comarch ERP (rozmowa z Joanną Dominiak
na str. 20).

Agnieszka Andrzejewska

dyrektor finansowy Komputronik Biznes

Dotacje unijne zostały tak
skonstruowane, że beneficjent musi przeznaczyć własne środki na dany projekt.
Często są one finansowane z kredytów, co może okazać się największą
pułapką. Otóż firmy starają się tak zaplanować inwestycje, aby uzyskać maksymalny
limit wykorzystania środków. To błąd. Należy realnie szacować wartość
inwestycji. Przedsiębiorca musi mieć pewność, że wszystko, co opisze we
wniosku, jest w stanie zrealizować i udokumentować.

 
Sensownie i celowo

Kluczowy dla dalszych
losów inwestycji finansowanej z funduszy pomocowych jest jej odpowiedni
wybór. To truizm, ale doświadczenie z poprzednich lat wskazuje, że niemało
przedsiębiorców, zwłaszcza w pierwszych latach, decydowało się na próbę
pozyskania funduszy na zasadzie: „Dają na coś pieniądze? Świetnie, trzeba coś
wymyślić i brać”. To błąd – nie należy dostosowywać działalności
firmy do określonych programów unijnych, lecz przeciwnie, szukać takich
pomysłów, które pomogą w realizacji rzeczywistych celów przedsiębiorstwa
i jego strategii. Najlepiej wybrać wdrożenie, które – w razie
uzyskania dotacji – wzmocni firmę w dłuższym okresie, np. umożliwi
zdobycie większych kompetencji, wiedzy i doświadczenia w dziedzinie
uznawanej przez przedsiębiorcę za perspektywiczną. Jeżeli integrator, licząc na
unijną kroplówkę, na siłę zmienia specjalizację firmy i plany, jest
większe ryzyko, że nie będzie w stanie dobrze radzić sobie z obsługą
projektu również po zakończeniu finansowania. W dłuższej perspektywie
pozyskane fundusze nie poprawią także jego sytuacji rynkowej. Najlepiej
przeprowadzić w firmie audyt: sprawdzić, czym dysponuje, co jest potrzebne oraz
czy i jak możne to osiągnąć z pomocą funduszy UE.

Aby dowiedzieć się, które
konkretnie fundusze pomogą w rozwoju firmy, należy zapoznać się przede
wszystkim ze szczegółowymi informacjami na stronach Regionalnych Programów
Operacyjnych. Zwłaszcza że w nowej perspektywie (2014–2020) samorządy mają
do dyspozycji więcej środków niż poprzednio. Należy także zastanowić się, czy
finansowanie z funduszy unijnych jest faktycznie najlepszym sposobem
realizacji celów firmy. Warto sprawdzić alternatywy, jak leasing, kredyty (np.
kredyt technologiczny) czy pożyczki zwrotne dla przedsiębiorstw (na
specjalnych, niekomercyjnych zasadach udziela ich m.in. Bank Gospodarstwa
Krajowego).

Pamiętaj, że…

…nie należy dostosowywać firmy
do inwestycji, lecz szukać projektów odpowiednich dla firmy,

…prace nad wnioskiem najlepiej
rozpocząć co najmniej 2 miesiące przed terminem jego złożenia,

…trzeba z dużą precyzją ocenić
koszty projektu,

…lepiej nie ryzykować
finansowania środków własnych wyłącznie z kredytu,

…nie można przeznaczać na
projekt wszystkich środków własnych, warto zapewnić sobie rezerwę,

… projekt musi być kontynuowany minimum przez 3 lata po ustaniu finansowania,

…warto sprawdzić, czy
korzystniejsze od funduszy bezzwrotnych są środki zwrotne,

…nie należy szczegółowo opisywać urządzeń finansowanych za pomocą grantów,

…wątpliwości warto wyjaśnić z ekspertami
funduszy przed złożeniem wniosku,

…w razie konieczności
skorzystania z usług firmy konsultingowej lepiej

wybrać taką, która pobiera honorarium dopiero po uzyskaniu
dotacji,

…inwestycja musi być realizowana
tak, jak opisano we wniosku,

…należy zachować wszystkie
faktury wykazujące poniesione koszty – takie jak w harmonogramie,

…w razie ryzyka niedotrzymania
terminów w trakcie realizacji trzeba zawczasu wystąpić z wnioskiem o zmiany.

 
Wniosek przygotuj z wyprzedzeniem

Na przygotowanie wniosku należy zarezerwować sobie co
najmniej dwa miesiące. Z takim wyprzedzeniem – licząc od dnia
przyjmowania wniosków – zwykle znane są już wszystkie niezbędne szczegóły unijnych projektów
i wzory potrzebnych dokumentów. Trzeba sprawdzać na bieżąco warunki
konkursu – mogą się zmienić nawet w trakcie jego trwania. Lepiej nie pominąć
odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania zamieszczone na internetowej stronie
poświęconej określonemu programowi. Jeżeli przedsiębiorca nadal ma wątpliwości,
powinien skorzystać z konsultacji prowadzonych przez organizatora
konkursu. Zwykle istnieje możliwość rozmowy z ekspertem, osobistej lub
poprzez infolinię. Informacje o szkoleniach i spotkaniach
informacyjnych dotyczących funduszy pomocowych zamieszcza na swojej stronie
PARP (www.parp.gov.pl) w zakładce „Aktualności”. Warto zawczasu sprawdzić
terminy konsultacji i przyjść na nie z konkretnym pomysłem, aby razem
ze specjalistą wyjaśnić wątpliwości.

Oczywiście na rynku
działają firmy, które oferują pomoc w przygotowaniu wniosku na zasadach
komercyjnych. W tym przypadku mamy do czynienia z różnymi modelami
współpracy. Generalnie lepiej, gdy konsultant zgadza się na wynagrodzenie lub
jego większą część dopiero po uzyskaniu dotacji – zwykle jest to kilka
procent całej kwoty. Jeżeli natomiast doradca oczekuje zapłaty już na etapie
przygotowania projektu, to może okazać się, że przedsiębiorca poniesie koszty,
a mimo to nie otrzyma dofinansowania (stawki za konsulting zaczynają się
od 3 proc. wartości dotacji). Istnieje także ryzyko trafienia na niesolidnego
doradcę, który nie zna się na rzeczy, a chce wyciągnąć pieniądze od
przedsiębiorcy. Dlatego bezpieczniej wybrać firmę, która już ma doświadczenie
w doradztwie dotyczącym unijnego finansowania. Warto dowiedzieć się, czy
można uzyskać refundację wydatków na doractwo.

Podstawowe tips & tricks

• Sprawdź dokładnie terminy naborów, inaczej termin rozumiany jest
w ramach dotacji, gdzie nie ma znaczenia, czy wniosek złożymy
w pierwszym czy ostatnim dniu naboru, inaczej jest z kredytem
technologicznym, gdzie obowiązuje zasada „kto pierwszy, ten lepszy”. Ponadto pilnuj
harmonogramu – spóźnienie się nawet o dzień powoduje utratę szansy na
dotację.

• Zabezpiecz środki na projekt,
zarówno w przypadku dotacji, jak i kredytu technologicznego, gdyż
dofinansowanie nie obejmuje całości kosztów projektu. Musisz zapewnić
finansowanie pozostałej części własnej – mogą to być środki własne,
kredyt, a nawet leasing.

• Nie przeszacuj wydatków, zbieraj oferty i zrób rozpoznanie
dostawców, zanim ustalisz koszty finalne. Nierozsądne jest składanie wniosku
dotyczącego projektu o bardzo dużej wartości, jeśli nie masz środków na
jego finansowanie i liczysz tylko na pieniądze z dotacji.

• Kiedy dokonać zakupów? Na
pewno nie przed złożeniem wniosku o dotację czy kredyt
technologiczny. Aby wydatki kwalifikowały się do objęcia wsparciem, muszą być
poniesione dopiero po dniu wpłynięcia wniosku o dofinansowanie.

Źródło: „Krótki przewodnik po finansowaniu IT”, Comarch

 
Dobrze policz koszty

Jedną z kluczowych kwestii, podczas przygotowań do
projektu, stanowi właściwie opracowany kosztorys. W tym przypadku nie ma
lekko i po prostu trzeba dokładnie zorientować się, jakie wydatki wiążą
się z określonym przedsięwzięciem, które ma być dofinansowane
z unijnych funduszy. Doświadczeni „gracze” podkreślają, że nie warto
zawyżać kosztów, licząc na uzyskanie większej subwencji. Wnioski są poddawane
ocenie fachowców, którzy prawdopodobnie wyłapią wszelkie nieścisłości, co zapewne
skończy się odrzuceniem wniosku lub dofinansowaniem projektu w mniejszym
zakresie, niż chciał tego przedsiębiorca. Taki sam skutek może przynieść
dodawanie do projektu rzeczy, które nie są z nim związane. Należy przy tym
unikać szczegółowego opisywania urządzeń, których wdrożenie ma być
dofinansowane.

– Najlepiej w opisie danego urządzenia nie
zamieszczać dokładnego, konkretnego modelu, a jedynie ogólną nazwę wraz ze
szczegółowym opisem funkcjonalności – radzi Agnieszka Andrzejewska,
dyrektor finansowy Komputronik Biznes.

Już na etapie planowania należy wziąć pod uwagę, że
działalność dotowaną przez Brukselę trzeba będzie prowadzić co najmniej przez
trzy lata po zakończeniu projektu (są też dłuższe terminy) bez wprowadzania
istotnych zmian. Należy więc ocenić, czy firmę będzie na to stać i czy
oferta związana z wdrożeniem przyniesie satysfakcjonujące zyski
w określonym czasie.

Warto pamiętać, że
podpisując wniosek o dofinansowanie, beneficjent składa szereg zobowiązań.
Najlepiej zapoznać się z nimi na etapie rozważania wszystkich za
i przeciw odnośnie do konkretnego projektu. Standardowo deklaruje się, że
przez określony czas w strukturze firmy nie nastąpią żadne istotne zmiany.
Dlatego nie zaszkodzi upewnić się, jakie modyfikacje są dopuszczalne,
i rozważyć, czy będziemy w stanie dotrzymać obietnicy.

W trakcie prac nad wnioskiem trzeba uważać, aby nie
popełnić banalnych błędów, które zdarzają się przy wypełnianiu
wielostronicowych dokumentów – podpisy i pieczątki powinny znaleźć
się w odpowiednich miejscach, zaś wszystkie strony trzeba parafować. Aby
zdążyć na czas, należy sprawdzić, kiedy mija termin otrzymania dokumentacji
(czy liczy się data stempla pocztowego czy też data otrzymania wniosku przez
organizatora konkursu). Nierzadkim błędem we wnioskach dotyczących finansowania
projektów z poprzedniej transzy środków unijnych było niewypełnienie
wszystkich koniecznych rubryk lub podawanie w nich niewłaściwych
informacji.

Pilnuj terminów

Podczas realizacji projektu, a nawet na jego
wcześniejszym etapie, warto wyznaczyć osobę, która będzie nadzorowała całość
przedsięwzięcia, zajmowała się związaną z nim pracą i jej
koordynacją. Bez menedżera projektu rośnie ryzyko bałaganu organizacyjnego
i opóźnień. Wyznaczona osoba musi pilnować, aby projekt realizowano zgodnie
ze sposobem opisanym wcześniej we wniosku – to bezwzględny obowiązek
beneficjenta. Na początek zadaniem menedżera będzie np. ocena oficjalnych ofert
kontrahentów uczestniczących w projekcie. Jeżeli mamy możliwość negocjacji
cenowych, warto postarać się o zmniejszenie kosztów. Trzeba jednak
pamiętać, że na wszelki wypadek koszty inwestycji muszą być oszacowane tak,
jakby nie było szans na to, że współuczestniczące w jego realizacji
przedsiębiorstwa pójdą na ustępstwa – i nawet w takiej sytuacji
budżet powinien się domykać.

 

 

Podczas realizacji projektu poszczególne etapy muszą
przebiegać zgodnie z ustalonym harmonogramem, ponieważ opóźnienia mogą
skutkować wstrzymaniem wypłaty grantów. Trzeba pamiętać o realizacji celów
projektu i o wskaźnikach efektywności ekonomicznej. Np. jeśli we
wniosku zadeklarowano, że usługa będzie miała 10 tys. użytkowników,
a zatrudnienie zwiększy się np. o 5 osób, to należy się tego
trzymać. W przeciwnym razie grożą sankcje – można stracić 5–25 proc.
wartości dotacji (stawki określa „taryfikator korekt finansowych”).

Oczywiście przedsiębiorca
nie zawsze jest w stanie przewidzieć wszystkie okoliczności i może
być tak, że nawet dobrze przygotowanego projektu nie da się realizować zgodnie
z planem. Czasami dla powodzenia wdrożenia korzystna byłaby zmiana
harmonogramu, np. przesunięcie pewnych kosztów na kolejny etap (np. gdy
w fazie pierwszej beneficjent miał kupić urządzenie, ale z jakichś
względów będzie ono potrzebne dopiero w drugiej). Wówczas nie należy
zwlekać, tylko złożyć odpowiednio umotywowany wniosek o modyfikacje
w harmonogramie. Jednak nie później niż na miesiąc przed terminem, który
chcemy zmienić.

Trzeba przy tym mieć świadomość, że dysponent funduszy nie
musi się zgodzić na taką propozycję, co dowodzi, jak istotne jest precyzyjne
planowanie. Oprócz tego, że propozycje zmian grożą odrzuceniem, należy
pamiętać, że ktoś w firmie musi poświęcić swój czas i pracę na
przygotowanie takiego wniosku i prowadzenie wdrożenia. Istnieje też ryzyko
wstrzymania realizacji projektu, co może odbić się na jego kolejnych etapach.
Rzecz jasna, należy zachowywać faktury wykazujące poniesione koszty na
poszczególnych etapach, pilnując, aby były one takie jak w harmonogramie.

Zdaniem integratora

• Czesław
Zabłocki, prezes Bakpolu

Warto pamiętać, że w kolejnych konkursach tego samego
programu unijnego często zmieniają się procedury, więc przedsiębiorca musi być
na bieżąco i nie opierać swoich przygotowań do projektu wyłącznie na informacjach
z poprzednich etapów. Jeżeli integrator realizuje projekt, na który
zleceniodawca dostał wsparcie z funduszy unijnych, nie zaszkodzi zachęcić
go do szkoleń pracowników obejmujących wdrażane technologie. To ułatwia pracę
integratorowi.

• Tomasz
Szczepanik, prezes Amazisu

Należy dokładnie ocenić
wartość inwestycji i dopasować do niej wielkość wkładu własnego. Im jest
większy, tym większy zwrot można uzyskać z funduszy pomocowych, co stanowi
pokusę, by inwestować dużą kwotę, ale bezpiecznej nie przeznaczać na to
wszystkich środków. Firma musi mieć rezerwę kapitału. Może okazać się, że
wydatki związane z projektem są wyższe (nawet od tych zatwierdzonych),
a bez rezerw lub innej opcji finansowania przedsiębiorcy po prostu
zabraknie pieniędzy na kontynuację inwestycji.