Dzięki UCC można tworzyć nowe kanały komunikacji i łączyć je ze sobą. Zwiększa się też funkcjonalność dotychczas stosowanych aplikacji. Kluczową sprawą jest tu otwartość standardów, która umożliwia połączenie wszystkich narzędzi – telefonii, komunikacji tekstowej, pracy grupowej, współużytkowania dokumentów, systemów do audio- i wideokonferencji oraz mediów społecznościowych – w jedną, spójną platformę. Celem UCC jest też zapewnienie, by sposób korzystania z platformy komunikacyjnej był taki sam na różnych urządzeniach.

Naturalnymi odbiorcami UCC są te branże, w których mobilność oraz sprawna i szybka komunikacja stają się najbardziej istotne w budowaniu przewagi konkurencyjnej. Co ważne, zainteresowanie rozwiązaniami tego typu rośnie nie tylko w korporacjach, ale także w segmencie MŚP. Klienci, którzy są skłonni do modernizacji swoich platform komunikacji, nie chcą zakończyć tego procesu na niewiele bardziej funkcjonalnej telefonii. Integratorzy mogą liczyć na zainteresowanie systemami UCC wśród tych przedsiębiorstw, które mają rozproszoną strukturę i pragną połączyć zdalnie zespoły, zwiększając ich produktywność. Bo to właśnie wzrost produktywności i obniżenie kosztów operacyjnych stanowią argument najbardziej przemawiający do klientów rozważających zastosowanie rozwiązań zintegrowanej komunikacji i pracy grupowej.

Dlatego jednym z czynników mających największy wpływ na wybór tej, a nie innej platformy, jest łatwość jej użytkowania. Może ona wynikać z lepszego dopasowania do potrzeb i profilu działalności danej firmy, nawet jeśli dzieje się to kosztem zmniejszenia liczby funkcji. W ten sposób zyskujemy gwarancję szerokiego wykorzystania rozwiązania przez wszystkich pracowników klienta, a nie tylko tych z większą wiedzą informatyczną. Interfejs użytkownika, podobny do znanego ze smarftonów czy tabletów, oraz łatwy i szybki dostęp do narzędzi UCC stają się kluczem do sukcesu. Idealna platforma zintegrowanej komunikacji i pracy grupowej powinna dać się łatwo dostosować do sposobu funkcjonowania przedsiębiorstwa, a nie odwrotnie.

 
Ochrona, ochrona i jeszcze raz…

Wprowadzanie zmian w infrastrukturze służącej do komunikacji i wymiany informacji to bardzo delikatny proces w każdym przedsiębiorstwie. Z tego powodu szczególnie ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa przesyłanych danych. Ta kwestia pojawia się bardzo często podczas rozmów dostawców z klientami. Ma szczególne znaczenie wobec powszechnego wykorzystywania urządzeń poza przedsiębiorstwem i  korzystania z dostępu do fimowych zasobów za pośrednictwem Internetu. Kolejne wyzwanie, z którym rozwiązania UCC muszą się zmierzyć, dotyczy wsparcia dla trendu BYOD. Zapewnienie bezpiecznej poufnej komunikacji, odporność na wirusy i ataki hakerskie, a dodatkowo łatwe zarządzanie polityką bezpieczeństwa – wszystkie te cechy powinien mieć dobry system zintegrowanej komunikacji.

O ile odpowiednio wdrożona i funkcjonalna platforma powinna przynieść takie korzyści jak wzrost produktywności, oszczędność czasu i pieniędzy, o tyle system niedostosowany do określonego środowiska biznesowego może przynieść skutek przeciwny. Trzeba się wtedy liczyć z takim efektami jak chaos, złożoność i defragmentacja systemu, wynikającymi niespójnych narzędzi komunikacyjnych.

8 korzyści biznesowych ze stosowania UCC

• Usprawnienie komunikacji nie tylko między pracownikami, ale również z partnerami biznesowymi oraz klientami. Szybsze reagowanie na nowe informacje.

• Zmniejszenie kosztów podróży, a najczęściej całkowite wyeliminowanie podróży biznesowych.

• Wykorzystanie pracowników i współpracowników z różnych rejonów kraju/świata. Wyeliminowanie barier wynikających z konieczności relokacji.

• Poprawa satysfakcji z obsługi klienta dzięki lepszej dostępności pracowników firmy. Szybsza reakcja na potrzeby klientów i zwiększenie ich przywiązania do przedsiębiorstwa.

• Możliwość pracy podczas podróży lub poza siedzibą firmy, a – co za tym idzie – większa jej efektywność.

• Nowe narzędzia pracy grupowej, np. do szkoleń pracowników i klientów. Możliwość nagrywania i udostępniania sesji treningowych daje szansę nieobecnym na spotkaniu na zapoznanie się z materiałami.

•  Możliwość elastycznego czasu pracy, bardziej dopasowanego do preferencji pracownika i pracodawcy.

• Praca grupowa i spotkania są możliwe bez odchodzenia od własnego biurka (w domu, w biurze). Nie ma potrzeby wyjazdów, rezerwowania sal konferencyjnych, nie ponosi się kosztów ich wynajęcia itd. – poprawa efektywności pracy, a jednocześnie zmniejszenie kosztów firmy.

Źródło: Avaya

 

– Ważne jest, aby dostarczane rozwiązania UCC były spójne, ułatwiały harmonijną pracę grupową i maksymalnie pomagały w zaangażowaniu zespołów w codzienne działania. Te narzędzia muszą być łatwe w użyciu, intuicyjne dla użytkowników, dostępne na dowolnym urządzeniu i w każdym systemie operacyjnym, niezależne od dostawcy usług – twierdzi Paweł Podwysocki, prezes zarządu Unify.

 

Poznać potrzeby, pokazać korzyści

Dla klientów z mniejszych przedsiębiorstw zawsze ważnym kryterium jest cena. Obawiają się wysokich kosztów zakupu i wydatków związanych z integracją danego rozwiązania z firmową infrastrukturą. Dlatego tak istotne dla integratora staje się pokazanie korzyści związanych z konwergencją, użyciem UCC i możliwością wykorzystania do komunikacji wszystkich urządzeń końcowych połączonych przez sieć IP. Przekonanie klientów do stosowania UCC ułatwi także przedstawienie problemów, jakie sprawia powszechna mobilność, konsumeryzacja IT oraz trend BYOD.

Andrzej Sańka

Solutions Sales Engineer, Avaya

Na rynku pojawiła się grupa rozwiązań UCC dla małych i średnich przedsiębiorstw. Są proste w implementacji i użyciu oraz dostosowane cenowo do możliwości tych firm, co wpłynęło na bardzo dynamiczny rozwój tego segmentu. Niezależnie od branży, rozwiązania UCC są zazwyczaj wykorzystywane przez kadrę dyrektorską/kierowniczą, przedstawicieli handlowych, logistykę, pracowników serwisu, członków zespołów pracujących nad wspólnymi projektami – przez wszystkich, którzy w codziennej pracy stykają się z przepływem i zarządzaniem dużą ilością informacji i dla których szybkość podejmowania decyzji jest kluczowa.

Paweł Podwysocki

prezes zarządu Unify

Rozpoznanie potrzeb biznesowych klientów jest bardzo ważne w oferowaniu i wdrażaniu rozwiązań UCC. Często bowiem wystarczy rozbudować posiadane przez klienta narzędzia, nie trzeba ich wymieniać, dzięki czemu chroniona jest jego inwestycja i nie robimy rewolucji tam, gdzie nie jest to konieczne. Wspólnie z klientem należy też zdefiniować najkorzystniejszy model, w jakim takie rozwiązanie ma zostać dostarczone. Możliwości jest wiele: od chmury prywatnej klienta przez chmurę publiczną do chmury integratora czy ISP. Trzeba też bardzo jasno przedstawić cechy rozwiązania oraz korzyści biznesowe, jakie osiągnie klient po wdrożeniu. Tutaj ogromną rolę odgrywają referencje i doświadczenie partnerów. Coraz częściej klienci oczekują też wdrożenia pilotażowego w ich firmie.

 

Chcąc z powodzeniem sprzedawać i wdrażać rozwiązania zintegrowanej komunikacji i pracy grupowej, integratorzy muszą przyjąć postawę konsultantów w kontaktach z firmami, demonstrować możliwości użycia i wszystkie zalety tych rozwiązań. Powinni uczyć klientów, jak najbardziej efektywnie wykorzystywać narzędzia UCC. Ważne, by w tych działaniach kontaktowali się nie tylko z działem IT, ale przede wszystkim z ludźmi odpowiedzialnymi w firmach za biznes i decydującymi o zakupie rozwiązań. O ile kiedyś to działy IT decydowały o implementacji i wyborze danego rozwiązania zintegrowanej komunikacji, o tyle dzisiaj często ich rekomendacja nie gwarantuje jeszcze powodzenia sprzedaży.

Zdecydowana większość wdrożeń rozwiązań UCC polega na indywidualnym dostosowywaniu ich do potrzeb klienta. A cele i korzyści biznesowe różnych firm mogą być zdecydowanie odmienne. Dlatego w opinii Andrzeja Sańki, Solutions Sales Engineera w Avayi, rzadko się zdarza, żeby firma zdecydowała się wdrożyć pełne spektrum rozwiązań UCC. Zwykle klienci wybierają te narzędzia, które są im najbardziej potrzebne, np. komunikatory na urządzenia mobilne dla handlowców czy funkcję konferencji głos/web/wideo w celu zredukowania kosztów związanych z podróżami służbowymi. Oszczędności mogą być liczone w tysiącach złotych miesięcznie, w zależności od specyfiki działalności danej firmy. Zwrot z inwestycji może nastąpić już po pięciu, sześciu miesiącach.

Należy pamiętać, że wdrożenie rozwiązań UCC oznacza nie tylko wydatki na zakup produktów i ich implementacji, ale również koszty ich późniejszego utrzymania (poboru prądu, napraw, aktualizacji oprogramowania itp.), których wielkość standardowo szacuje się za okres co najmniej trzech lat.

Cezary Mąka

Product Specialist, Ricoh

Zmieniający się sposób wykonywania służbowych obowiązków i odchodzenie od ośmiogodzinnego dnia pracy zmuszają przedsiębiorstwa do modyfikacji infrastruktury komunikacyjnej. Wdrażane rozwiązania musi cechować: wysoki poziom bezpieczeństwa, możliwość korzystania z urządzeń mobilnych oraz szeroka gama opcji zapewniających współużytkowanie dokumentów. Między innymi z tego powodu klienci rezygnują z dużych rozwiązań, typu pokój telekonferencyjny, a skupiają się na bezpiecznych, szyfrowanych rozwiązaniach wideokonferencyjnych, w pełni mobilnych i łatwych w obsłudze.

 

– Nadal dla niektórych klientów, biorących pod uwagę jedynie jednorazowy koszt inwestycji, dobry system, to tani system. Nie można się jednak z takim podejściem zgodzić. W przypadku rozwiązań UCC, których oferta jest bardzo bogata, zazwyczaj wybierane są te funkcje, które poza policzalnymi oszczędnościami na rachunkach telefonicznych czy podróżach służbowych, umożliwią również podnoszenie satysfakcji klientów i produktywności pracowników – zauważa Andrzej Sańka.

Zdaniem Cezarego Mąki, Product Specialist w Ricohu, bardzo ważne jest zapewnienie klientowi kompleksowej usługi. Wszystko zaczyna się na etapie doradztwa i przygotowania propozycji rozwiązań dostosowanych do konkretnych potrzeb danej firmy.

 

Chmura na fali wznoszącej

Wciąż nieduży odsetek małych i średnich przedsiębiorstw wybiera rozwiązania UCC jako usługę zewnętrzną – w postaci hostowanej, zarządzanej lub w modelu „as a service”. Jednak coraz szersza dostępność konkurencyjnych ofert tego typu, większa wiedza klientów o zaletach tych rozwiązań i malejące obawy przed zagrożeniami „z chmury” powinny w krótkim czasie zmienić ten stan rzeczy.

– Zaufanie do chmury rośnie, co bardzo cieszy, bo to była jedna z głównych barier rozwoju tego typu rozwiązań – mówi Leszek Hołda, prezes Integrated Solutions, spółki należącej do Orange, wdrażającej dla klientów chmurową usługę Unified Communications as a Service.

Z danych opublikowanych przez EMC wynika, że już teraz blisko połowa polskich przedsiębiorstw korzysta z rozwiązań chmurowych, natomiast 14 proc. wykorzystuje technologię hybrydową. Cloud przoduje szczególnie w obszarze rozwiązań wspierających, takich właśnie jak systemy do komunikacji zintegrowanej czy bezpieczeństwa.

Jarosław Modrzewski

dyrektor handlowy grupy produktowej, Orange

Jestem przekonany, że systemy UC oferowane z chmury będą miały coraz większy udział w rynku. Firmy decydują się na UCaaS, ponieważ w ten sposób mogą korzystać z potrzebnych im funkcji systemu w atrakcyjnym modelu rozliczeniowym. Tak jest wygodniej i bardziej elastycznie. Nie muszą też martwić się o utrzymanie rozwiązania, więc  mogą się skupić na rozwoju podstawowej działalności. Najczęściej bezpośrednim powodem inwestycji jest potrzeba modernizacji rozwiązań telekomunikacyjnych, z których firma dotychczas korzystała. Rozwój, zmiany strukturalne czy nowa siedziba przedsiębiorstwa to czynniki, które również motywują do zakupu usługi UCaaS. Od początku w rozwiązania UC inwestowały przede wszystkim duże przedsiębiorstwa, często wielooddziałowe. W ciągu ostatniego roku zauważyliśmy znacznie większe zainteresowanie nimi również wśród firm średniej wielkości.