76 proc. przebadanych przez Quocirca firm spodziewa się, że digitalizacja dokumentów stanie się dla nich ważna w perspektywie najbliższych pięciu lat. Inteligentne rozwiązania MFP mają w niej odgrywać kluczową rolę. Wzrost digitalizacji w firmach spowoduje jednocześnie zwiększenie zapotrzebowania na integrację międzysystemową i automatyzację procesów biznesowych.

W firmach wciąż funkcjonują ogromne ilości papierowych dokumentów. Liczba elektronicznych co prawda stale rośnie – jak zauważają specjaliści – jednak dla przedsiębiorstw i instytucji oznacza to, że muszą się mierzyć z problemem zarządzania zarówno tradycyjnymi „papierami”, jak i ich zdigitalizowaną wersją. Sytuacja powoli ulega jednak zmianie. Według danych Asseco Data Systems przedstawionych w raporcie „Biznes w erze paperless. Czy jesteśmy na niego gotowi?” (marzec 2020 r.), aż 36 proc. firm w ciągu dwóch najbliższych lat chce wdrożyć system paperless. Z kolei 80 proc. spośród przedsiębiorstw, które takie wdrożenie mają już za sobą, planuje kolejne inwestycje w tym zakresie. 

Narzędzia paperless pozwalają na wyeliminowanie papieru na wszystkich etapach procesów biznesowych i we wszystkich obszarach firmy. Ale pierwszym krokiem na tej ścieżce będzie dla wielu przedsiębiorstw digitalizacja dokumentów występujących w tradycyjnej formie i  wprowadzanie ich do cyfrowego obiegu. To może być proces złożony, nawet dla mniejszych podmiotów. Przejście na dokument elektroniczny wymaga przeanalizowania i uporządkowania wewnętrznych procedur, stworzenia wizji pracy w nowym środowisku oraz określenia celów, które mają być osiągnięte dzięki zmianie. Niezbędna będzie pomoc integratora w zakresie analizy tego, co zastaje w firmie i doboru rozwiązań, które mają wprowadzić ulepszenia. Wszystkie podjęte kroki związane z digitalizacją dokumentacji oraz transformacją w kierunku biura bez papieru powinny prowadzić do zwiększenia wydajności w miejscu pracy, optymalizacji w zakresie kosztów zarządzania dokumentacją, czasu trwania rozmaitych procedur, bezpieczeństwa dokumentacji w firmie, jak też walki z opóźnieniami. 

Rośnie znaczenie MFP 

Według firmy analitycznej Quocirca kluczowym czynnikiem umożliwiającym cyfrową transformację w biurze (a digitalizacja i cyfrowy obieg dokumentów to nic innego jak wejście na ścieżkę digital transformation) są inteligentne urządzenia wielofunkcyjne. Quocirca podkreśla przy tym znaczenie ich pozycjonowania jako narzędzi digital workplace. Tymczasem, choć producenci od dawna rozwijają platformy wbudowane w kierunku przechwytywania i dystrybucji dokumentów zarówno w chmurze, jak i w aplikacjach korporacyjnych, ich adopcja nie osiągnęła jeszcze dojrzałości. Aby inteligentne MFP skutecznie zwiększały wydajność w zdigitalizowanym środowisku pracy potrzebne jest szerokie portfolio cyfrowych rozwiązań w zakresie workflow, a także kanał partnerski gotowy do przejścia na rozwój oprogramowania i usługowy model działania.  

Za najbardziej dojrzałą inteligentną platformę MFP analitycy Quocirca uznają Xerox ConnectKey. Zwracają też uwagę na niedawne wejście na rynek HP z technologią Workpath, opartą na platformie Android. Jednocześnie Ricoh, który w swoich nowych rozwiązaniach stosuje Always Current Technology, stoi na stanowisku, że szerszy zakres zadań realizowanych przez urządzenia drukujące ułatwia firmom wejście na ścieżkę cyfryzacji, jak też pozwala zadbać o uporządkowanie i sprawne współdzielenie danych w organizacji. To także kierunek ważny dla Sharpa. Japoński producent powitał niedawno w sieci swoich autoryzowanych partnerów firmę Sietom, podkreślając w oficjalnym komunikacie jej kompetencje w zakresie wdrażania rozwiązań skanowania i obiegu dokumentów.

 

Samodzielne skanery: będą wzrosty

W branży da się zauważyć podział opinii co do przyszłości samodzielnych skanerów biurowych. Można napotkać nawet całkiem skrajne, według których skanery nabiurkowe stanowią kategorię, która przestaje się liczyć i odchodzi do lamusa. Producenci profesjonalnych skanerów biurowych systematycznie jednak rozwijają tę kategorię sprzętu, w niektórych przypadkach równolegle z ofertą maszyn MFP. Na przykład Epson poinformował ostatnio o wprowadzeniu na rynek nowych skanerów biznesowych obsługujących format A3, które – zdaniem producenta – nadają się dla firm na początkowym etapie digitalizacji. Z szeregu cech nowych urządzeń szczególnie podkreśla dwie – dotyczące elastyczności w zakresie obsługiwanych nośników i szybkości skanowania.  

Skanery biurowe są na razie najczęściej nabywane w ramach przetargów przez duże instytucje, w tym finansowe, wojsko, jednostki administracyjne, służbę zdrowia. Popyt mogą w tym przypadku wzmocnić prace nad wdrożeniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD RP (to projekt prowadzony przez Ministerstwo Cyfryzacji). Zaawansowane, bardzo wydajne modele kupowane są także przez firmy świadczące usługi outsourcingu w zakresie skanowania dokumentów. Dodajmy jeszcze, że według globalnej prognozy TechNavio wartość rynku skanerów biurowych może zwiększyć się o 1,28 mld dol. w latach 2020-2024, a roczna stopa wzrostu w 2020 r. szacowana jest na 3,42 proc. W dodatku Polska znajduje się w regionie szybkiego wzrostu (oczywiście prognozy były publikowane przed kryzysem wywołanym przez koronawirusa, ale nie jest powiedziane, że tego typu negatywne doświadczenia nie przyspieszą procesów cyfryzacyjnych, z którymi związany jest przecież zdalny dostęp i zarządzanie).

Podstawą wyboru skanerów dla przedsiębiorstwa będzie profesjonalnie przeprowadzona analiza, odnośnie do ogólnej liczby dokumentów wpływających do organizacji, ich typów oraz liczby tych, które mają być zeskanowane. Warto też określić jak szybko dane dokumentów powinny dotrzeć do odpowiednich osób. To da pojęcie o prędkości skanera, który będzie potrzebny. Niekiedy opłaca się polecić klientowi dwa lub więcej skanerów działających wolniej, niż jeden bardzo szybki. To z uwagi na niebezpieczeństwo awarii jedynego urządzenia w firmie, co skutkuje zawieszeniem procesów cyfryzacji dokumentów. Ponadto jeśli firma zdecyduje się na minimalną liczbę potrzebnych maszyn, w łatwy sposób doprowadzi do ich przeciążenia, a notoryczne przekraczanie liczby skanowanych stron może oznaczać utratę gwarancji. Warto też uświadomić klientowi, że nie każdy rodzaj papierowych materiałów zeskanuje się tak samo szybko, dlatego prędkość skanowania to jeden z parametrów, do którego podczas lektury specyfikacji należy się odnosić ostrożnie. 

Do ważnych kwestii zalicza się też wielkość powstających skanów. Aby dokumenty były wyraźne, a jednocześnie zajmowały możliwie mało miejsca na dysku, należy odpowiednio dobrać profile skanowania, czyli zestaw parametrów określających i automatyzujących cały proces. Optymalizacja elektronicznego dokumentu pod względem wielkości wiąże się bezpośrednio z kosztami jego przechowywania, dlatego jest to bardzo ważny obszar dla działań integratora. Przy doborze profili skanowania trzeba brać pod uwagę także czytelność dla programu OCR.  

 

OCR: nieustanny rozwój

OCR-y obejmują zarówno najprostsze rozwiązania wbudowane w skanery, jak i zaawansowane technologie, które pozwalają indeksować elementy treści. Obecny rozwój oprogramowania OCR pozwala mocno wyeliminować konieczność ingerencji człowieka w poprawę skanów, np. ręcznego ich uzupełniania. Bazuje głównie na technologii uczenia maszynowego, głębokiego uczenia oraz algorytmów sztucznej inteligencji. 

Dzięki zastosowaniu takich rozwiązań aplikacje OCR dużo łatwiej i szybciej uczą się nowych dokumentów, stają się też coraz tańsze i coraz bardziej efektywne – mówi Mateusz Macierzyński, menedżer ds. systemów ITS w Konica Minolta.

Klienci biznesowi w pierwszym rzędzie są najczęściej zainteresowani optymalizacją procesów związanych z obiegiem faktur. To obszar w biurze, który najszybciej podlega cyfrowej transformacji, a związane z tym dobre doświadczenia, pozwalają rozszerzyć digitalizację na kolejne pola. Nowoczesne systemy OCR potrafią podczas skanowania od razu indeksować poszczególne elementy takie jak numer faktury, numer umowy, NIP klienta, data czy kwota do zapłaty. Mogą wczytywać nawet kilkadziesiąt faktur na minutę. Rozbudowany system OCR odczytaną fakturę automatycznie wprowadza do rejestru VAT oraz uruchamia dalsze procesy księgowe (np. windykację) w systemie FK lub logistyczne w systemie ERP. 

Wybór właściwego programu zależy przede wszystkim od liczby faktur, jakie przetwarza firma, ilości  danych, które potrzebuje z nich rozpoznać. Duże znaczenie mają również koszty bieżące wprowadzania danej faktury do systemu. Na tej podstawie można stwierdzić, czy wystarczy najprostsze oprogramowanie zamieniające obraz w tekst, czy też potrzeba bardziej zaawansowanego, który od razu odpowiednio zaindeksuje treści – podsumowuje Mateusz Macierzyński.

 

 

Zdaniem specjalisty 

Co faktycznie stoi za digitalizacją dokumentów i procesów…  

…w przypadku klientów biznesowych

Mateusz Macierzyński, menedżer ds. systemów ITS, Konica Minolta

Za ideą transformacji cyfrowej zawsze stoi optymalizacja procesów, do tej pory nierozerwalnie związanych z papierowymi dokumentami oraz analogową pracą z informacjami. Największą korzyścią z digitalizacji dokumentów jest szybki dostęp do informacji oraz możliwość ich precyzyjnego wyszukania. Gdy pisma czy umowy są odpowiednio przechowywane i indeksowane w elektronicznym systemie, można za pomocą kilku kliknięć dotrzeć do tych, których w danym momencie potrzebujemy. Znika konieczność czasochłonnego przeglądania papierowego archiwum czy skrzynki mailowej, a praca staje się szybsza i efektywniejsza. W pełni kontrolowany jest również przepływ dokumentów, statusy płatności, wykonania zadań czy terminów zawartych w umowach.  

…w przypadku integratorów

Jacek Krzaczek, Product Manager systemów Comarch ERP  

Pracownicy firm, które świadczą usługi wdrożeniowe, powinni przede wszystkim zdobyć kompetencje z zakresu usług doradztwa biznesowego na temat rozwiązań informatycznych do digitalizacji procesów biznesowych. Podczas spotkań z przedsiębiorcami powinni umieć opisać korzyści z wdrożenia tego typu systemu IT. A te są widoczne praktycznie natychmiast w postaci zwiększenia wydajności pracy pracowników, szczególnie w działach księgowości oraz biurach rachunkowych. Taka argumentacja stanowi silną kartę przetargową w negocjacjach z potencjalnym klientem. Pozytywnych skutków wprowadzenia robotyzacji i automatyzacji pracy jest wiele. Pierwsze skutki można zaobserwować już nawet po kilku godzinach pracy. Odciążenie pracowników od powtarzalnych czynności od razu przekłada się na ich efektywność w innych zadaniach. Kolejnym efektem jest praktycznie całkowite wyeliminowanie błędu ludzkiego, co z kolei przekłada się na brak konieczności powtórnej pracy nad tym samym dokumentem.

 

 

Roboty na start  

Zarówno w samej digitalizacji, jak i dalszej w pracy z cyfrowym dokumentem, który trafia do elektronicznego obiegu, rośnie rola oprogramowania RPA (Robotic Process Automation). Na rynku jest już wiele takich mechanizmów robotyzacji i automatyzacji pracy, a koszty ich wyprodukowania zmniejszają się. Dlatego RPA stają się dostępne dla coraz mniejszych przedsiębiorców. 

– Powszechność wykorzystania RPA zależy głównie od dobrego zidentyfikowania powtarzalnych czynności wykonywanych przez pracowników w firmie. Przedsiębiorcy są już świadomi, że na rynku są dostępne rozwiązania informatyczne, które pozwalają na znaczne zautomatyzowanie żmudnej i powtarzalnej pracy, i sięgają po nie coraz częściej – mówi Jacek Krzaczek, Product Manager systemów Comarch ERP

Przedstawiciel Konica Minolta dodaje, że RPA w digitalizacji może na przykład zastąpić człowieka przenosząc treści z dokumentów do określonych miejsc w formularzach czy też dane pomiędzy systemami. Wystarczy zaprojektować cały proces?raz, aby był powtarzany szybko i bezbłędnie nawet przez?całą dobę. To rozwiązanie bardziej opłacalne niż programowanie pełnej integracji z użyciem API systemów. 

Bardzo istotnym elementem związanym z Robotic Process Automation jest też wykorzystanie silnika modelowania procesów biznesowych (BPM), który definiuje warunki wykonywania danej operacji. Zastosowanie robotyzacji pozwala dodatkowo kontrolować procesy w sytuacji nieoczekiwanych zdarzeń zewnętrznych – mówi Jacek Krzaczek.

Jednak trzeba dodać, że firmy korzystające z niestandardowych systemów i oprogramowania, są narażone na stosunkowo wysokie koszty początkowe  wdrażania RPA, więc korzyści związane z wprowadzeniem robotyzacji trzeba oczekiwać raczej w długoterminowej perspektywie. Zaprojektowanie z klientem takich mechanizmów, zaprogramowanie ich, utrzymanie i późniejsze dopasowanie powdrożeniowe to elementy, które znacząco poszerzają wachlarz usług integratora. 

 

 

Do wyzwań, z jakimi firmy chcą się mierzyć stosując rozwiązania paperless należy…

…zbyt długi czas realizacji kluczowych procedur, 
…konieczność całościowej przebudowy kluczowych procesów, 
…wysokie koszty zarządzania dokumentacją papierową (archiwizacja, przewóz, dostęp), 
…konieczność integracji systemów wynikająca z rozbudowy firmy, 
…wzrost liczby klientów, 
…niewydolność/awaryjność istniejących systemów. 

Źródło: Asseco Data Systems, raport „Biznes w erze paperless”

 

Podstawowe korzyści z robotyzacji procesów w firmie 

…praktycznie całkowite wyeliminowanie tzw. „błędu ludzkiego”, 
…odciążenie pracowników od powtarzalnych procesów, 
…wzrost wydajności i efektywności powierzonych robotom zadań, 
– wielozadaniowość i praca 24h na dobę, 
…optymalizacja procesów, 
…odzyskanie zasobów ludzkich poprzez eliminację powtarzalnych zadań, 
…praca na dużej ilości dokumentów/procesów jednocześnie, 
…redukcja kosztów. 

Źródło: Comarch

 

 

Sprzedaż infrastruktury to punkt wyjścia 

Wraz z rosnącym zainteresowaniem digitalizacją dokumentów firmy IT zyskują możliwość obsługi klientów biznesowych w coraz szerszym zakresie. Samo wprowadzanie dokumentów do cyfrowego obiegu, wymaga doradztwa odnośnie do ułożenia takiego procesu. 

Niejednokrotnie spotkałem się z tym, że firma miała bardzo dobrze opracowane schematy pracy z obiegiem „ręcznym”, natomiast przy wdrażaniu automatyzacji potrzebowali pomocy w jego ułożeniu, ale także podpowiedzi, co jeszcze taka automatyzacja może usprawnić w ich przedsiębiorstwie – mówi Jacek Krzaczek.

Przypomina przy tym, że firmy zajmujące się integrowaniem dodatkowych rozwiązań mogą również skorzystać z możliwości integracji z OCR poprzez dostępne do nich API. Wówczas są w stanie zaproponować dowolną formę wczytywania danych do systemów OCR. Tymczasem w przedsiębiorstwach o bardziej zaawansowanym podejściu do digitalizacji ważne będzie przeprowadzanie integracji międzysystemowych. 

Za sprawą cyfryzacji organizacja w jednej chwili zyskuje dostęp do ogromnej ilości danych, na których może budować algorytmy ich analizy czy prognozowania. Powstały w ten sposób Business Intelligence pomaga podejmować lepsze decyzje biznesowe, układać strategię rozwoju firmy i szybko reagować na rynkowe trendy – mówi Mateusz Macierzyński.

Digitalizacja znacząco ułatwia także wyłapywanie wszelkiego rodzaju błędów i nieprawidłowości dotyczących przetwarzanych w firmie dokumentów. W cyfrowym systemie łatwiej zauważyć brak odpowiedniego pisma czy świadectw dotyczących umów, przetargów, zamówień itp. Daje to możliwość wdrożenia systemów kontroli dystrybucji treści i wiedzy w firmie.