Jak wynika z ubiegłorocznego raportu Quocirca, nawet firmy, które nadal bazują w dużym stopniu na papierowym obiegu dokumentów, mają świadomość, że digitalizacja jest kluczem do większej efektywności działania i odporności w obliczu możliwych zakłóceń. Poza tym łatwość zestawiania i analizy danych dostępnych w postaci cyfrowej pozwala przedsiębiorstwom na uzyskanie lepszego, bardziej czytelnego wglądu w swoje przewagi konkurencyjne, by móc je potem efektywnie wykorzystać w zależności od sytuacji na rynku.

Ponad 60 proc. osób odpowiedzialnych za inwestycje w IT, które uczestniczyły w światowym badaniu Quocirca, przyznało się do przyspieszenia digitalizacji procesów bazujących dotychczas na papierowym obiegu. Z kolei ubiegłoroczne badanie przeprowadzone przez Webcon dowodzi, że w Polsce elektroniczny obieg dokumentów wykorzystuje w codziennej pracy ogółem 59 proc. przedsiębiorstw, w tym 82 proc. dużych, 76 proc. średnich i jedynie 29 proc. małych (zatrudniających do dziewięciu pracowników).

Mniej drukarek

Mimo tego, że do całkowitego wyeliminowania papieru z pracy biurowej jeszcze daleko, to pod wpływem rosnącej cyfryzacji biznesowych procesów widać zmiany w sposobie korzystania z papierowej dokumentacji. Coraz więcej firm, w tym również na polskim rynku, przyjmuje i egzekwuje w swojej działalności założenie, że wprowadzony do obiegu elektronicznego dokument, na przykład faktura, nie powinien być już potem ani razu wydrukowany. Realia pracy zdalnej i hybrydowej pokazały, że cały proces obróbki w środowisku cyfrowym jest możliwy do przeprowadzenia i skuteczny. Przyczyniło się do tego z pewnością w dużej mierze upowszechnienie chmurowych pakietów biurowych, które umożliwiają wspólną pracę nad dokumentami.

Te doświadczenia tłumaczą też po części osłabienie w ostatnim czasie zainteresowania nabywaniem przez firmy drukarek. Jak szacuje IDC, w czwartym kwartale 2023 r. zakupy urządzeń drukujących zmniejszyły się w skali globalnej o 15,5 proc. rok do roku (do 21,1 mln sztuk), a na samym rynku europejskim o 11,8 proc. Spadki były obserwowane też już w poprzednich kwartałach – ogółem za cały poprzedni rok wyniosły 8,4 proc. w stosunku do roku 2022. W niewielkim stopniu, o 1,4 proc. w skali światowej, zmniejszyły się też przychody ze sprzedaży sprzętu drukującego. Takie wyniki sugerują wzrost średniej ceny drukarek, co mogło być także jednym z powodów osłabienia popytu na nie.

Analitycy przekonują, że również w kolejnych latach należy spodziewać się utrzymania tendencji spadkowej. Według prognoz Gartnera światowy rynek druku na potrzeby biznesu będzie w najbliższym czasie tracił co roku 3,5 proc. wartości, by w 2027 r. skurczyć się do poziomu 105,8 mld dol.

Przedsiębiorcy szukają oszczędności w różnych obszarach wykorzystania rozwiązań informatycznych, w tym również w obszarze druku. Tym właśnie tłumaczy się wzrost zainteresowania zakupami uznawanych za tańsze w eksploatacji drukarek atramentowych nie tylko na potrzeby gospodarstw domowych, lecz także do celów biznesowych. Z drugiej jednak strony, również producenci urządzeń laserowych próbują wychodzić naprzeciw tym potrzebom klientów, oferując rozwiązania umożliwiające bardziej wydajne wykorzystanie tonerów. Oszczędnościowe oczekiwania użytkowników mogą przy tym spowodować wzrost zainteresowania usługową formą korzystania z urządzeń drukujących, gdzie płaci się ustalony abonament albo rozlicza tylko za każdy wykonany wydruk.

Papiery przeszkadzają  

Impulsem do cyfryzacji procesów biurowych są w znacznej mierze przepisy prawa. Niektóre z nich, również w Polsce, nie tylko dopuszczają stosowanie dokumentacji elektronicznej, lecz wręcz jej wymagają. Część przedsiębiorców chce pójść jeszcze dalej i dlatego do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wpłynął apel Pracodawców RP, by ograniczyć obowiązek składania oświadczeń i wniosków w formie papierowej. Pracownik mógłby je przekazywać na przykład pocztą elektroniczną. Zdaniem autorów listu, istniejące w obowiązującym kodeksie pracy regulacje nie przystają już do obecnych realiów.