CRN Był Pan jednym z konsultantów pracujących nad opiniowaniem zmian w planowanej nowelizacji ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Grzegorz Sibiga Pracuję w Zespole ds. Usuwania Barier Prawnych i Proceduralnych w e-Administracji przy Komitecie Rady Ministrów ds. Informatyzacji i Łączności i rzeczywiście przygotowałem jedną z opinii, zawierającą założenia do tej nowelizacji. Oprócz mnie opinie w zespole przygotowali też m.in. profesorowie: Grażyna Szpor z UKSW oraz Jacek Gołaczyński z Uniwersytetu Wrocławskiego. Następnie urzędnicy połączyli te założenia, dodali do nich własne przemyślenia i w ten sposób powstał nie tylko projekt nowelizacji ustawy o informatyzacji, ale przy okazji też nowelizacja k.p.a.

CRN Jakie zapisy w ustawie blokowały procesy informatyzacji w urzędach publicznych?

Grzegorz Sibiga Między innymi to, że ustawa o informatyzacji w obecnym kształcie nie obejmuje wielu podmiotów. Trzeba zauważyć, że wśród podmiotów, które nie muszą się stosować do przepisów ustawy, są np. sądy administracyjne, co jest dla mnie zupełnie niezrozumiałe. Co z tego, że w przyszłości obywatel będzie mógł zastosować środki komunikacji elektronicznej, załatwiając sprawy w urzędzie, skoro później i tak trzeba e-dokumenty wydrukować i przekazać w postaci papierowej do sądu? A przecież chodzi nie tylko o komunikację obywatela z urzędem, ale także o komunikację między organami, np. między urzędem a sądem administracyjnym, do którego trafia konkretna sprawa. Nowelizacja wyeliminuje ten problem.

Jeśli chodzi o kwestię składania podań, głównym hamulcem był wymóg zastosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Jednak idea e-urzędu polega nie tylko na przyjmowaniu podań, ale również na komunikowaniu się z obywatelem, czyli doręczaniu pism przez organ także drogą elektroniczną. Dotychczas to prawie w ogóle nie miało miejsca – nawet nie znam urzędu, który używałby elektronicznej formy doręczeń. Nawet gdyby obywatel otrzymał od jednej instytucji e-dokumenty, może się obawiać, że inna instytucja nie będzie uwzględniała dokumentów w tej postaci. Dlatego dajmy mu wybór – jeśli woli dokumenty w postaci papierowej, w takiej je dostanie, ale jeśli zażąda doręczenia ich środkami komunikacji elektronicznej, urząd będzie do tego zobligowany. Przynajmniej taki obowiązek przewiduje projekt nowelizacji.

CRN Na mocy nowelizacji mają zostać zlikwidowane niektóre instytucje, które miały wspomagać informatyzację. Jaka jest przyczyna tej zmiany?

Grzegorz Sibiga Niektóre z nich zamiast wspomagać, utrudniały pracę urzędników, a wręcz sprowadzały realizację ich obowiązków do zajmowania się mało istotnymi szczegółami. Tak było z krajową ewidencją, która nie spełniła oczekiwań. Pracownicy administracji publicznej – zamiast wprowadzać jednolite minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych, zapewniać elektroniczny dostęp do danych w rejestrach publicznych czy wdrażać elektroniczne skrzynki podawcze – zastanawiali się, jak najlepiej wypełnić wnioski do MSWiA dotyczące prowadzonych przez siebie systemów teleinformatycznych i rejestrów publicznych, więc cała para szła w gwizdek.

Moim zdaniem przepisy dotyczące krajowej ewidencji były zbędne i niczemu nie służyły, a tłumaczenie, że rząd mógł się dzięki nim dowiedzieć, jakie systemy teleinformatyczne czy rejestry publiczne prowadzone są w kraju, jest bezsensowne. Wystarczy przecież przeanalizować przepisy, które regulują kwestie rejestrów i systemów teleinformatycznych… a wiadomo, że administracja działa jedynie w granicach prawa.

Zresztą nieskuteczność ewidencji potwierdziły później działania MSWiA, które – chcąc się dowiedzieć więcej na temat systemów używanych w samorządach – rozsyłało do nich dodatkowe ankiety, zamiast skorzystać z danych zgłoszonych do ewidencji.

CRN Czy zaufany profil na ePUAP-ie rzeczywiście usprawni informatyzację polskich urzędów?

Grzegorz Sibiga Głównym utrudnieniem w procesie informatyzacji był wymóg bezpiecznego kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Spełnienie tego wymogu wiązało się z mnóstwem formalności, trzeba było uiścić opłatę, nauczyć się posługiwać e-podpisem, a w efekcie obywatele – mający kontakt z urzędem dwa razy do roku – nie widzieli powodu uzyskiwania e-podpisu, który w dodatku jest tak krótko ważny. Zaś aby e-podpis był masowo stosowany, rozwiązanie musi być uzyskiwane na czas nieokreślony, tanie – najlepiej bezpłatne – a także łatwo dostępne i proste w użyciu.

Wprowadzenie zaufanego profilu, równorzędnego z e-podpisem, który każdy obywatel będzie mógł założyć na ePUAP-ie, może być impulsem, który przyspieszy wprowadzenie w życie idei e-urzędu. Jeśli zaś dodatkowo ePUAP będzie umieszczony w ustawie o informatyzacji, a k.p.a. będzie do niej odsyłało – zostanie stworzona rzeczywista szansa, że znacząco wzrośnie liczba osób, które będą składały podania do urzędów za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

W poszczególnych przepisach proceduralnych nie powinny się pojawiać nowe rozwiązania informatyczne, ale należałoby korzystać z jednego rozwiązania dla wszystkich procedur, uregulowanego w ustawie o informatyzacji – i właśnie taki ma być ePUAP.

CRN Czy to oznacza, że w ślad za zmianami w ustawie o informatyzacji pójdą zmiany także w innych ustawach?

Grzegorz Sibiga Tak. Dotyczy to także kwestii doręczeń i przyjmowania e-dokumentów czy specyfikacji formatów danych w nich zawartych. Nowela ustawy o informatyzacji będzie równocześnie nowelizowała k.p.a. Zmieniony kodeks będzie określał jedynie zasady dotyczące zastosowania środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu administracyjnym, natomiast jeśli chodzi o szczegóły techniczne i organizacyjne, będzie odsyłał do przepisów o informatyzacji. Mam nadzieję, że taki będzie kierunek zmian w innych ustawach proceduralnych. Następna w kolejce jest z pewnością Ordynacja podatkowa.

CRN W jaki sposób przeciwnicy e-administracji przyczynili się do nowelizacji ustawy?

Grzegorz Sibiga Twórcy projektu nowelizacji uwzględnili zarzuty dotyczące e-administracji i poprawili wszystkie te przepisy, które były przez krytyków przedstawiane jako argument, że nie można informatyzować urzędów publicznych. Oponenci twierdzili na przykład, że mimo iż istnieje regulacja dotycząca środków komunikacji elektronicznej, to nie przekłada się ona na przepisy związane z doręczaniem decyzji administracyjnej. W związku z tym przepisy dotyczące tworzenia i doręczania przez organ pism (decyzji, postanowień i wezwań) w postępowaniu administracyjnym zostaną zmienione.

CRN Ile z proponowanych zmian zostanie w nowelizacji po uzgodnieniach międzyresortowych?

Grzegorz Sibiga Informatyzacja administracji publicznej będzie miała sens, jeśli rzeczywiście stanie się masowa, a jest to możliwe, jeśli z punktu widzenia użytkownika będzie następowała taniej, szybciej i lepiej. A jest na opak: jest drożej, wolniej, gorzej, i użytkownik ma więcej roboty. Ustawa o informatyzacji w obecnym kształcie jest wynikiem kompromisu sejmowego, zupełnie inaczej wyglądała w przedłożeniu rządowym. Oprócz tego zakres regulacji prawnej okazał się niewystarczający.

Istotą nowelizacji ma być wdrożenie e-urzędu. Ważne zatem, aby w trakcie czekającego nas procesu legislacyjnego jak najmniej ingerowano w meritum, ponieważ założenia projektu przygotowano naprawdę starannie. Jestem umiarkowanym optymistą, że zmiany nie naruszą istoty nowelizacji.

CRN A jak wygląda informatyzacja urzędów w innych krajach?

Grzegorz Sibiga Generalnie im prostsze zasady, tym informatyzacja lepiej się powiodła. Na przykład w Irlandii, gdzie podczas załatwiania wielu spraw urzędowych nie trzeba mieć bezpiecznego kwalifikowanego podpisu i korzystanie ze środków komunikacji elektronicznej jest uzależnione od wniesienia opłaty, informatyzacja się powiodła.
Natomiast w krajach, w których jest wymóg posługiwania się bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, z e-urzędów nie korzysta się w sposób masowy.

Wniosek jest prosty: tam, gdzie taniej i prościej, e-urzędy funkcjonują lepiej, natomiast tam, gdzie użytkownika obowiązują dodatkowe warunki, formalności albo opłaty – informatyzacja nie wychodzi tak, jak się tego spodziewano.