Eksperci the:protocol, platformy rekrutacyjnej dla sektora tech, podkreślają, że u podstaw udanego exit interview leży dbałość o dwa aspekty: pierwszy to relacja z pracownikiem, a drugi – umiejętne wykorzystanie pozyskanych od niego informacji. Z danych platformy wynika także, że kandydaci poszukujący pracy chętniej reagują na oferty, w których pracodawcy transparentnie opisują swoje praktyki z zakresu employee experience.

Statystyki the:protocol pokazują, że na rynku pracy IT poszukiwani są przede wszystkim specjaliści z doświadczeniem na poziomie mid oraz senior. Nakład pracy oraz środków włożonych w rekrutację takich ekspertów jest bardzo duży, sporo kosztuje także ich ewentualne, późniejsze odejście z firmy. Prawidłowo przeprowadzane procesy exit interview pozwalają na zminimalizowanie tych kosztów w przyszłości. Informacje uzyskane dzięki nim to bezcenne źródło danych, nad którymi powinny się pochylić nie tylko działy HR.

Twarde dane

Exit interview można potraktować jako cenne spotkanie z bardzo ważną grupą osób, które miały kontakt z daną firmą i z jakiegoś powodu nie zdecydowały się związać z nią na dłużej. Co dla nich jest najważniejsze? Czego brakuje im w danej firmie? Co wyglądało dobrze na etapie wstępnym, a w praktyce okazało się niewystarczające? To odpowiedzi cenne dla kolejnych procesów rekrutacyjnych, ale nie tylko. Takimi informacjami powinien być też zainteresowany zarząd, kadra menadżerska i osoby odpowiedzialne za komunikację oraz PR.

Dla pracodawcy exit interview jest więc przede wszystkim okazją do zidentyfikowania problemów, przyczyn odejścia pracownika, jego opinii o firmie i o zespole, w którym pracował. Warto zapytać także o słabe i mocne strony firmy, ocenę jej struktury organizacyjnej, kadry zarządzającej, a może nawet strategii. Szersze informacje o przyczynach odejścia i konkurencyjnej ofercie to także bardzo ciekawy wątek takich rozmów. Informacje uzyskane podczas rozmowy powinny być zweryfikowanie i wykorzystane do wprowadzenia ewentualnych zmian, które uchronią organizację przed powielaniem takich samych scenariuszy. Z punktu widzenia pracownika, dobrze przeprowadzone exit interview także może mieć zalety.

Miękkie rozstanie

Rozmowa końcowa jest elementem tzw. off-boardingu, a więc szerszego procesu pożegnania z firmą. Procesy związane z odejściem z firmy, czy to z własnej inicjatywy, czy też na skutek zwolnienia, bywają przecież niełatwe. Obciążone mogą być emocjami, bywa, że z obu stron. Tym ważniejsze jest znalezienie wówczas przestrzeni na rozmowę podsumowującą, która pozwala na rozstanie w dobrych relacjach, a exit interview pełni właśnie taką funkcję. Przeprowadzone z wyczuciem i zrozumieniem – pozwala stonować niepożądane emocje, a także pozostawić pracownika z przekonaniem, że jego opinia i doświadczenie mają znaczenie i mogą mieć realny wpływ na zmiany.

Według ekspertów the:protocol dobrze, aby exit interview miało charakter bezpośredniej rozmowy. Zależnie od struktury firmy, powinien ją przeprowadzić HR Business Partner lub inny przedstawiciel działu HR. Powinna to być osoba neutralna, znająca obszar, w którym pracował odchodzący pracownik, ale niebędąca jego bezpośrednim przełożonym. Nie bardzo sprawdzą się w tym przypadku także pisemne ankiety, suche formularze wyboru i same pytania zamknięte. Ważnym aspektem takiej rozmowy jest przecież autentyzm. Trudno osiągnąć go, sięgając po gotowe scenariusze czy formularze. Można oczywiście nakreślić wstępną strukturę takiego spotkania, ale przeprowadzająca je osoba musi być elastyczna i reagować na bieżąco na odpowiedzi pracownika pamiętając, że to nie jest czas na polemikę z jego opiniami.

Exit interview może być także momentem na nakreślenie ewentualnej „ścieżki powrotu” dla pracownika, który był wartościowy dla organizacji. Wśród procesów boardingowych znajdują się w przecież także tzw. re-boardingi.

Szymon Płodowski  

Autor pełni rolę IT HR Business Partnera w Grupie Pracuj i eksperta the:protocol.