Skanery dokumentów: łączniki między papierem a chmurą
Wielu użytkowników skanerów biurowych korzysta tylko z ich podstawowych funkcji, zapominając o specjalistycznym oprogramowaniu do sprawnego zarządzania obiegiem dokumentów w firmie.
Skanery… To dzięki nim można przekształcać informacje fizyczne w łatwą w obsłudze i bezpieczną postać cyfrową. Współczesne urządzenia potrafią zapisać obraz z łatwością w wysokich rozdzielczościach i odtworzyć niemal w dowolnej skali, niezależnie od tego, czy skanowane nośniki mają rozmiar znaczka pocztowego, czy format A0. Co daje użytkownikom skanowanie? Przede wszystkim oszczędność miejsca w biurze, prosty dostęp do dokumentów archiwalnych, zmniejszenie ryzyka utraty plików i szybsze odzyskiwanie sprawności działania firmy po „awarii”, równoczesny dostęp do plików dla wielu osób, możliwość błyskawicznej dystrybucji wiadomości przez e-mail, do chmury, folderu lokalnego, na pulpit urządzenia mobilnego… A to tylko część możliwości.
Jaki skaner, takie archiwa
Idealny skaner musi być efektywny – tak, by maksymalnie zautomatyzować proces. Obsługa szerokiego zakresu nośników w połączeniu z szybkością skanowania powinna umożliwiać błyskawiczną digitalizację, archiwizowanie, indeksowanie oraz udostępnianie najważniejszych dokumentów biznesowych. Takie właśnie skanery oferuje Epson, dostawca cenionych drukarek i projektorów. Ma też w swej ofercie skanery do różnych zastosowań. Co ważne, wszystkie modele Epson umożliwiają znaczną redukcję liczby wykonywanych czynności, pozwalając na znaczną oszczędność czasu w pracy z dokumentami.
Tu warto przywołać chociażby model WorkForce DS-730N. To przystępny cenowo, autonomiczny skaner sieciowy średniej klasy, który ułatwia digitalizację dokumentów, umożliwiając natychmiastowe skanowanie, dzięki czemu ogranicza się przekazywanie papierowych kopii oraz ilość potencjalnych punktów kontaktu pracowników w biurze, co jest szczególnie ważne w ostatnich czasach. Urządzenie skanuje z prędkością do 40ppm/80ipm z natychmiastową digitalizacją i udostępnianiem dokumentów między zespołami, działami i lokalizacjami za dotknięciem jednego przycisku. Dzięki wydajnemu automatycznemu podajnikowi papieru (ADF) ograniczono konieczność ingerencji użytkownika, umożliwiając skanowanie dużych ilości dokumentów w jednym podejściu.
Mocniejszy model WorkForce DS-970 jest wyposażony w łatwe w obsłudze zaawansowane funkcje zapewniające szybkie przetwarzanie dużej ilości dokumentacji. Posiada automatyczny podajnik na 100 arkuszy i umożliwia skanowanie z prędkością 85 str./min., a dodatkowo wbudowane czujniki wykrywają nietypowe zachowanie papieru, aby zapobiec zakleszczeniom czy rozdarciu papieru, o które szczególnie łatwo w przypadku materiałów nietypowych lub wiekowych. Dzięki obsłudze sterowników WIA, TWAIN i ISIS urządzenia te można łatwo integrować w większości procesów przepływu dokumentów i systemach zarządzania dokumentacją w dużych organizacjach.
Przydatne oprogramowanie
Warto zwrócić uwagę, że zwykle użytkownicy skanerów ograniczają się do korzystania z ich podstawowych funkcji, niejako zapominając o dedykowanym oprogramowaniu, które umożliwia sprawne i szybkie zarządzanie obiegiem dokumentów firmie.
W środowiskach BYOD sprawdzi się oprogramowanie Epson Document Scan, pozwalające na korzystanie z funkcji Wi-Fi Direct, która umożliwia bezpośrednie bezprzewodowe połączenie bez podłączania urządzeń do sieci. Przydatna jest też aplikacja Epson iScan do zarządzania skanowaniem z wykorzystaniem smartfonów. Epson udostępnia narzędzie do zarządzania dokumentacją i zadaniami cyfryzacji i archiwizacji – Document Capture Pro. Oprogramowanie to obsługuje wiele typów dokumentów i materiałów źródłowych.
Warto pamiętać o bogatych w funkcje pakietach oprogramowania, które umożliwiają administratorom zarządzanie zadaniami, użytkownikami i urządzeniami, zwiększając wydajność prac.
Więcej informacji: www.epson.pl/businessscan, Agnieszka Wnuczak, agnieszka.wnuczak@epson.eu
Podobne artykuły
Druk w domu i SOHO: rynek powoli się kurczy
Najmniejsze firmy i konsumenci zacisnęli pasa, kupując w tym roku mniej urządzeń drukujących niż rok wcześniej. Na kurczącym się rynku lepiej poradzą sobie resellerzy, którzy zacieśnią relacje z klientami i zadbają o odpowiednią ofertę eksploatacji i usług.
Rozwiązania Epson dla firm: „zielony”, oszczędny druk i skanowanie
Epson od lat dostarcza na rynek urządzenia, które pomagają firmom w obiegu dokumentów. W ofercie japońskiego producenta znajdziemy rozwiązania do druku – z niezmiennie oszczędną i ekologiczną technologią atramentową Heat Free – jak i do skanowania.
Digital Signage: mała stabilizacja
W pierwszej połowie roku popyt na rozwiązania Digital Signage nieznacznie zwolnił. To oznaka, że rynek ten się nasyca i trudno oczekiwać wyraźnych wzrostów, jak to bywało w poprzednich latach.