Już od kilku lat toczą się dyskusje dotyczące biura bez papieru. Jednak papier wciąż spełnia istotną rolę w większości organizacji, szczególnie w kontaktach z dostawcami i klientami. Trudno byłoby w obecnych czasach wyobrazić sobie biuro bez drukarek czy urządzeń wielofunkcyjnych, a duży wpływ na taki stan rzeczy ma przywiązanie do tego nośnika informacji.

– Myślę, że dużą rolę odgrywają stereotypy i przyzwyczajenia. Młode pokolenie nie ma problemów z obsługą dokumentów w wersji cyfrowej, ale ludzie powyżej czterdziestki nadal preferują dokumenty w wersji papierowej, które można w razie potrzeby zdigitalizować – mówi Robert Reszkowski, Business Sales Manager w Epson Europe.

Nawyki starszego pokolenia to nie jedyny powód, dla którego korzysta się z papierowej dokumentacji. Według raportu „Scanning as an enabler for digital transformation” opracowanego przez Quocirca aż 39 proc. firm twierdzi, że przechowuje papierowe kopie artykułów w celu zapewnienia zgodności z prawem. Przykładowo, w Polsce okres przechowywania akt pracowniczych dla osób zatrudnionych przed 2019 r. wynosi aż 50 lat. Przy czym wydaje się, że wraz z upływem czasu siła tego argumentu osłabnie, chociażby ze względu na działania wielu rządów, które preferują lub wręcz nakazują elektroniczne przechowywanie dokumentów. Powodem jest fakt, że są łatwiejsze do sprawdzenia, zatwierdzenia i audytu. Stanowi to również ułatwienie dla samych użytkowników, bowiem nieporównywalnie łatwiej wyszukiwać dane zapisane w formacie cyfrowym aniżeli ukryte w papierowych teczkach zalegających w przepastnych archiwach.

W ostatnich latach firmy zintensyfikowały proces przenoszenia informacji z papieru na nośniki elektroniczne. To zrodziło zapotrzebowanie na skanery, które ewoluują wraz z rosnącymi potrzebami użytkowników. Co ciekawe, początki technologii skanowania sięgają 1860 r. Obecnie część nowoczesnych skanerów współpracuje z oprogramowaniem OCR. Pozyskane w ten sposób dane można wyodrębniać i bezpośrednio wprowadzać do systemów firmowych, takich jak zarządzanie relacjami z klientami (CRM), planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP) i zasoby ludzkie (HR). Zaawansowane modele posiadają oprogramowanie, umożliwiające rozdzielanie dokumentów w oparciu o kody kreskowe, puste strony bądź układ formularza.

Na rynku dostępnych jest wiele typów skanerów, począwszy od urządzeń wielofunkcyjnych lub wolnostojących klasy konsumenckiej, poprzez drukarki wielofunkcyjne (MFP), aż po autonomiczne skanery klasy korporacyjnej, zdolne do obsługi w ciągu dnia tysięcy przedmiotów o różnych rozmiarach i kształtach.

Popyt na skanery rośnie

Według danych InfoSource w ubiegłym roku w Polsce sprzedano 11 897 skanerów biznesowych. Największą popularnością cieszyły się urządzenia Epsona (31,9 proc.), a następnie Brothera (25 proc.), Fujitsu (20 proc.), Kodak Alaris (9,3 proc.), Avision (8,4 proc.) oraz Canona (5 proc.).

– Procent digitalizacji widzimy zarówno w firmach, jak i instytucjach publicznych. Popyt na skanery zależy od funduszy, jakimi dysponują potencjalni klienci. Obecnie sektor publiczny oczekuje na to, co będzie się dalej działo z KPO. W rezultacie na początku roku nie ma wysypu przetargów, co nie znaczy, że nic się nie dzieje. W ostatnim czasie dostarczyliśmy skanery do urzędów ZUS-u i sądów apelacyjnych –mówi Robert Reszkowski.

Proces cyfrowej transformacji mocno przyspieszył w czasie pandemii. W ślad za tym wzrósł popyt na skanery, a zwłaszcza modele z automatycznymi podajnikami dokumentów, które pozwalają w szybkim tempie przetwarzać dużą liczbę materiałów w jak najkrótszym czasie.

– Najbardziej poszukiwane przez klientów były skanery stacjonarne o wysokiej jakości skanowania, z funkcją rozpoznawania tekstu (OCR) i możliwościami upraszczającymi pracę z zeskanowanym dokumentem, w tym funkcją wysyłania skanów bezpośrednio do chmury lub aplikacji do zarządzania dokumentami – mówi Daniel Murawski, Product Manager w Stovarisie.

O wyborze skanera w znacznym stopniu decyduje cena, ale nie jest to jedyne kryterium, jakim kierują się nabywcy biznesowi. Według badania Quocirca znajduje się ona na drugim miejscu (32 proc.), gdyż ważniejsza jest łatwość utrzymania (33 proc.), a na trzeciej pozycji znalazła się trwałość urządzenia (31 proc.). Co istotne, aż 45 proc. klientów chce zintegrować skaner z systemami biznesowymi. Inne ważne funkcje według uczestników sondażu to szybkie skanowanie (45 proc.) oraz wysoka jakość skanów (44 proc.).