Skanery poszły w ruch

Proces transformacji cyfrowej jest obecnie najbardziej odczuwalny w największych instytucjach państwowych. W ostatnich lata praca zdalna lub hybrydowa przyspieszyły ten proces. Duże firmy, otwierające oddziały w Polsce, często są już po procesie transformacji i wdrażane są jedynie wypracowane wcześniej dobre praktyki z centrali. Z kolei rodzime firmy, zwłaszcza te, które powstały stosunkowo niedawno, rozwijają się na równi z tymi ”zachodnimi”. W przypadku przedsiębiorstw powstałych jeszcze w okresie transformacji bywa różnie, ale większość zmierza w dobrą stronę. W minionym roku odnotowaliśmy spore zainteresowanie skanerami dokumentowymi. W pierwszych trzech kwartałach 2022 roku sprzedaż utrzymywała się na poziomie o 30 procent wyższym w odniesieniu do analogicznego okresu w latach 2019 i 2020. Przyspieszający i nieuchronny proces digitalizacji dokumentów powoduje, że klienci coraz częściej sięgają po sprawdzone i niezawodne rozwiązania do konwersji informacji papierowej na elektroniczną.

Transformacja cyfrowa stopniowo zyskuje na popularności, ale choć znaczna część biznesu o niej mówi, to nadal niewiele firm podejmuje realne działania w tym zakresie. Zauważyliśmy jednak stopniowe spowolnienie popytu na skanery. Wynikało ono głównie z ograniczonej dostępności produktów – na co miały wpływ problemy z niedoborem podzespołów i wyzwania logistyczne odczuwalne w Europie. Największą popularnością ze strony przedsiębiorców cieszyły się skanery dokumentów, które gwarantują skan w bardzo dobrej jakości. Te rozwiązania pozwalają na pozyskanie kopii elektronicznej materiału bez względu na jakość czy rozmiar dokumentu, co znacznie ułatwia digitalizację również starszych zasobów. Niestety nadal w wielu miejscach proces cyfryzacji dokumentów się nawet nie rozpoczął, a w znacznej części jest dopiero na samym początku – będziemy musieli jeszcze poczekać na finał.

Przechodzenie firm i instytucji do biura bez papieru, tzw. „paperless”, jest coraz bardziej powszechne. Jednak wciąż dużo organizacji korzysta z dokumentów papierowych. Wpływa na to rodzaj branży, wielkość firmy, kultura organizacyjna czy dostępność technologii oraz jej koszty. Zazwyczaj w dużych korporacjach, które posiadają zasoby i środki do wprowadzania nowych technologii proces digitalizacji dokumentów odbywa się znacznie szybciej. W mniejszych firmach i instytucjach, gdzie zasoby są bardziej ograniczone, proces ten może być wolniejszy. Użycie skanerów, które ułatwiają konwersję dokumentów papierowych na wersje cyfrowe, to kluczowy etap w procesie digitalizacji. Integracja systemów wewnętrznych, zachowanie dokumentów oraz opracowanie narzędzi do efektywnego zarządzania i przetwarzania dokumentów cyfrowych to dodatkowe zadania. Można pokusić się o stwierdzenie, że obecnie większość przedsiębiorstw znajduje się w połowie drogi do pełnej cyfryzacji i znaczącego ograniczenia korzystania z klasycznego papieru.

Bardzo często zauważamy połączenie działań związanych z szeroko pojmowaną obróbką dokumentów, czyli drukiem i skanowaniem. W tym pierwszym przypadku dotyczy to optymalizacji posiadanych rozwiązań, a więc przede wszystkim redukcji kosztów. Jednocześnie poszukiwane są urządzenia wielofunkcyjne z silnymi skanerami do cyfryzacji dużej liczby dokumentów. Generalnie, w tym segmencie rynku występują pewne bariery, takie jak brak funduszy czy przyzwyczajenia do tradycyjnych rozwiązań i dokumentów. W wielu firmach wciąż drukuje się dużo dokumentów, zaś użytkownicy skanerów mają potrzeby związane zarówno ze skanowaniem, jak i dalszymi losami dokumentów, czyli automatyzacją procesów. Co ciekawe, choć rząd wymusza stosowanie coraz większej liczby dokumentów w formie elektronicznej i firmy przechodzą na e-faktury, nie wiąże się to ze wzrostem sprzedaży skanerów biznesowych, która utrzymuje się na podobnym poziomie.