Pomimo błyskawicznego rozwoju mediów społecznościowych e-mail pozostaje jedną z najważniejszych form komunikacji, także w środowisku biznesowym. Eksperci Radicati Group oszacowali, że na początku bieżącego roku wysyłano na świecie ponad 269 mld wiadomości elektronicznych każdego dnia. Nawet więc, jeśli tylko część z nich to e-maile służbowe, z których tylko pewien odsetek ma znaczenie krytyczne dla sprawnego funkcjonowania firm, to mówimy o wielu milionach kluczowych wiadomości dziennie. Dlatego przedsiębiorstwa muszą mieć zagwarantowaną stałą dostępność do nich. I to niezależnie od tego, czy firma decyduje się na wersję systemu pocztowego pracującą lokalnie czy w chmurze.

Wyspecjalizowanie się przez resellera w obsłudze niedrogiego, dobrego i sprawdzonego serwera poczty, najlepiej dostępnego z konsolą w języku polskim i wsparciem technicznym świadczonym w Polsce, to dobry pomysł na biznes. Doświadczony sprzedawca zarobi na wdrożeniach i utrzymaniu komercyjnych serwerów poczty w firmach oraz na szkoleniach z zakresu ich obsługi. Wraz z licencjami klientowi można też dostarczyć serwer oraz macierz dyskową czy dodatkowe oprogramowanie, które będzie miało na celu wspieranie systemu pocztowego (np. do szyfrowania wiadomości i ich backupu).

 

Poczta lokalnie lub przygoda z chmurą

Zarówno własny firmowy serwer pocztowy jak i usługi w chmurze mają swoje wady i zalety. Dlatego w przypadku każdego klienta reseller powinien zrobić szczegółowe rozeznanie i przeprowadzić analizę celów biznesowych oraz priorytetów, by właściwie dopasować rozwiązanie poczty elektronicznej do jego potrzeb i specyfiki działania. Nie ma bowiem uniwersalnego rozwiązania, które będzie pasować wszystkim. Rolą resellera jest pomóc klientowi w dokonaniu właściwego wyboru, biorąc oczywiście pod uwagę jego możliwości budżetowe. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę, że według analityków Gartnera w I poł. 2017 r. tylko 13 proc. firm korzystało z bardzo popularnych wśród użytkowników indywidualnych usług poczty w chmurze oferowanych przez Google i Microsoft.

Posiadanie serwera pocztowego w firmowej infrastrukturze daje użytkownikowi większą elastyczność. Zapewnia kontrolę nad danymi i ich zabezpieczeniami, a także kompleksowe zarządzanie systemem i dopasowanie go do indywidualnych potrzeb. Do zalet trzeba także zaliczyć większe możliwości związane z backupem i archiwizacją. W przeddzień wejścia w życie przepisów RODO jest to bardzo ważny argument. Klient musi się jednak liczyć z wyższymi kosztami – na początku obejmującymi zakup sprzętu i oprogramowania, a następnie utrzymania systemu pocztowego i zarządzania nim. Zazwyczaj jest to zatem rozwiązanie wybierane przez większe przedsiębiorstwa, a reseller zarabia tylko na sprzedaży systemu pocztowego (ewentualnie jego wdrożeniu) i sprzęcie.

 

Mniejsze firmy coraz częściej decydują się na korzystanie z poczty elektronicznej w chmurze. Podstawowymi zaletami tego rozwiązania jest obniżenie kosztów, a także przeniesienie obowiązku utrzymania i zarządzania systemem na dostawcę, który dba o ciągłość oferowanej usługi. Ważne w tej sytuacji jest także to, że klient dostaje od razu dostęp do w pełni skonfigurowanej platformy. Jednak firma, decydując się na takie rozwiązanie, rezygnuje z dostępu do pełnej administracji systemem i ma mniejszą możliwość dopasowania oprogramowania do własnych potrzeb. Ze względów bezpieczeństwa należy zatem wybrać sprawdzonego i zaufanego usługodawcę. W ten sposób można trafić do firm, które wcześniej nie mogły sobie pozwolić na wdrożenie profesjonalnego rozwiązania do obsługi poczty. Klient reguluje tylko abonamentową płatność za usługi chmurowe, co gwarantuje resellerom – jako pośrednikom między klientem a dostawcą chmury – stałe, powtarzalne dochody.

Można również zaproponować klientom rozwiązania hybrydowe, działające we własnym środowisku serwerowym resellera, ale dostarczające usługi pocztowe oferowane na bazie licencji SaaS. Dają one firmom IT możliwość niezłego zarobku na poczcie elektronicznej. Dla klienta taka usługa to maksimum korzyści. Z jednej strony dzięki korzystaniu z aplikacji typu SaaS nie musi mieć własnej infrastruktury, a administracją systemem pocztowym zajmuje się firma zewnętrzna. Z drugiej strony przedsiębiorstwo ma więcej możliwości kontroli systemu i administracji nim za pośrednictwem resellera, świadczącego daną usługę. Korzyścią dla resellera jest silne związanie się z klientem umową na usługi. Przy tej okazji otwierają się dodatkowe możliwości związane ze szkoleniami pracowników oraz dostawą wszelakiego sprzętu IT i oprogramowania.

Jest jeszcze jeden model dostarczania klientom systemów pocztowych, czyli usługi zarządzane. Są na rynku rozwiązania, które umożliwiają zarządzanie ochroną wielu serwerów pocztowych oraz nieograniczoną liczbą domen i kont użytkowników za pomocą jednej centralnej konsoli. Dzięki nim resellerzy mogą nie tylko sprzedawać oprogramowanie pocztowe, ale także oferować klientom ochronę poczty w modelu Managed Services.

 

Klient lub przeglądarka WWW

Niezależnie od tego, gdzie działa serwer pocztowy, dostęp do konta e-mail może odbywać się na dwa sposoby: z użyciem specjalnego programu (np. Outlooka) instalowanego w komputerze użytkownika lub przez przeglądarkę WWW (tzw. webmail). Pierwszy sposób jest przez większość użytkowników postrzegany jako wygodniejszy. Nie wymaga chociażby konieczności logowania się za każdym razem, aby uzyskać dostęp do swoich wiadomości. Dla wielu firm to duża zaleta. Jeśli pracownicy korzystają z kilku kont pocztowych, mają do nich dostęp za pośrednictwem jednego programu. Ponadto mogą zaglądać do archiwalnych maili nawet wtedy, kiedy nie ma połączenia internetowego. Korzystanie ze specjalnego programu ma również wady, np. czasochłonne jest synchronizowanie poczty, gdy użytkownik używa jej za pośrednictwem kilku urządzeń.

Zdaniem integratora

• Grzegorz Blinowski, prezes zarządu CC Otwarte Systemy Komputerowe

Do ochrony systemów pocztowych mniejsze firmy używają zintegrowanych narzędzi filtrujących, czyli serwera e-mail wyposażonego w dodatkowe mechanizmy, np. eliminujące spam. Z kolei modułowe rozwiązania można zaoferować średnim i większym przedsiębiorstwom lub instytucjom publicznym. Najczęściej klienci z tych grup wybierają narzędzia przeznaczone do ochrony serwera Microsoft Exchange. Warto również przyjrzeć się rozwiązaniom spoza świata Microsoft, obsługującym protokół SMTP.

 

Z kolei webmail daje dużą elastyczność w korzystaniu z poczty. Dostęp do konta e-mail jest możliwy z dowolnego urządzenia (byle działał Internet). To idealne rozwiązanie chociażby dla przedsiębiorstw, których pracownicy często podróżują. Wadą jest natomiast mniejsza wygoda i ograniczona funkcjonalność w porównaniu do klientów pocztowych instalowanych w komputerach.

 

Zabezpieczanie poczty

Bezpieczeństwo informatyczne to bardzo gorący temat, a dotyczy on również systemów poczty elektronicznej. Firmy zmagają się z kilkoma poważnymi wyzwaniami związanymi z ochroną wiadomości e-mail. Te zaś mogą stać się źródłem przychodów dla resellera.

Sposoby na zysk

Robert Włodarczyk,Sales & Technical Director, Akbit

Posiadanie i użytkowanie serwera pocztowego, niezależnie czy na swoim serwerze czy w usłudze chmurowej, niesie ze sobą wiele wyzwań. Od zabezpieczenia danych i długoterminowego ich przechowywania przez zapewnienie kontrolowanego dostępu do wiadomości e-mail, a skończywszy na zagwarantowaniu dostępności do informacji i zgodności z regulacjami i standardami bezpieczeństwa. Rozwiązania tych problemów mogą być różne, ale każde stanowi okazję do zarobku dla resellerów.

Anna Łyczak, Product Manager – Network Security, Bakotech

Niezależnie od wyboru modelu obsługi poczty, klientowi można zaproponować wdrożenie dodatkowych produktów, np. rozwiązania antyspamowego. Zapewni ono ochronę nie tylko przed spamem, ale może także sprawdzać wiadomości pod kątem wirusów, trojanów i ataków typu phishing oraz innych zagrożeń zewnętrznych. Co istotne, klienci mogą wybierać między produktami instalowanymi we własnej infrastrukturze, a wersjami chmurowymi oferowanymi jako usługa SaaS dostępna w modelu subskrypcyjnym.

Tomasz Krajewski, Systems Engineers Manager Eastern Europe, Veeam Software

Jednym z podstawowych elementów dbania o ciągłość biznesową jest regularne tworzenie kopii zapasowych firmowej poczty elektronicznej. To szansa dla resellerów, którzy mogą zaoferować klientom specjalistyczny produkt do backupu. Może to być dodatkowy moduł dodawany do stosowanego przez firmę pakietu ochrony danych lub niezależna aplikacja, sprzedawana osobno.

 

Krzysztof Konieczny, prezes Sun Capital

Własny serwer pocztowy to większa odpowiedzialność, ale także większe możliwości budowania wiarygodnego wizerunku firmy. Dzisiaj adres IP o dobrej reputacji i domena o odpowiednim standardzie to poniekąd wizytówka firmy. Oczywiście dużo prościej i wygodniej dla przedsiębiorstwa jest oddać zarządzanie firmową pocztą podmiotowi specjalizującemu się w usługach e-mail. W tej sytuacji naraża się jednak na ryzyko związane z faktem, że z danego serwera w chmurze korzystają też inni użytkownicy.

 

Według danych opublikowanych przez magazyn „eWeek”, 2–4 proc. wszystkich wiadomości pocztowych zawiera szkodliwy kod, np. ransomware. Niestety, standardowe oprogramowanie antywirusowe nie jest wystarczająco skuteczne w walce z nowoczesnymi zagrożeniami. Aby poprawić poziom zabezpieczeń, można zaoferować klientom wdrożenie rozwiązania, które będzie skanowało pocztę z użyciem kilku silników antywirusowych.

Kolejny poważny problem to phishing. Według SANS Institute, aż 95 proc. dużych cyberwłamań zaczęło się właśnie od wysłania fałszywych wiadomości e-mail. O ile filtry antyspamowe zatrzymują większość niechcianych wiadomości, to w przypadku phishingu atakujący stosują metody umożliwiające skuteczne obejście tych zabezpieczeń. Przykładem są ataki kierowane do wąskiej grupy osób, co wiąże się z wysyłką jedynie niewielkiej liczby wiadomości, które dodatkowo wyglądają jak prawdziwe e-maile. W tym przypadku również warto polecać klientom rozwiązania, które skanują przychodzącą pocztę z użyciem kilku silników antywirusowych.

Polskie i unijne regulacje związane z ochroną danych osobowych dotyczą niemal każdej firmy, a niektóre branże są objęte regulacjami prawnymi, o których trzeba pamiętać również w kontekście poczty elektronicznej. Konfigurując system pocztowy dla klienta, należy oczywiście dbać o zgodność z przepisami. Przypadkowemu przesłaniu w wiadomości e-mail poufnych danych mogą zapobiec odpowiednie filtry, które zablokują wysłanie takich wiadomości. Odpowiednie zmiany z systemie pocztowym mogą także zapewnić jego zgodność z przepisami, które wymagają, aby do każdego e-maila dodawać stopkę zawierającą określone informacje o nadawcy (adres siedziby, numer NIP itp.).

 

Dodatkowe źródła przychodów

Dodatkową ofertą resellerów może być np. sprzedaż narzędzi do archiwizacji poczty. Można je oferować klientom w formie specjalistycznych produktów do backupu, a także w formie usługi. Dobrze zarządzana archiwizacja zapewnia użytkownikom kontrolowany, wielopoziomowy dostęp do wiadomości e-mail, bezpieczne przechowywanie zawartych w nich informacji, szybkie wyszukiwanie danych (także po zawartości załączników), jak również możliwość dostępu do wszystkich wiadomości.

Kolejna kwestia, którą warto poruszyć w rozmowie z klientem, to szyfrowanie. Bo chociaż każda firma wie, że musi dbać o bezpieczeństwo danych, powszechną praktyką jest przesyłanie poufnych informacji właśnie pocztą elektroniczną. Aby ustrzec klientów przed łatwym odczytaniem przechwyconych wiadomości przez hakerów, warto zaoferować im specjalistyczne narzędzia do szyfrowania e-maili bądź bezpiecznego przesyłania plików w formie zaszyfrowanej. Najlepiej, gdy taki system automatycznie przechwytuje załączniki wiadomości i przesyła je dalej dopiero po zaszyfrowaniu, gdyż to minimalizuje ryzyko ludzkich błędów.

Innym problemem, w którym reseller może pomóc klientom jest bezpieczne przesyłanie dużych plików. Wiele serwerów pocztowych ma ustawiony limit wielkości załączników. Wiadomość nie zostanie wysłana, jeśli plik jest zbyt duży. Tymczasem korzystanie z ogólnodostępnych bezpłatnych narzędzi nie zapewnia należytej ochrony danych. A zatem warto spróbować sprzedaży i wdrażania systemów, które zapewniają łatwe przekazywanie „ciężkich” plików na odległość.