Przygotuj klienta na audyt

Informacja o planie przeprowadzenia kontroli w firmie najczęściej skłania do prób samodzielnego oszacowania, czy oprogramowanie wykorzystywane jest zgodnie z zapisami umów licencyjnych. To zadanie jednak nie należy do najprostszych. Trzeba postępować metodycznie, według ustalonego planu. Specjaliści Ivanti, producenta oprogramowania m.in. do zarządzania licencjami, zdecydowali się więc podzielić swoimi rekomendacjami w tym zakresie. W uwzględnieniu ich sugestii mogą pomóc integratorzy – taka formuła współpracy z użytkownikiem zapewni większą skuteczność niż samodzielne działania klienta, z uwagi na doświadczenie partnerów Ivanti oraz brak emocjonalnego zaangażowania.

1. Plan przeprowadzenia audytu

Zaraz po otrzymaniu wiadomości o planowanym audycie należy o tym poinformować odpowiednie osoby, przede wszystkim odpowiadające za zarządzanie zasobami IT (ITAM/SAM), dział prawny oraz CIO. Nie można dopuścić do sytuacji, że informacja ta zostanie zignorowana.

2. Zaangażowanie działu prawnego

Jeżeli w firmie funkcjonuje dział prawny, niezwłocznie trzeba poinformować jego pracowników o tym, że ich zaangażowanie w procedurę kontrolną (działania komunikacyjne, negocjacje, współpraca z działem IT) wkrótce może być konieczne.

3. Obowiązkowe spotkanie dla zainteresowanych stron

Wszystkie osoby zaangażowane w proces audytu powinny spotkać się, aby omówić aktualną sytuację, ocenić ryzyko wystąpienia problemów i precyzyjnie podzielić między siebie obowiązki. Koniecznie należy wyznaczyć osoby do kontaktu w poszczególnych działach.

4. Nowa umowa o zachowaniu poufności

We współpracy z działem prawnym powinna być wynegocjowana umowa o zachowaniu poufności (NDA) pomiędzy klientem i producentem oprogramowania. Przede wszystkim powinna zawierać klauzulę, że wyniki kontroli pozostaną poufne.

5. Negocjacja warunków audytu

Warunki zapowiedzianego audytu można negocjować. Należy precyzyjnie określić, jakie informacje i odnośnie do których aplikacji będą gromadzone przez producenta (nie każdy jego produkt musi być poddany tej procedurze).

6. Zebranie odpowiednich danych

Informacje wymagane do przeprowadzenia audytu trzeba zebrać w postaci raportu; niektórzy producenci oprogramowania dostarczają jego szablon. Warto pamiętać, aby podawać tylko wymagane informacje – ani więcej, ani mniej (firmy, które dzielą się zbyt dużą ilością informacji, często później tego żałują). Z raportem powinny zapoznać się wszystkie osoby zaangażowane w proces audytu.

7. Wysyłka raportu

Opracowany raport powinien być wysłany producentowi oprogramowania przed upłynięciem ustalonego terminu.

8. Negocjacje wyników

Po otrzymaniu od producenta oprogramowania raportu z wnioskami poaudytowymi należy przedyskutować je z działem prawnym i ustalić dalsze działania, gdyż w tym przypadku także istnieje możliwość negocjacji. Analiza powinna dotyczyć głównie kwestii finansowych (szczególnie w przypadku żądania poniesienia dodatkowych opłat, uiszczenia grzywny) lub konieczności renegocjacji umów licencyjnych. Przy tej okazji można również negocjować dodatkowe rabaty za ilość użytkowanego oprogramowania lub próbować obniżyć wysokość opłat za wsparcie.

9. Analiza działań

Po przeprowadzonym audycie koniecznie trzeba przeanalizować jego przebieg. Które działania przebiegły bez problemu, a które nie? Jakie koszty poniosła firma w związku z audytem? Czy udało się coś zaoszczędzić? Jakie taktyki negocjacyjne zostały podjęte i czy zadziałały?

10. Przygotowania do kolejnego audytu

Zebrane wnioski warto wykorzystać do przygotowania planu na wypadek kolejnego audytu (tego samego lub innych producentów). Prawdopodobieństwo, że się przydadzą, jest dość duże – ponad połowa firm twierdzi, że zostały poddane kontroli więcej niż jeden raz.

Dystrybutorem rozwiązań Ivanti jest Alstor SDS (www.alstorsds.pl).