Parametr TCO (Total Cost of Ownership) określa koszt zakupu danego rozwiązania oraz jego eksploatacji w założonym z góry czasie. Zawiera także koszty serwisu, materiałów eksploatacyjnych, pobieranej energii elektrycznej itd. Natomiast ROI (Return On Investment) określa czas, po którym zyski (mierzone na różne sposoby) przewyższą koszt inwestycji oraz użytkowania rozwiązania. Dlatego, żeby obliczyć ROI, trzeba dość precyzyjnie znać TCO.

 Dostawcy i odbiorcy dążą do maksymalnego skrócenia czasu zwrotu z inwestycji. Przy większych projektach przyjęło się, że są one korzystne, jeśli ROI jest krótsze niż rok. Czasami jednak zdarza się, że koszty nie zwracają się nigdy, co nie zawsze musi wiązać się z porażką projektu. Bywają wdrożenia, z których zyski są niemierzalne, więc przypisywanie im matematycznych wartości po prostu nie odda rzeczywistości (dobrym przykładem jest chociażby satysfakcja użytkowników). Jednak nawet w takim przypadku po stronie korzyści warto podać jakkolwiek policzalny parametr, na przykład wzrost produktywności, skrócenie czasu trwania danego procesu itp. W każdym razie trzeba wziąć po uwagę jak najszerszy obraz stanu faktycznego.

– Jak wynika z licznych opracowań branżowych dotyczących TCO, zakup sprzętu i oprogramowania stanowi zaledwie 20–25 proc. całkowitych kosztów wdrożenia – podkreśla Sebastian Kisiel, Lead System Engineer w Citrix Systems. – Pozostałe są związane z ich utrzymaniem oraz użytkowaniem, m.in. kosztami zatrudnienia pracowników IT, opłatami za prąd, klimatyzację, wynajem serwerowni lub biura. To właśnie wśród tych kosztów coraz częściej przedsiębiorstwa poszukują oszczędności.

 

Koszty ukryte

Aby poprawnie obliczyć ROI, trzeba pamiętać, aby w TCO uwzględnić wszystkie koszty, nawet takie, które mogą wystąpić w przyszłości tylko w razie realizacji najgorszego scenariusza. Często bowiem zdarza się, że dostawca oprogramowania przedstawia bardzo korzystnie wyglądające TCO, ale nie uwzględnił w nim takich sytuacji, jak konieczność rozbudowy stacji roboczych czy serwerów, stworzenia bardziej wydajnej infrastruktury sieciowej bądź wysłania pracowników na szkolenia. Często zresztą taka sytuacja wychodzi na jaw dopiero po zrealizowaniu wdrożenia, co jeszcze bardziej utrudnia dokonanie właściwych obliczeń.

Wojciech Wróbel

Presales Manager, Fujitsu TS

Na wartość parametrów TCO i ROI mają wpływ czynniki, które rzadko bierze się pod uwagę. Warto sprawdzić, czy jeśli większość rozwiązań do centrum danych zostanie kupiona od jednego dostawcy, będzie możliwa ich łatwa integracja oraz zarządzanie z jednej konsoli, dzięki czemu nie będą konieczne dodatkowe szkolenia administratorów. Przy pewnej skali znaczenia nabiera też ilość pobieranej energii elektrycznej. Dodatkowo, nawet w małych firmach może mieć znaczenie fakt, że kupowany sprzęt stworzony jest z nieszkodliwych dla środowiska materiałów, co przekłada się na mniejszy koszt jego późniejszej utylizacji.

 

Warto też pamiętać, że TCO może zmieniać się w czasie. Na początku może być wyższe, bo konieczne jest na przykład przeprowadzenie szkoleń, potem spada, ale finalnie znów rośnie, gdyż po pewnym czasie zmieniają się koszty serwisowania i wsparcia, wzrasta ryzyko awarii i związanego z nią przestoju.

Czy decyzje zakupowe podejmowane są przez klientów na podstawie TCO, czy ROI? To zależy. Dominuje zwrot z inwestycji, ale wysokie całkowite koszty utrzymania (nawet jeśli ROI następuje w krótkim czasie) mogą być dużą barierą, także w przypadku inwestycji mającej przynieść duże zyski. Jeżeli TCO przekracza budżet klienta, ale ROI jest
bardzo obiecujące, warto zasugerować mu wykorzystanie dodatkowych instrumentów finansowania, zaproponować model abonamentowy lub skorzystanie z usługi świadczonej przez firmę trzecią.

– W takiej sytuacji zawsze trzeba porozmawiać z potencjalnym dostawcą usługi – mówi Robert Paszkiewicz, dyrektor Działu Marketingu i Rozwoju Biznesu w ATM. – Dzięki swemu doświadczeniu wskaże on wszystkie istotne koszty i parametry finansowe w obu modelach: wdrożenia rozwiązania u klienta, jak też korzystania z niego na zasadzie usługi.

 

Jak obliczyć?

Przedstawiciele branży zgodnie podkreślają, że klienci sami z siebie bardzo rzadko podejmują się obliczania parametrów TCO i ROI. Do incydentalnych należą przypadki, w których proszą o podanie szczegółowych danych umożliwiających dokonanie stosownych wyliczeń.

– Zarządy wielu firm zauważyły już, że dział IT nie jest już tylko ośrodkiem generującym koszty, ale w pewnym sensie inkubatorem innowacyjności – mówi Radosław Kluczny, dyrektor handlowy Alterkomu. – Dlatego warto brać pod uwagę fakt, że korzystanie z nowego, innowacyjnego rozwiązania nie tylko zapewni oszczędności, ale pozwoli na osiągnięcie dodatkowych korzyści, jak efektywniejsza praca handlowców, obsługa większej liczby klientów, podniesienie poziomu dostępności aplikacji biznesowych itd.

Klienci, którzy są zainteresowani tym tematem, najczęściej proszą integratora o dostarczenie finalnych wyliczeń bądź korzystają z gotowych kalkulatorów udostępnianych przez dostawców rozwiązań. Warto ich wówczas przestrzec, że bezrefleksyjne korzystanie z nich może prowadzić do błędnych wniosków. Koniecznie należy zwrócić uwagę na wysokość kosztów pracy: jeżeli w danym kalkulatorze nie ma możliwości ich zmiany, prawdopodobnie otrzymamy zakłamane wyniki. Rzecz w tym, że na Zachodzie koszty te są znacznie wyższe niż w Polsce. Uzyskane w ten sposób w naszych warunkach oszczędności będą zatem mniejsze, co przełoży się na wydłużenie czasu ROI.

Mariusz Kochański

dyrektor Działu Systemów Sieciowych, Veracomp

Szybki zwrot z inwestycji można uzyskać tam, gdzie wdrożenie rozwiązania IT wpływa na zmianę modelu biznesowego. Najlepszym przykładem jest zastąpienie częstych delegacji pracowników wideokonferencjami, jak też wyposażenie ich w narzędzia mobilnej pracy. Trudnym, ale jeszcze ciekawszym jest sprzedawanie rozwiązań bezpieczeństwa. Mówimy tu o ryzyku poniesienia strat lub tzw. utracenia potencjalnych korzyści. Jeśli klient potrafi oszacować wartość strat, to sprzedanie mu rozwiązania eliminującego dane ryzyko stanie się wyjątkowo proste. Do tego dochodzi kwestia danych objętych regulacjami prawnymi. Przy ich utracie lub udostępnieniu osobom niepowołanym będziemy mieli do czynienia nie tylko ze stratami ekonomicznymi czy wizerunkowymi, ale z odpowiedzialnością karną.

 

Co wziąć pod uwagę, tworząc ofertę dla klienta?

Przygotowując ofertę dla klientów, warto mieć w ręku gotowe, obliczone parametry TCO i ROI. Korzystne może być zaprezentowanie ich od razu z ofertą. Szczególnie, jeśli w danej sytuacji czas zwrotu z inwestycji będzie wyjątkowo krótki. Aby dobrze przygotować się do rozmowy z klientem, należy znaleźć odpowiedzi na poniższe pytania.

– Planowanie i wybór – czy możemy przedstawić klientowi wersję demonstracyjną określonego rozwiązania albo przeprowadzić projekt Proof of Concept (dzięki temu rośnie szansa, że sam zaobserwuje, jakie odniesie korzyści, i nie będzie potrzebował dodatkowych obliczeń)? Czy wymiana posiadanego przez klienta rozwiązania na nowe zapewni oszczędności?

– Wymagania wobec infrastruktury IT – czy wdrożenie danego rozwiązania wymaga  dodatkowych inwestycji w zakresie sprzętu (serwerów, pamięci masowych, sieci, zasilania, klimatyzacji), oprogramowania (systemów operacyjnych, baz danych, oprogramowania narzędziowego) lub usług (zapewnienia większego przydziału mocy dla serwerowni, szybszych łączy internetowych)? Czy instalacja dodatkowych elementów spowoduje wzrost kosztów związanych z zarządzaniem, przeszkoleniem administratorów itp.?

– Rozliczenie – jaka będzie metoda zapłaty za wdrażany system (jednorazowa, transze, abonament)? Czy konieczne będzie późniejsze ponoszenie dodatkowych opłat za aktualizacje, łatki, zwiększenie liczby użytkowników systemu bądź usługi?

– Proces wdrożenia – kto będzie zaangażowany we wdrożenie danego rozwiązania (pracownicy firmy klienta, pracownicy integratora, konsultanci z firm trzecich)? Czy pojawią się dodatkowe koszty związane z testowaniem nowego wdrożenia lub przeniesieniem danych z dotychczas używanych systemów?

– Administracja i zarządzanie – kto będzie odpowiedzialny za bieżącą obsługę wdrażanego rozwiązania? Czy w związku z tą obsługą mogą pojawić się dodatkowe koszty (szkolenie nowych administratorów, rozbudowa infrastruktury sprzętowej w związku ze zwiększonymi wymaganiami nowych wersji oprogramowania itp.)?

– Dostępność – przez jaki czas określony system może być niedostępny dla użytkowników w trakcie jego eksploatacji? Czy z brakiem dostępności wiążą się dodatkowe koszty dla firmy lub ryzyko utraty zysków (szczególnie, jeśli przestój będzie wynikiem awarii)?